Создание таблиц в режиме конструктора таблиц.

Этот способ создания таблицы наиболее универсален, т. к. позволяет создать таблицу "с нуля". Вы полностью управляете процессом создания таблицы.

Запуск конструктора приводит к открытию бланка описания структуры таблицы (рис 1), состоящего из четырех столбцов. Во втором столбце указывается имя поля. Переход в третий столбец приводит к появлению кнопки раскрытия (чёрной стрелки), щелчок по которой отображает список допустимых типов полей. Выбор типа также может производиться левой клавишей мыши, а затем в строке Размер поля производится его конкретизация. Четвертый столбец является вспомогательным, в нем хранятся комментарии к создаваемым полям.

Индикатор в первом столбце показывает текущее поле обработки. При установке ключа необходимо установить индикатор в требуемое поле и щелкнуть левой клавишей мыши по значку КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ в панели инструментов. Если в качестве ключа определяется несколько полей, то их сначала выделяют, а затем выполняют щелчок на значке КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ.Для выделения нескольких полей щелчок выполняют при нажатой клавише <Ctrl>.

Рис. 1

После описания структуры таблицы переходят к ее заполнению.

Для этого необходимо выполнить щелчок на значке ВИД . При этом СУБД попросит указать имя создаваемой таблицы и отобразит пустой бланк созданной таблицы, готовый к заполнению.

Перемещение по полям таблицы осуществляется клавишами ®, , ­, ¯, <Tab>, <Shift>+<Tab>, мышью. Переход к заполнению следующей записи автоматически сохраняет в памяти компьютера предыдущую запись.

В процессе работы с таблицей можно в любой момент вернуться в режим конструктора для изменения её структуры путем щелчка мышью на значке , который отображается в панели инструментов при переходе в табличный режим.

Изменению могут быть подвергнуты названия полей, их тип и последовательность. Для удаления некоторого поля таблицы необходимо его выделить щелчком правой клавиши мыши в первом столбе и вызвать команду УДАЛИТЬ СТРОКУ в панели инструментов.

Создание связей между таблицами.

Из любого места базы данных вызвать команду СХЕМА ДАННЫХ из подменю СЕРВИС. В окне Добавление таблицы щёлкните на таблице, которую вы хотите использовать для связи и нажмите кнопку Добавить. Таким образом добавьте в схему данных все таблицы, между которыми вы хотите устанавливать связи, а затем нажмите кнопку Закрыть. В окне схемы данных появляются все заданные вами таблицы с перечнем составляющих их полей. Выделите нужное поле в окне одной таблицы и перетащите указатель к нужному полю другой таблицы. Появляется диалоговое окно "Связи". Установите необходимые переключатели - обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных полей. Щёлкните кнопку Создать.

Целостность данных помогает нам избежать ошибок при вводе, т. е. вся информация в связанных полях должна совпадать.

Каскадное обновление связанных полей. Если при установленном этом переключателе вы внесёте изменение в связанную таблицу, то Access внесёт это изменение и в другую таблицу.

Каскадное удаление связанных полей. При установленном переключателе Access удалит значение в связанной таблице, если в другой таблице оно больше не присутствует.