Excel представляет несколько средств для облегчения ввода и редактирования текста. Команда СЕРВИС/АВТОЗАМЕНА помогает исправлять типичные опечатки прямо при вводе. Команда СЕРВИС/ОРФОГРАФИЯ позволяет проверить на наличие ошибок и исправить фрагмент текста.
В диалоговом окне команды АВТОЗАМЕНА содержится набор режимов, позволяющих исправить хронические ошибки непосредственно при вводе, например, исправлять две прописные буквы в начале слова или делать первую букву предложений прописной.
Пользователь может добавить собственные типичные ошибки ввода и сокращения в список автозамены, задавая текст и его замену в полях ЗАМЕНЯТЬ и НА диалогового окна АВТОЗАМЕНА. Единственное требование: сокращения должны быть уникальными, иначе Excel может применить автозамену там, где этого не требуется.
Автозамена работает при вводе текста в ячейки, формулы, текстовые поля, элементы управления и надписи в диаграммах. Если установлены другие приложения Microsoft Office, то все добавления в список автозамены появятся также и в списках автозамены других приложений.
Команду СЕРВИС/ОРФОГРАФИЯ можно использовать для проверки всего рабочего листа или любой его части (диапазона выделенных ячеек). При активной строке формул Excel проверяет только ее содержимое, а если выделены слова в строке формул, то проверяются только выделенные слова. Если выделенный для проверки диапазон содержит скрытые ячейки или ячейки структуры, которые не выводятся на экран, Excel проверяет и эти ячейки тоже. Но ячейки, которые содержат формулы, не проверяются. В диалоговом окне команды ОРФОГРАФИЯ можно установить режим проверки с пропуском слов, которые содержат только прописные буквы, установив флажок ИГНОРИРОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР.
Начать проверку орфографии можно, нажав клавишу F7. Если Excel найдет неправильное слово, откроется окно диалога ПРОВЕРКА ОРФОГРАФИИ.
К средствам ввода текста в Excel относится также автоввод (автозавершение ввода), о котором говорилось выше.
РАБОТА С ЛИСТАМИ И КНИГАМИ
Рабочая книга содержит энное количество листов. Число n определяется значением параметра ЛИСТОВ В НОВОЙ КНИГЕ, расположенном на вкладке ОБЩИЕ команды СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ (по умолчанию 3). Перемещение от одного листа к другому в пределах одной книги удобно выполнять, щелкая по ярлыку нужного листа. Для показа ярлыков на экране следует установить параметр окна ЯРЛЫЧЦИ ЛИСТОВ на вкладке ВИД команды СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ (установлен по умолчанию). Переход от листа к листу можно осуществлять клавишными командами Ctrl+PgDn – на следующий лист, Ctrl+PgUp – на предыдущий лист.
Над рабочими листами можно выполнять следующие операции:
- выделять рабочие листы;
- вставлять новые листы;
- удалять листы;
- переименовывать листы;
- перемещать и копировать листы в пределах одной книги или в другую книгу;
- защитить данные на рабочем листе.
Выделение листов аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Можно выделить один лист (щелкнуть по ярлыку листа), несколько смежных листов (щелкнуть по ярлыку первого листа, нажать клавишу Shift и щелкнуть по ярлыку последнего листа), несколько несмежных листов (щелкнуть по ярлыку первого листа, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкать по ярлыкам следующих листов).
Вставка и удаление листов производится также аналогично вставке строк и столбцов. Для вставки одного листа следует выполнить команды ВСТАВКА/ЛИСТ, для вставки нескольких листов нужно выделить столько листов, сколько требуется вставить и выполнить команду ВСТАВКА/ЛИСТ. Новые листы всегда вставляются слева от активного. Для удаления листов следует их выделить и выполнить команду ПРАВКА/УДАЛИТЬ.
Рабочему листу можно присвоить любое символьное имя длиной не более 31 символа, включая пробелы. Переименовать лист можно следующими способами:
1). Щелкнуть дважды по ярлыку листа и ввести новое имя.
2). Выполнить команду ФОРМАТ/ЛИСТ/ПЕРЕИМЕНОВАТЬ.
3). Выполнить команду ПЕРЕИМЕНОВАТЬ оперативного меню, выводимого при нажатии правой клавиши мыши, установленной на ярлыке листа.
Для перемещения листов в пределах одной книги следует выделить нужное количество листов и , удерживая нажатой левую клавишу мыши, протащить указатель к месту вставки.
