Формирование оглавления (содержания) документа и списков иллюстраций

Оглавление (содержание) - это отображение структуры доку­мента в виде списка, состоящего из названий глав, разделов, па­раграфов и других подзаголовков. Оглавление может содержать до 9 уровней элементов, к которым применены соответствующие стили, и вставляется как поле.

Оглавление составляется из заголовков документа, поэтому при создании документа для формирования его структуры и по­следующего автоматического создания оглавления необходимо абзацы, образующие структуру, т. е. заголовки разного уровня, предварительно отформатировать с применением со­ответствующих стилей заголовков. Стили, определенные в Word, включают в себя девять типов заголовков понижающегося уровня - от стиля Заголовок 1 до стиля Заголовок 9.

Для автоматического создания оглавления необходимо уста­новить курсор в место его вставки, ввести команду ВСТАВКА Оглавление и указатели,в диалоговом окне на вкладке Оглав­лениевыбрать нужный формат оглавления и ввести необходи­мые параметры. В оглавление автоматически включаются и сортируются по уровням абзацы, отформатированные стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д.

Форматировать текст готового оглавления можно такими же способами и по тем же правилам, которые используются для форматирования обычных абзацев.

Если на вкладке Печатьдиалогового окна Параметрыуста­новлен переключатель Обновлять поля,то при выводе докумен­та на печать появляется окно, в котором следует установить ре­жим автоматического обновления оглавления документа - полно­стью или только для номеров страниц . Если оглавле­ние обновляется целиком, то в нем теряются все элементы форматирования, которые были внесены вручную Чтобы обновить оглавление по усмотрению пользователя, нужно установить курсор внутри оглавления и нажать клавишу F9 или использовать команду контекстного меню Обновить поле.

Для удаления оглавления нужно его выделить и нажать кла­вишу Del.

Оглавление существенно облегчает последующую работу над документом, так как отражает его структуру и позволяет быстро перемещаться внутри документа, переходить к нужному разделу с помощью одного щелчка мыши по гиперссылке - строке или номеру страницы этого раздела в оглавлении.

Создание списков иллюстраций.Если названия элементов документа сформированы в виде полей, то из них можно легко создать список иллюстраций с помощью команды ВСТАВКА¹^ Оглавление и указателии вкладки Список иллю­страций(Рисунок, Таблица, Формула).

Технология создания списка иллюстраций практически ничем не отличается от технологии формирования оглавления.

Создание таблиц и работа с таблицами Word 2000

Word позволяет оформлять данные создаваемых документов в виде таблиц.

Таблица - форма организации данных по столбцам и строкам, на пересечении которых находятся ячейки. В ячейках таблицы могут размещаться данные произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы и др.

Таблица Word может содержать 63 столбца и 32 767 строк. Разные строки одной таблицы могут содержать различное число столбцов.

В документе Word таблицы создаются по месту установки курсора. По умолчанию линии в таблице обозначаются пунктиром (который не выводится на печать).

Новую таблицу в формате Word можно создать:

1. С помощью команды горизонтального меню окна ТАБЛИЦА►Добавить►Таблица.В появившемся диалоговом окне Вставка таблицыследует установить размерность таблицы - чис­ло строк и столбцов и установить параметры ширины столбцов.

2. С помощью кнопки Добавить таблицуна стандарт­ной панели инструментов. Для определения конфигурации новой таблицы нужно закрасить при нажатой левой кнопке мыши тре­буемое число столбцов и строк таблицы.

В последних версиях Word появилась возможность созда­вать таблицы, рисуя их "карандашом" с помощью мыши. В Word 2000 эта кнопка находится на панели инструментов Табли­цы и границы. Ранее набранный текст может быть преобразован в таб­личное представление с помощью команды ТАБЛИЦА►Преоб-разовать►Преобразовать в таблицупри условии, что текст под­готовлен с использованием специальных разделителей строк и столбцов: символов конца абзаца (Enter),табуляции (Tab)или др.

При вводе текста, который планируется преобразовать в таб­лицу, необходимо соблюдать следующие правила:

• Текст следует набирать построчно и в конце каждой стро­ки нажимать клавишу Enter.По количеству символов EnterWord определит число строк будущей таблицы.

