Лекция 6. Структура базы данных. Связи между таблицами
Создание списков подстановок на основе существующей таблицы или запроса
Для этого:
1) в режиме конструктора таблицы перейдите к подходящему полю;
2) в столбцетип данныхвыберите режимМастер подстановок.Будет выведено знакомое окно диалога Создание подстановки;
3) установите переключатель Столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса ® Далее;
4) выберите подходящую таблицу ® Далее;
5) перенесите из списка слева в окошечко справа все поля таблицы Должности нажав кнопку ® Далее;
6) снимите флажок Скрыть ключевой столбец. Тем самым мы указали Access на то, что при просмотре данных таблицы мы хотим видеть все ее поля® Далее;
7) укажите поле, в которое хотите вводить данные из таблицы® Далее;
8) укажите подпись, которую содержит столбец подстановок ® Готово.
Теперь можно завершить создание таблиц базы данных «Телефонная компания» и заполнить их информацией для дальнейшей работы. Для учебного примера достаточно 6-8 абонентов (обязательно часть из них с различными размерами льгот, а часть без льгот), 3-4 города с различными ценами за минуту разговора, 10-12 разговоров, среди которых часть – внутригородские, а часть - междугородние с различными городами. Предусмотрите, чтобы в таблице присутствовало несколько междугородных разговоров одного абонента, а также, чтобы несколько (но не все) междугородных разговоров происходили в течение одного месяца, например, февраля 2004 года.
После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, разработчик должен продумать, каким образом Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы данных. Первым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.
Связь просто соединяет две таблицы. Используя связь, создаются запросы, получающие данные из двух или большего числа таблиц. Например, установив связь между таблицами ТоварыиПоставщики,можно создать отчет, содержащий имена и телефоны представителей поставщиков каждого вида товаров. Связи объединяют относящиеся друг к другу данные из разных таблиц.
Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группой взаимосвязанных таблиц.
Всего имеется три типа связей (отношений):
1) один-к-одному, при которой каждой записи в таблице сопоставляется ровно одна запись в связанной таблице. Встречается редко, поскольку в таком случае данные обычно хранятся в одной таблице. Однако иногда разумно применять отношение один-к-одному между двумя таблицами; например, в одной таблице вы храните общедоступную информацию о сотрудниках (имя, отдел, начальник), а в связанной таблице, доступ к которой ограничен, частную информацию, такую как адрес, телефон и жалованье.
2) один-ко-многим встречается чаще других. Пример такого отношения – связь между таблицами Товарыи Поставщики; каждый вид товара имеет только одного поставщика, но каждой поставщик поставляет несколько видов товаров. При отношении один-ко-многим таблица, находящаяся на стороне отношения «один», называется главной (адресуемой) таблицей, а находящаяся на стороне отношения «многие» называется внешней (адресующей).
3) многие-ко-многим также встречается достаточно часто. Каждая из таблиц может иметь несколько значений в другой таблице. Отношение многие-ко-многим требует создания третьей, так называемой связывающей таблицы. Хорошим примером отношения многие-ко-многим является отношение между таблицами Наборы и Фрукты: каждый набор может содержать различные фрукты и каждый вид фруктов используется во множестве различных наборов. Таблицы не могут быть непосредственно связаны между собой отношением многие-ко-многим. Отношение многие-ко-многим разбивается на два отношения один-ко-многим при помощи связывающей таблицы; каждая из исходных таблиц связывается отношением один-ко-многим со связывающей таблицей.
Для создания связей между таблицами применяют специальное окно Схема данных.
Окно Схема данныхоткрывают:
1) щелчком на кнопке на панели инструментов.
2) Сервис®Схема данных. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.
3) Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо: щелкнуть правой кнопкой на схеме данных ® Добавить таблицу.
4) Введя в схему данных все необходимые таблицы, установим связь между полями путем перетаскивания имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.
После перетаскивания открывается окно диалога Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.
Включение флажка Обеспечение целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.
Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Если клиент выйдет замуж и изменит фамилию, то придется внести изменение только в поле Фамилия таблицы Клиенты. В прочих таблицах изменения произойдут автоматически.
1). наведите указатель на подходящее поле 1 таблицы;
2). удерживая левую кнопку нажатой, перетащите его на такое же поле таблицы 2. Появится окно диалога Связи;
3). в окне диалога Связи нажмите кнопку создать.Таблицы опять связаны, на что указывает линия связи между ними.