Перемещение листа в другую книгу можно осуществить двумя способами:
1). С помощью команды ПРАВКА/ПЕРЕМЕСТИТЬ\СКОПИРОВАТЬ ЛИСТ. Выделить нужный лист (листы). Выполнить указанную команду. В появившемся диалоговом окне выбрать нужную книгу в списке В КНИГУ и нужный лист в списке ПЕРЕД ЛИСТОМ. Если рабочий лист нужно переместить в новую книгу, то следует выбрать в списке В КНИГУ соответствующий элемент.
2). С помощью мыши аналогично перемещению листа внутри книги. Открыть обе книги. Расположить их на экране так, чтобы были видны ярлыки обеих книг (команда ОКНО/РАСПОЛОЖИТЬ – переключатель РЯДОМ). Перетащить ярлык одной книги на полоску ярлыков другой книги в нужное место.
Команды копирования листов аналогичны командам перемещения. Копирование с помощью команды ПРАВКА/ПЕРЕМЕСТИТЬ\СКОПИРОВАТЬ ЛИСТ выполняется, если установлен параметр СОЗДАВАТЬ КОПИЮ в диалоговом окне команды. При копировании листа копия переименовывается, например, если внутри книги копируется «лист1» копия будет иметь имя «лист1(2)». Копирование мышью осуществляется протаскиванием указателя мыши при нажатой клавише Ctrl.
В Excel есть несколько команд, позволяющих защищать книги, структуры книг, отдельные ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна от несанкционированного доступа или изменения. По умолчанию Excel блокирует (защищает) ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна, но эта защита не вступает в силу, пока не выполнена команда СЕРВИС/ЗАЩИТА/ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ. Установленные в диалоговом окне команды варианты защиты применяются только к текущему листу. После включения защиты нельзя изменить заблокированный элемент. При попытке сделать это на экран выводится соответствующее сообщение.
В большинстве случаев нет необходимости в блокировке всех ячеек рабочего листа. Прежде чем защищать лист, следует выделить ячейки, которые нужно оставить незаблокированными. Затем выполнить команду ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ – вкладка ЗАЩИТА – снять флажок ЗАЩИЩАЕМАЯ ЯЧЕЙКА.
Можно также предотвратить изменение структуры книги и зафиксировать положение ее окна. Для этого используется команда СЕРВИС/ЗАЩИТА/ЗАЩИТИТЬ КНИГУ.
Содержимое рабочего листа книги можно скрыть. В этом случае строка ярлыков не содержит ярлык скрытого рабочего листа. Чтобы сделать рабочий лист невидимым, следует выполнить команду ФОРМАТ/ЛИСТ/СКРЫТЬ. В скрытых листах все данные и результаты вычислений сохраняются, они просто скрыты от просмотра. Чтобы затем вернуть режим вывода содержимого листа, следует выполнить команду ФОРМАТ/ЛИСТ/ОТОБРАЗИТЬ, в поле списка скрытых листов диалогового окна команды выбрать нужный и нажать клавишу Enter.
К ячейкам рабочего листа можно применить режим скрытия формул. При активизации таких ячеек содержащиеся в них формулы не выводятся в строке формул. Сами формулы в ячейках по-прежнему сохраняются, они просто недоступны для просмотра, а результаты вычислений остаются видимыми. Чтобы включить режим скрытия формул, необходимо выполнить следующие действия: выделить ячейки, которые нужно скрыть; выполнить команду ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ – вкладка ЗАЩИТА – установить флажок СКРЫТЬ ФОРМУЛЫ; выполнить команду СЕРВИС/ЗАЩИТА/ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ – флажок СОДЕРЖИМОГО.
В окне диалога команды СЕРВИС/ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ или СЕРВИС/ЗАЩИТИТЬ КНИГУ можно назначить пароль, который должен быть введен для того, чтобы снять установленную защиту. Можно использовать разные пароли для всей книги и отдельных листов. Чтобы назначить пароль необходимо выполнить команду СЕРВИС/ЗАЩИТА/ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ(ЗАЩИТИТЬ КНИГУ), ввести пароль, после запроса Excel подтвердить пароль, для чего ввести его повторно, нажать ОК для возврата в окно книги. После назначения пароля нет способа снятия защиты с листа или книги без ввода этого пароля. Следует запоминать свои пароли с точностью до регистра букв.
