Элементы и этапы коммуникационного процесса взаимосвязаны.

Важной составляющей коммуникационного процесса является обратная связь.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются ролями.

Получатель становится отправителем и проходит через все этапы коммуникационного процесса для передачи информации.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

Руководитель может повысить эффективность межличностного общения, проясняя идеи до того,

как сообщить их.

Средствами повышения эффективности межличностного общения могут быть, например, язык поз, жестов, интонаций.

Кроме того, руководитель всегда должен поощрять формирование обратной связи.

Распространенными препятствиями на пути обмена информацией являются:

- отбор плохих новостей подчиненными,

- перегрузка информационных сетей,

- неудовлетворительная структура организации.

3.2. Этапы переговоров

Любые переговоры начинаются с этапа подготовки,на котором мы должны не только определить цель предстоящих переговоров, но и собрать необходимую информацию из различных источников и структурировать ее. На основе этой информации необходимо подготовить различные варианты предложений для партнеров по переговорам, выбрать основную и запасные стратегии ведения переговоров. К этапу подготовки также относится осуществление предварительных контактов с партнерами, определение условий проведения переговоров, техническая подготовка к переговорам. Результаты предварительных договоренностей также служат основой для планирования процесса переговоров с уточнением состава и ролей участников.

Непосредственно перед переговорами проводится настройка на взаимодействие с партнерами.

В данном случае необходимо учитывать, что психологическая подготовка к переговорам не является разовым действием, а представляет собой длительный процесс, которым мы с Вами сейчас и занимаемся. После подготовки нам предстоит встретиться с нашими партнерами, и первое, что мы должны сделать, это установить с ними контакт,а именно: привлечь их внимание, показать, что вы не представляете для них лично опасности, и заинтересовать их. На этом этапе происходит приветствие, личное знакомство участников переговоров (если они не были знакомы ранее), налаживание отношений между ними. Оттого, насколько удачно был установлен контакт, и насколько успешно он поддерживается, зачастую, зависит и исход переговоров.

После установления контакта мы переходим к этапу взаимной ориентации в проблеме. На этом этапе нам предстоит выяснить позицию наших партнеров, уточнить и четко обозначить свою позицию по обсуждаемой проблеме, удостовериться в однозначном понимании позиций сторонами. Нам предстоит также выявить сходства и различия в позициях сторон и. насколько возможно, осуществить переход на уровень интересов партнеров.

Результатом этого этапа должна стать готовность сторон к дальнейшему поиску взаимовыгодного или взаимоприемлемого решения с учетом интересов всех участников.

Далее нам необходимо представить наши предложения с учетом интересов сторон, убедить партнеров в преимуществах наших предложений, ответить на замечания и возражения и, наконец, сформулировать варианты соглашения. Таким образом, мы переходим на этап поиска решения.

Следующим этапом переговорного процесса является этап заключения соглашения.На этом этапе нам необходимо точно и четко изложить суть договоренности на бумаге. Очень важно убедиться в том, что стороны одинаково понимают соглашение, что в дальнейшем не возникнет неоднозначность в толковании договоренности. После формулировки соглашения нам необходимо договориться о механизмах его реализации, а также о способах и формах контроля за его выполнением.

Завершая переговоры с партнерами, вне зависимости от их исхода, важно сохранить и закрепить доброжелательные отношения между вами, оставить поле и возможности для дальнейшего продуктивного сотрудничества. На реализацию этих задач направлен следующий этап технологического цикла - этап выхода из контакта.Этот этап является последним при непосредственном взаимодействии сторон в переговорном процессе.

Поэтому в настоящем пособии мы остановимся на рассмотрении этапов технологического цикла переговоров, начиная с подготовки, и заканчивая выходом из контакта.

Однако существуют еще два этапа переговорного цикла. Один из них относится к обеспечению точного, качественного, быстрого и корректного выполнения договоренности и носит название выполнение соглашений и договоренностей.Второй этап, этап анализа проведенных переговоров,служит для формирования полной картины переговоров с учетом конструктивных и деструктивных моментов, способов поведения, переговорных моделей и т.д. для дальнейшего использования при подготовке к переговорам.

Таблица 1. Расширенная технологическая схема переговоров.