1. Создание письма. Выполните команду Файл/Создать/Общие шаблоны и в открывшемся окне на вкладыше «Листы и факсы» выберите Мастер писем. На 1-м шаге выберите опцию «Создать одно письмо» и откроется окно мастера писем. Тогда на 2-м шаге, надо выбрать формат письма. Для этого, на соответствующей закладке мастера надо указать дату, выбрать шаблон, с помощью которого будет создано письмо, и указать стиль письма. На 3-м шаге, следует указать имя и адрес получателя, а также вид приветствия. На 4-м шаге, необходимо указать особые элементы письма, которые следует включить в письмо (например, тема, пометка − авиапочтой и т.д.). На 5-м шаге, нужно указать как имя и адрес отправителя, так и определить вид заключительной части письма (заключительная фраза, Ваша должность, организация). Кроме того, создайте еще одно письмо с помощью уже существующего шаблона. Для этого, выполните команду Файл/Создать, а потом в окне выберите закладку«Листы и факсы», а в ней – «Стандартное письмо».
2. Сохранение документа. Сохраните документы с помощью команды Файл/Сохранить как в своем рабочем каталоге.
3. Ознакомление с созданными письмами. Ознакомьтесь с заготовками писем, осознайте, какие элементы письма уже готовы, если письмо создается на основе уже существующего шаблона, а какие надо изменить и ввести снова. Выведите на экран образец письма, созданного на основе шаблона «Стандартное письмо». Образец появится, если дважды щелкнуть по расположенному в тексте значку . Текст письма в этом образце – это советы и рекомендации по использованию шаблона, его модификации и настройке шаблона для Вашей организации. Прочтите, и в дальнейшем применяйте эти рекомендации на практике.
4. Редактирование письма. Возвратитесь к письму, созданному с помощью Мастера писем, выбрав в меню Окнодокумент с именем вашего письма. Отформатируйте письмо, установив необходимый шрифт, а также его размер, цвет, начертание. Расположите абзацы как Вам необходимо, и установить интервалы между ними. Сохраните заполненный документ под тем же именем.
5. Проверка орфографии письма. Выполните команду Сервис/Параметры. В окне, которое появилось, на вкладыше «Правописание» установите (если он не установлен) флажок «Автоматически проверять орфографию». В этом случае, по мере ввода текса, Microsoft Wordподчеркивает возможные ошибки волнистой красной линией. Чтобы исправить ошибку, укажите на нее и нажмите правую кнопку мыши, а потом выберите один из предложенных вариантов.
Упражнение 2. Создание служебной записки на основе стандартного шаблона.
1. Создание записки. Выполните команду Файл/Создать/Общие шаблоны и в открывшемся окне на вкладыше «Записки» выберите Мастер записок. На 1-м шаге выберите стиль записки (Современный, Стандартный, Изысканный). На 2-м шаге надо ответить на вопрос о заголовке. На 3-м шаге выберите элементы, которые следует включить в заголовок служебной записки. На 4-м шаге необходимо указать получателей записки, но не трогайте кнопку Адресная книга, а на вопрос о создании отдельной страницы для списка надо ответить Нет. На 5-м шаге выберите элементы, которые будут в заключении записки (например, инициалы автора, число приложений). На 6-м шаге надо указать элементы, которые будут в верхнем и нижнем колонтитуле. После ответа на все вопросы Мастера будет создан шаблон служебной записки.
2. Сохранение документа. Сохраните документ с помощью команды Файл/Сохранить как в своем рабочем каталоге.
3. Редактирование записки. Введите в записку текст следующего содержания:
Судя из итогов работы нашего предприятия за 1-е полугодие 2005, можно с уверенностью сказать, что предшествующие прогнозы по стабилизации подтвердились. Больше того, наметился даже некоторый рост объема продаж. В приведенной ниже таблице представлены данные о продажах в наших филиалах. Прошу рассмотреть прилагаемый документ и возвратить его со своими замечаниями. При необходимости откорректируйте его. Заполните самостоятельно строки КОМУ, ОТ КОГО, КОПИЯ и т.д. Для привлечения внимания к наиболее важным местам выделите их, а потом нажмите кнопку на панели инструментов Выделение цветом.
Упражнение 3. Создание резюме на основе стандартного шаблона.
1. Создание резюме. Выполните команду Файл/Создать/Общие шаблоны и в открывшемся окне на вкладыше «Другие документы» выберите Мастер Резюме. На 1-м шаге надо задать стиль резюме. На 2-м шагеследует выбрать тип резюме. На 3-м шаге необходимо задать Ваше имя, адрес, телефон, e-mail. На 4-м шаге следует задать такие пункты резюме как цель, образование, знание языка и т.д. На 5-м шаге можно добавить в резюме дополнительные пункты такие, как: творчество, квалификация, воинское звание и прочие. Если Мастер резюме не имеет пунктов, которые Вы желали бы видеть в резюме, то на 6-м шагеих можно ввести самостоятельно. Также на этом шаге можно изменить последовательность следования пунктов в резюме.
2. Сохранение документа. Сохраните документ с помощью команды Файл/Сохранить как в своем рабочем каталоге.
3. Редактирование резюме. После того, как документ был сформирован, введите сведения о себе и отредактируйте его, пользуясь способами, которые были изложены в предшествующих примерах.
Упражнение 4.Создание календаря на основе стандартного шаблона.
1. Создание календаря. Выполните команду Файл/Создать/Общие шаблоны и в открывшемся окне на вкладыше «Другие документы» выберите Мастер календарей. На 1-м шаге надо выбрать стиль календаря. На 2-м шаге необходимо определить ориентацию страницы и определить оставлять ли место для рисунка? На 3-м шаге следует установить диапазон дат.
2. Сохранение документа. Сохраните документ с помощью команды Файл/Сохранить как в своем рабочем каталоге.
3. Улучшение оформления календаря. Для того, чтобы заменить рисунок, следует щелкнуть мышкой по рисунку – вокруг него появится выделение в виде серой рамки, а дальше нажать кнопку DELETE. Рисунок исчезнет. Выполните команду Вставка/Рисунок/Картинки и в появившемся окне просмотрите коллекцию MicrosoftClip Gallery и выберите подходящий рисунок, который будет вставлен в ваш календарь.
Для того, чтобы изменить цвет календаря, следует щелкнуть по области чисел календаря – вокруг нее появится выделение. Нажмите кнопку Цвет заливкии на появившейся палитре, выберите необходимый вам цвет фона. Далее, выделите необходимую часть текста. Выполните команду Формат/Шрифт. В появившемся окне можно изменить все параметры шрифта.