Технология копирования и перемещения ячеек через буфер обмена между листами аналогична выполнению этих операций в пределах листа. Копировать содержимое ячейки можно также, помещая в формулу ссылку на ячейку. Для этого необходимо активизировать лист, а в нем ячейку, в которую должно быть выполнено копирование; ввести знак равенства (=); активизировать лист-источник и щелкнуть в нем по ячейке, предназначенной для копирования (она выделяется подвижной рамкой); нажать клавишу Enter.
При выполнении копирования командой КОПИРОВАТЬ – ВСТАВИТЬ копируется только числовое значение без связи ячеек между собой. При копировании формулой, содержащей ссылку на ячейку-источник, устанавливается связь между ними. Любое изменение в ячейке-источнике повлечет за собой изменение в ячейке-приемнике.
Чтобы одновременно выполнять редактирование или форматирование нескольких рабочих листов, их следует сгруппировать. Такое групповое редактирование особенно полезно при создании или изменении множества листов, которые схожи как по задачам, так и по структуре – например, месячные отчеты или бюджеты отделений. Группировка листов происходит при их одновременном выделении. После этого все действия, выполняемые на одном листе, будут автоматически применяться к аналогичным ячейкам остальных листов, включенных в группу. Для отмены группирования следует выполнить команду РАЗГРУППИРОВАТЬ ЛИСТЫ оперативного меню.
ФОРМАТИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ЛИСТА
Форматирование рабочего листа – это оформление табличных данных, находящихся на рабочем листе, с целью повышения их наглядности, улучшения визуального восприятия. Форматирование рабочего листа сводится к форматированию его ячеек, т.е. к определению параметров форматирования ячеек рабочего листа. Различают следующие параметры форматирования:
- формат данных;
- формат шрифта. Шрифт – это гарнитура, рисунок цифр и символов;
- выравнивание содержимого ячеек;
- обрамление ячеек. Рамка – это линия, очерчивающая ячейку или выделяющая одну из ее сторон;
- палитра. Палитра – это совокупность используемых для оформления цветов;
- узоры;
- ширина и высота ячеек.
Форматы (параметры форматирования) могут задаваться для активной ячейки или выделенного диапазона ячеек, до ввода данных или после него. Над форматами можно выполнять действия: применить, копировать, изменить.
Применение форматов
Для этого имеются следующие команды:
1). Команда ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ – предназначена для выбора параметров форматирования и их применения. Позволяет выполнить детальное форматирование (т.е. выбор и установку нужных параметров форматирования) для каждой отдельной ячейки или диапазона ячеек.
2). Команда ФОРМАТ/АВТОФОРМАТИРОВАНИЕ – предназначена для применения автоформатов. Автоформаты – это комбинации встроенных форматов Excel, в соответствии с которыми выполняется форматирование выбранных ячеек. Автоформаты содержат все вышеперечисленные параметры форматирования. Эта команда выполняется для быстрого форматирования рабочего листа. Если значения некоторых параметров не устраивают пользователя, он может определить их вручную командой ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ.
3). Команда ФОРМАТ/СТИЛЬ – предназначена для применения некоторого стандартного (заранее определенного) набора стилей. Стиль – это поименованная совокупность параметров форматирования, предназначенная для многократного использования. Команду целесообразно использовать, если состав и значения параметров форматирования удовлетворяют требованиям пользователя. Открывая новую книгу, пользователь работает со стилем «Обычный» до тех пор, пока не будет выбран другой стиль командами СТИЛЬ или АВТОФОРМАТ или не изменены значения параметров командой ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ.
Форматы можно копировать. Имеется два способа копирования форматов:
1). Копирование форматов происходит при копировании ячеек командами ПРАВКА/КОПИРОВАТЬ – ПРАВКА/СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА. В диалоговом окне команды СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА в поле ВСТАВИТЬ нужно выбрать переключатель ФОРМАТЫ.
2). Копирование форматов командой КОПИРОВАТЬ ФОРМАТ. Эта команда позволяет копировать форматы ячейки (диапазона ячеек) и применить их к другой ячейке (диапазону ячеек). Кнопка этой команды находится на инструментальной панели СТАНДАРТНАЯ, ее значок – кисть, называется «Формат по образцу». Технология выполнения команды следующая: щелкнуть по ячейке, содержащей нужный формат; щелкнуть по кнопке «Формат по образцу» (указатель примет форму кисти); протащить указатель мыши – кисть через интервал к ячейкам, к которым нужно применить копирование формата, отпустить клавишу мыши. Чтобы применить нужный формат к нескольким интервалам (т.е. многократно), необходимо дважды щелкнуть по кнопке «Формат по образцу», а затем выделить нужные интервалы. Выход из команды – повторный щелчок по кнопке «Формат по образцу».