• При наборе конкретной строки текст одной будущей ячей­ки от другой нужно отделять символом Tab.По числу символов TabWord определит число столбцов будущей таблицы. Кроме

Tabможно использовать и другие разделители ячеек, например точку с запятой.

Word допускает и обратное преобразование таблицы в обыч­ный текст с помощью команды меню ТАБЛИЦА►Преобразовать►Преобразовать в текст.

Указанное первоначально (при создании таблицы Word) чис­ло строк и столбцов можно изменять, добавляя новые или удаляя существующие строки и столбцы.

Для этого используются соответствующие команды меню ТАБЛИЦА Для добавления новой строки в конце таблицы нужно устано­вить курсор в последней ячейке таблицы и нажать клавишу Tab

Для перемещения, копирования, добавления и удаления от­дельных ячеек, столбцов и строк таблицы можно также использо­вать буфер обмена (команды меню ПРАВКА►Копировать, Вы­резать, Вставить.

Для удалениятаблицы ее необходимо выделить вместе с маркером абзаца, следующего за таблицей, и нажать кла­вишу Delete.Если выделить таблицу без маркера абзаца, следующего за таблицей, то при нажатии клавиши Deleteбудет удалено только ее содержимое.

Для удаления всей таблицы можно также использовать ко­манду Таблица► Удалить►Таблица,предварительно установив курсор внутри таблицы

Перемещение таблицы. В Word таблицу целиком мож­но перемещать по странице, перетаскивая мышью маркер перемещения таблицы-- непечатаемый символ, кото­рый появляется слева над верхней строкой таблицы

Изменение размеров таблицы.В Word 2000 можно изменять размер таблицы целиком, сохраняя пропорции размеров строк и столбцов. Для этого нужно:

1) установить указатель мыши на таблицу и подождать, пока в нижнем правом углу таблицы не появится маркер изме­нения размера таблицыJ;

2) установить указатель мыши на маркер изменения размера таблицы и подождать, пока он примет вид двусторонней стрелки;

3) перетащить границу таблицы до достижения нужных размеров.

Обтекание таблицы текстом.Word позволяет устано­вить различные варианты обтекания текстом не только рисун­ков, но и таблиц. Для этого нужно поместить курсор внутри таб­лицы, ввести команду ТАБЛИЦА►Свойства таблицыи в диа­логовом окне установить нужные параметры

Создание вложенных таблиц.В предыдущих версиях Word ячейка таблицы не могла содержать другую таблицу.

Word 2000 позволяет создавать вложенные таблицы (таблицы внутри ячеек других таблиц -). Такие таблицы могут понадобиться для организации разделов Web-страниц.

Для создания вложенной таблицы нужно установить курсор в ячейку вставки и ввести команду ТАБЛИЦА►Добавить►Таблицаили нарисовать вложенную таблицу с помощью "каранда­ша" - кнопки Нарисовать таблицуна панели инструментов Таблицы и границы Создание диагональных границ и линий внутри ячейки.В

В Word появилась возможность создавать диагональные ли­нии внутри ячейки, рисуя их "карандашом" или с помощью кно­пки Нарисовать таблицуна панели инструментовВнешние границы.

Установки полей ячеек и интервалов между ячейками. Поля ячейки определяют промежуток между границей ячейки инаходящимся в ней текстом. Для установки полей ячеек и определения величины интерва­ла между ячейками нужно ввести команду ТАБЛИЦА ^Свой­ства таблицы,в диалоговом окне Свойства таблицыщелкнуть по вкладке Таблица,а затем - по кнопке Параметры.После это­го откроется диалоговое окно Параметры таблицы,в котором следует установить требуемые размеры полей и интервалов

Если в диалоговом окне Свойства таблицыоткрыть вкладку Ячейка,щелкнуть по кнопке Параметры,а затем в диалоговом окне Параметры ячейкиустановить переключатель Вписать текст,то при вводе текста, превышающего ширину ячейки, будет уменьшать­ся ширина букв шрифта, а ширина ячейки останется неизменной.

При сохранении таблицы, созданной в Word 2000 и выше, в формате Word 97 (при отключении средств, не поддерживаемых Word 97) исчезают следующие элементы:

• вложенные таблицы;

• диагональные границы;

• поля ячеек;

• интервалы между ячейками