3) в окне Файл новой базы данных укажите место сохранения создаваемой базы данных (диск и папку) и ее имя.
4) введите имя новой базы данных:– ТелефоннаяКомпания ® Создать.
Теперь перед вами пустая база данных ТелефоннаяКомпания. В ней не создано еще ни одного объекта.
При работе с таблицами, запросами, формами и отчетами вы непременно будете сталкиваться с режимом работы конструктор. Напомним, что Access поддерживает два режима работы с таблицами: режим просмотра и режим конструктора.
Рис.7. Окно просмотра таблицы в режиме конструктора
Работа в режиме конструктора приводит к изменению (определению) свойств полей таблицы, а не к изменению самих данных.
Познакомимся со структурой окна конструктора таблицы. Окно конструктора таблицы условно можно разделить на две части. В верхней части окна расположен бланк, который напоминает обычную таблицу, состоящую из трех колонок (столбцов). В первом столбце бланка перечислены имена полей, во втором – типы данных полей таблицы, в третьем столбце дается описание поля.
Тип данных определяет, какие данные хранятся в поле (текст, число, да/нет, дата, время и т.д.).
Текст описания появляется в строке состояния при помещении курсора в поле в режиме просмотра таблицы. Например, при перемещении курсора в режиме просмотра в поле Должность в строку состояния будет выведен текст: «Должность сотрудника». Таким образом, каждая строка бланка конструктора содержит информацию о конкретном поле таблицы.
Познакомьтесь со свойствами полей открытой таблицы. Со строками бланка конструктора таблицы можно производить следующие действия: выделять строку, удалять строку, изменять высоту строки.
В окне конструктора вы работаете с полями таблицы, а значит, переместив или удалив строку бланка, вы переместите или удалите столбец из таблицы (поле из записи).
Для перемещения столбца в режиме конструктора таблицы нужно:
1) выделить строку с его именем (щелкнуть в области маркировки слева от имени поля),
2) поместить курсор мыши в область выделения и, удерживая левую кнопку нажатой, переместить выделенный фрагмент в нужное место.
Обратите внимание на маленький ключик в области маркировки строки напротив поля КодСотрудника. Изображение ключика в этой области говорит о том, что установлен ключ на соответствующее поле, а само поле является ключевым.
Ключевое поле – это поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице. В области маркировки ключевого поля находится изображение ключа.
При изменении структуры таблицы система управления базой данных всегда выдает запрос на сохранение изменений. Но содержание таблиц – это совсем другое дело. Его нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически. Пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск. Экспериментируя с таблицами, надо знать, что все изменения, которые вносятся в их содержание, имеют необратимый характер. Нельзя что-то изменить, удалить, а потом отказаться от сохранения и вернуться к исходному варианту.
Начнем создание таблицы «Абоненты».
Для этого:
1) В базе данных активизируйте вкладку Таблицы. Поскольку мы будем создавать новую таблицу в режиме конструктора, выполните двойной щелчок мышью по ярлыку нового объекта Создание таблицы в режиме конструктора. Если вы сделали все правильно, то будет выведен пустой бланк таблицы.
2) Введите имена полей, типы данных, описания, размеры/форматы полей, условия назначения полей таблицы.
3) Заполнение необходимых полей сделайте обязательным. В каких-то полях значения могут и отсутствовать. Например, поле «Льгота» для абонентов, не имеющих льгот, не заполняется. Числовое поле по умолчанию имеет значение 0.
4) Задайте ключевое поле таблицы. Для этого установите курсор в строку с именем этого поля и щелкните на кнопке Ключевое поле×на панели инструментов Конструктор таблиц.
Сохраните таблицу. Кнопка Сохранитьна панели инструментов позволяет перейти к вводу имени таблицы.При этом следует помнить, что имена объектов не должны повторяться. В противном случае Access выведет сообщение об ошибке и откажется выполнить действие.
5) Переключитесь в режим просмотра содержимого таблицы. Теперь можно вводить записи.
В процессе работы может возникнуть необходимость сменить имя таблицы (или другого объекта). В этом случае нужно
1) щелкнуть правой кнопкой мыши на объекте и выбрать режим Переименовать;
2) набрать новое имя для объекта ® Enter.
Затем нужно создать остальные таблицы базы «Телефонная компания». Для создания таблицы «Разговоры» потребуется использовать списки подстановок.
Списки подстановок могут быть двух типов:
§ список постоянных значений, которые вводятся при заполнении данных в поле;
§ список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы, запроса или отчета.
Для избежания в будущем неверного ввода данных необходимо:
1) открыть подходящую таблицу в режиме конструктора;
2) сделать текущим подходящее поле. В столбце Тип данных выбрать режим Мастер подстановок;
3) в окне Создание подстановки установить переключатель Будет введен фиксированный набор значений и перейти к следующему окну диалога;
4) в следующем окне диалога нужно ввести список фиксированных значений. Число столбцов оставить равным 1;
5) Мастер подстановокпредложит вам ввести имя поля столбца подстановок ® Готово;
6) для свойства Ограничиться списком установить значение Да. Тем самым вы запретите ввод в поле любых значений, кроме тех, которые есть в списке.