Наиболее часто употребляемые форматы вынесены на панель инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ. Элементы панели инструментов:
1). Окна с раскрывающимся списком для выбора шрифта и размера шрифта текста в активной ячейке (диапазоне ячеек).
2). Кнопки форматирования начертания чисел или текста: Полужирный, Курсив, Подчеркнутый.
3). Кнопки выравнивания текста содержимого ячейки (диапазона ячеек): по центру, по левому краю, по правому краю, объединить и поместить в центре. Последняя кнопка используется для оформления шапок таблицы. Ссылка на объединенную ячейку может использоваться в формуле. Ею является адрес левой верхней ячейки группы. Для разбивки объединенной ячейки на несколько следует выбрать объединенную ячейку, выполнить команду ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ и на вкладке ВЫРАВНИВАНИЕ отключить параметр ОБЪЕДИНЕНИЕ ЯЧЕЕК.
4). Кнопки задания формата представления чисел: денежный, процентный, формат с разделителями.
5). Кнопки задания количества знаков после десятичной точки: увеличить разрядность, уменьшить разрядность. Каждый щелчок по этим кнопкам изменяет количество десятичных разрядов на единицу.
6). Кнопки увеличения/уменьшения отступа текста в ячейке. Excel97 позволяет делать отступы в ячейке при воде текста до 15 единиц.
7). Кнопки границы, цвета заливки и цвета шрифта для выбора типа рамки, цвета и узора фона, цвета шрифта. Выбор данных кнопок раскрывает список значений параметра для выбора.
Если нужных форматов на панели инструментов форматирования нет, то они устанавливаются командой ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ.
Форматирование данных
Форматирование данных заключается в задании форматов чисел и текста. По умолчанию Excel97 вводит значения в соответствии с числовым форматом «Общий». Значения отображаются в том виде, в каком они были введены с клавиатуры. При этом Excel анализирует значения и автоматически присваивает им нужный формат, например 100 – число 100, а 10:52 – числовой формат даты и времени.
Выбор формата данных осуществляется на вкладке ЧИСЛО диалогового окна команды ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ. Поле списка ЧИСЛОВЫЕ ФОРМАТЫ содержит категории форматов.
Числовые форматы
Для форматирования дробей и чисел с десятичной точкой в форматах используются следующие символы шаблонов:
# - символ указывает, что в данную позицию выводятся только значащие цифры, незначащие нули не отображаются. Например, ###,# 123,46 => 123,5; 0,12=>,1
0 (ноль) – символ указывает на отображение незначащих нулей. Например, #,00 1,2=>1,20; 1=>1,00.
? –при использовании этого символа до или после десятичной точки вместо незначащих нулей отображаются пробелы. Например, ???,??? 1,2=> 1,2 .
(пробел) - символ указывает на необходимость вставки пробела в качестве разделителя групп разрядов числа. Например, # ### 10000=>10 000
, символ определяет положение десятичной точки.
Количество символов шаблона в формате определяет правила округления числа при выводе. Если дробная часть числа содержит больше цифр, чем символов шаблона в формате, то число округляется так, чтобы количество разрядов соответствовало количеству символов в шаблоне. Если целая часть числа содержит больше цифр, чем количество символов в шаблоне, то отображаются все значащие разряды. Если в формате целой части числа представлены только символы #, а число меньше 1, то число начинается с десятичной точки.
В числовом формате можно задавать цветовое представление значений. В этом случае первым элементов в шаблоне должен быть код цвета . Например, [синий]# ##0,00;[красный]-# ##0,00 => все положительные значения будут выведены синим цветом, все отрицательные – красным.
В числовом формате можно задавать формат, используемый только для чисел, удовлетворяющих заданному условию. Условие должно состоять из оператора сравнения и значения, заключенных в квадратные скобки. Например, [красный][<1000]0;[синий][>1000]0 => все значения, большие тысячи, будут выведены синим цветом, остальные – красным.
Форматы даты и времени
Для форматирования данных типа данных и времени используются следующие символы:
м – для отображения минут: м – 0 – 59; мм – 00 – 59.
