Если формы разрабатываются для использования их на экране, то отчёты предназначены для вывода данных на печать. Отчёты - это специально оформленные данные, организованные именно так, как вам удобнее с ними работать.
Запросы.
Запрос - это способ отобрать интересующую вас информацию, удалив из рассмотрения информацию, которую вы не хотите видеть. На основе информации, отобранной с помощью запроса, часто выполняется построение отчётов.
Все таблицы, формы, отчёты и запросы одной базы данных взаимосвязаны, даже если вы создаёте их в разное время.
Мастера Access.
Мастер - это небольшая программа, которая задаёт вам вопросы, о том, что бы вы хотели сделать. Затем на основе ваших ответов программа создаёт таблицу, отчёт, запрос и т. д. Каждый раз при создании нового объекта, например таблицы, вы можете либо самостоятельно создать её с нуля, либо использовать для этого мастер.
Планирование базы данных.
Перед тем, как приступить к созданию базы данных, вам необходимо обдумать следующие вопросы:
* Какие данные вы собираетесь хранить и как их организовать наилучшим образом? Это определит, какие вам потребуются таблицы.
* Какие действия с входными данными вы собираетесь производить в ходе повседневной работы? Это определит то, какие вам понадобятся формы.
* Какая нужна информация о состоянии дел? Это определит то, какие вам понадобятся отчёты.
Минимум, который необходим для функционирования базы данных - это одна таблица. Но это самая распространённая ошибка, которую допускают пользователи при работе с Access. Другая распространённая ошибка - это то, что пользователи стараются, чтобы каждая таблица выглядела, как хороший отчёт. СУБД Access - это реляционная база данных. При работе с Access вы можете работать с большим количеством таблиц и устанавливать между ними связи.
Существуют правила, определяющие то, как в реляционной базе данных должны храниться таблицы. Это правила нормализации. Нормализация данных - это составление наиболее эффективных и компактных таблиц.
Основные правила нормализации данных.
1).Избегайте повторения информации. Необходимо избавиться от повторяющихся полей.
Допустим, вы хотите хранить информацию о своих заказчиках и обо всех заключённых с ними сделках. Если бы вы хранили данные в одной таблице, то вам бы пришлось каждый раз при вводе новой записи повторять название, номер телефона, адрес заказчика. Более удобно хранить данные в двух таблицах: сведения о заказчиках и сведения о сделках. При этом целесообразно каждому заказчику присвоить свой код и ввести это поле в обе таблицы.
2).Каждая запись в любой таблице должна быть уникальной. Это означает, что значение некоторого поля или некоторых полей не повторяются ни в одной записи таблицы. Это поле называется первичным ключом.
Каждая таблица должна иметь первичный ключ, который может состоять из одного или нескольких полей.
3).Для каждого значения первичного ключа набор значений в столбцах данных должен относиться к объекту таблицы и полностью его описывать.
4).Независимость полей. Вы должны иметь возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный ключ) без воздействия на данные других полей.
Связи между таблицами.
Если ваша база данных состоит из нескольких таблиц, необходимо сообщить Access, как они связаны друг с другом. В дальнейшем Access сможет связывать эти таблицы при их использовании в запросах, формах, отчётах.
В большинстве случаев любые две таблицы связаны отношением "один- ко- многим". Это означает, что любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй. Однако, любая запись второй таблицы связана при этом только с одной записью первой.
Иногда возникает необходимость разбить таблицу на более мелкие. Проблема может быть вызвана тем, что какие-то данные не предназначены для общего использования. (например, заработок сотрудника). В этом случае обе таблицы имеют один и тот же первичный ключ, а связь между двумя таблицами имеет тип "один- к- одному".
