Ввод данных, редактирование и форматирование таблиц

Word 2000 обеспечивает широкие возможности для редакти­рования и форматирования таблиц. Создав в документе таблицу Word, можно совершать следующие операции:

• вводить, копировать или вставлять текст и данные в ячейки;

• перемещать текст и данные между ячейками итаблицами;

• вставлять или удалять ячейки, строки и столбцы;

• объединять ячейки как по горизонтали, так и по вертикали

• оформлять таблицу и отдельные ячейки границами;

• вводить в ячейки таблицы цвет и стандартные заливки;

• изменять поля ячеек и интервалы между ячейками;

• помещать в ячейки таблицы рисунки и автофигуры;

• выполнять вычисления с помощью формул и функций, как в электронных таблицах;

• сортировать данные в ячейках и т. п.

Для выполнения этих операций используются команды меню Таблица, контекстные меню и панель инструментов Таблицы и границы, кнопки которой не только дублируют команды меню Таблица, но и позволяют реализовать другие дополнительные возможности, упрощающие работу с таблицами

• Кнопка Ластик позволяет стирать границу любой ячейки.

• Кнопка Автосумма позволяет быстро вычислять сум­му значений в строке или столбце таблицы.

• Кнопка Изменить направление текста поворачивает текст в ячейках таблицы на 90 градусов, т.е. обеспечивает верти­кальную ориентацию текста.

• Щелчок по стрелке справа от кнопки Выровнять сверху и по левому краю позволяет раскрыть небольшую вспомогатель­ную панель инструментов для быстрого выравнивания содержи­мого выделенных ячеек таблицы по центру, по верхнему или нижнему краю

Кнопки позволяют быстро отсортировать данные таблицы в алфавитном или цифровом порядке - по возрастанию или по убыванию.

Ячейку таблицы 'можно рассматривать как микродокумент, который подчиняется почти всем правилам редактирования обыч-чного документа Word. Для форматирования содержимого ячеек таблицы можно использовать почти все команды меню ФОРМАТ.

Ширину столбцов и высоту строк можно устанавливать непо­средственным перетаскиванием с помощью мыши линий сетки таблицы или перемещением маркеров столбца и строки на гори­зонтальной и вертикальной линейках. Если при этом удерживать нажатой клавишу Alt, то на масштабных линейках будут отра­жаться численные значения высоты строк и ширины столбцов.

При этом следует иметь в виду, что когда выделена отдельная ячейка, изменения ширины столбца касаются только этой ячейки, а изменения высоты строки касаются всех ячеек текущей строки.

Одновременно нажатая клавиша Shift и перемещение мышью границы ячейки (столбца) изменяют ширину ячейки, увеличивая или уменьшая общую ширину таблицы.

Одновременно нажатая клавиша Ctrl изменяет ширину выде­ленных справа ячеек без изменения общей ширины таблицы.

Одновременное нажатие клавиш Shift+Ctrl выравнивает ши­рину всех выделенных справа ячеек без изменения общей шири­ны таблицы.

Настройка основных параметров всей таблицы и ее отдель­ных элементов производится в диалоговом окне Свойства таб­лицы, которое имеет вкладки Таблица, Строка, Столбец и Ячейка . Это окно выводится на экран командой меню ТАБЛИЦА►Свойства таблицы.

В диалоговом окне Свойства таблицы можно установить:

• границы и заливку;

• высоту строк и ширину столбцов;

параметры обтекания таблицы текстом;

· установить (или снять) переключатели для выравнивания и з а пр ета разрыва с тр о к таблицы в конце страницы;

• назначить выделенную строку в качестве заголовка, повторяющегося на каждой странице, и т.д

Всю таблицу целиком можно многократно автоматически фор­матировать с помощью команды меню ТАБЛИЦА►Автоформат.

Для выравнивания текста в ячейке таблицы по вертикали сле­дует установить курсор в нужную ячейку, щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню ячейки команду Выравниваниеили щелкнуть по соответствующей кнопке на панели инструментов Таблицы и границы.

Для изменения направления текста используется команда ФОРМАТА Направление текста,команда контекстного меню Направление текстаили кнопка на панели инструментов Таблицы и границы.