с – для отображения секунд: с – 0 –59; сс – 00 – 59.
0 (ноль) – для отображения долей секунд: ч:мм:сс.00
AM/PM – для отображения двенадцатичасовой системы
[ ] – для отображения интервалов времени. Позволяет выводит значения, превышающие 24 часа, 60 минут или 60 секунд.
Форматы текста
Форматы могут быть составными, т.е. иметь числовую и текстовую часть. Текстовая часть всегда является последней в формате. Символы шаблона:
“” \ - двойные кавычки или обратная косая черта указывают на необходимость вставки, начиная с позиции шаблона, текстовых символов, следующих за ним в формате. Например, 0,00р.»Излишки»;[красный]-0,00р.»Недостатки»
@ - указывает, что, начиная с этой позиции формата, могут выводиться любые символы (текст);
* - указывает, что, начиная с позиции символа в формате, необходимо многократно вывести символ, следующий за * (пока столбец не окажется заполненным по ширине);
_ - символ подчеркивания, используется для выравнивания содержимого ячейки; вместо него проставляется пробел, по ширине равный следующему за ним символу.
Пользовательские форматы чисел, дат и времени
Если ни один формат вывода из стандартного набора не устраивает пользователя, он может создать свой пользовательский формат, сохранить его и применять. Пользовательский числовой формат создается путем описания его с помощью символов шаблона для отображения данных: числа, даты, времени, текста. Пользовательский формат может состоять из четырех частей (секций), которые разделяются знаком « ; »:
Пример: #,00;[красный]#,00;0,00;»валовый доход за «@
Можно указать пустую секцию, если для данного вида значений формат отсутствует. Для этого следует сразу ввести знак «; «. Например:
#,00;[красный]#,00;;»валовый доход за»@
Технология создания пользовательского формата следующая: выполнить команду ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ для ячейки или диапазона ячеек, к которым будет применен пользовательский формат; в диалоговом окне команды на вкладке ЧИСЛО в поле ЧМСЛОВЫЕ ФОРМАТЫ выбрать ВСЕ ФОРМАТЫ; в поле ТИП выбрать любой наиболее подходящий формат и изменить его. Изменение встроенного формата не удаляет его. Пользовательский формат можно изменить (выбрать в списке ТИП и отредактировать) или удалить (выбрать в списке ТИП и удалить).
Форматирование шрифтов
Параметры формата шрифтов задаются на вкладке ШРИФТ диалогового окна команды ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ. Можно определить вид шрифта; начертание; размер; цвет; вид подчеркивания; задать вывод данных в виде над- и подстрочного текста. Изменение шрифта возможно в содержимом диапазона ячеек, в содержимом одной ячейки, во фрагменте текста ячейки. Для этого следует дважды щелкнуть по ячейке, выделить фрагмент текста и указать нужные параметры форматирования. Если ячейка содержит числа и формулы, то применять форматирование шрифтов нельзя.
Выравнивание содержимого ячеек
Параметры выравнивания задаются на вкладке ВЫРАВНИВАНИЕ диалогового окна команды ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ. Можно определить:
1). Параметры выравнивания данных в ячейке по горизонтали: обычное (по значению) – текст к левому краю, даты, время и текст – к правому; по левому краю (можно с отступом, тогда в окно ввода следует ввести размер отступа); по правому краю; по центру; с заполнением (выводит символы, указанные в левой ячейке выбранного диапазона, по всему выбранному диапазону); по ширине; центрировать по выделению (центрирует содержимое левой ячейки выделенного диапазона – кнопка ОБЪЕДИНИТЬ И ПОМЕСТИТЬ В ЦЕНТРЕ.
2). Параметры вертикального выравнивания содержимого ячейки: по нижнему краю, по верхнему краю, по центру, по высоте (для настройки вертикально ориентированного текста).
3). Параметры определения ориентации текста и задания угла поворота текста. Если угол поворота задан положительным значением, то текст поворачивается против часовой стрелке, если отрицательным – по часовой.
4). Параметр ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ определяет необходимость переноса текста при достижении правого края ячейки.
5). Параметр АВТОПОДБОР ШИРИНЫ задает автоматическое изменение размера символов текста ячейки при изменении ширины столбца.
6). Параметр ОБЪЕДИНЕНИЕ ЯЧЕЕК разрешает или определяет объединение ячеек.