Для получения рамки внутри и вокруг таблицы необходимо выделить таблицу и использовать:

• команды меню ФОРМАТ►Границы и заливка;

• кнопки Внешние границы;

• кнопки панели инструментов Таблицы и границы

Если таблица занимает несколько страниц документа, целесо­образно первую строку таблицы объявить Заголовком (с помо­щью команды меню ТАБЛИЦА►Заголовки). После этого пер­вая строка таблицы будет воспроизводиться на всех страницах в качестве заголовка. При изменении ячеек первой строки изменят­ся и заголовки таблицы на всех последующих страницах.

Для того чтобы разбить таблицу или вставить абзац перед первой строкой таблицы, нужно установить курсор на строку, пе­ред которой будет производиться разрыв, и выполнить команду ТАБЛИЦА►Разбить таблицу или нажать клавиши Ctrl+Shift+ Enter - перед первым символом в первой ячейке второй части

Вычисления в таблицах Word

В таблицах Word реализованы некоторые функции электрон­ных таблиц. Подобно Excel, Word позволяет выполнять вычисле­ния с помощью формул и функций.

Для проведения вычислений в таблице необходимо устано­вить курсор в соответствующей ячейке (с ожидаемым результа­том), использовать команду меню ТАБЛИЦА►Формула и ввести данные в диалоговом окне Формула или выбрать нужную функцию.

Формула задается как выражение, в котором могут быть ис­пользованы:

• Константы;

• Ссылки на ячейки таблицы (адреса ячеек).

Ссылки на ячейки таблицы состоят из обозначения столбца и номера строки и разделяются точкой с запятой, например А1;Е6. В ссылках на блок (диапазон) ячеек указывают через двоеточие адреса ячеек начала и конца блока, например А1:Е6. Ссылки на всю строку или весь столбец записываются так: 1:1 (ссылка на строку 1), А:А (ссылка на столбец А);

• Закладки;

• Ключевые слова для ссылки на блок ячеек: LEFT - ячейки в строке левее ячейки с формулой; RIGHT - ячейки в строке правее ячейки с формулой; ABOVE - ячейки в столбце выше ячейки с формулой; BELOW - ячейки в столбце ниже ячейки с формулой;

• Знаки операций: +, -,=,*, /, %,^{^}(возведение в степень);

• О пер am op ы сравнения и связи (диапазон(:), объединение(;))

Для проведения вычислений в таблицах Word нужно выпол­нить следующие действия:

• установить курсор в ячейке с ожидаемым результатом;

• ввести команду меню ТАБЛИЦА►Формула;

• в диалоговом окне Формулаввести данные или выбрать нужную функцию; формула всегда вводится после знака "равно" (=), а ссылки на ячейки вводятся по латинско­му регистру;

• выбрать формат представления чисел;

• щелкнуть по кнопке ОК.

Быстро вычислить сумму значений в строке или столбце таб­лицы можно с помощью кнопки Щз Автосуммана панели инст­рументов Таблицы и границы.

Word вставляет результаты вычисления в виде полей, поэтому для работы с результатами вычислений в таблицах Word используются все правила, принятые для остальных полей:

• Результат вычисления по введенной формуле (значение поля) отображается в ячейке, содержащей формулу, если на вкладке Виддиалогового окна Параметрыне установлен пере­ключатель Показывать коды полей.

• Для переключения между режимами отображения значе­ний и кодов полей используется команда контекстного меню Ко­ды/значения полей,а также комбинации клавиш Shift+F9(для выделенного поля) или Alt+F9(для всех полей).

• Для результатов вычислений в таблицах можно временно запретить обновление полей (Ctrl+Fll/Ctrl+Shift+Fll)или на­всегда разорвать связь с полем (Ctrl+Shift+F9).

При изменении исходных данных в ячейках таблиц Word в отличие от Excel не происходит автоматического пересчета ре­зультатов вычислений. Поэтому при изменении исходных данных или ссылок на ячейки таблицы результаты вычислений необхо­димо обновлять (с помощью клавиши F9или команды кон­текстного меню Обновить поле).