Заявление - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Заявление может быть написано заявителем от руки либо отпечатано на листе формата А4. Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы). Такие стандартные бланки заявлений разрабатываются министерствами, ведомствами, организациями для обеспечения внутриведомственной деятельности.
Расположение частей заявления:
- Наименование адресата (лицо или организация, на имя которых подается заявление) указывается в правом верхнем углу листа. Если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, например: «б финансовый отдел НПО «Квант»; если это название должностного лица - в дательном падеже, например: «Директору лицея №12 И.А. Иванову».
- Фамилия, имя и отчество заявителя указывается под адресатом. Возможны два варианта написания: с предлогом от или без него. При использовании написания с предлогом от после слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится. После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка ставится, если нет предлога от.
- Слово ЗАЯВЛЕНИЕ размещается в середине строки.
Собственно тенет заявления пишется с красной строки. Содержательная часть заявления-просьбы обычно начинается словами: «Прошу + инфинитив (разрешить, допустить, предоставить и т.п.)».
Текст заявления может содержать только просьбу, если ситуация, по поводу которой пишется заявление, является стандартной (прием на работу, заявление об отпуске и т.п.)- Если же просьба нестандартная, ее принято кратко пояснять. Типовые конструкции для ввода аргументации - ввиду того, что; в связи с тем, что; на основании того, что; потому что; так кон; учитывая, что.
Заканчивается текст заявления подписью и датой. Дата в формате «Число - месяц -год» (15 января 2011 г. или 15.01.2011) ставится с левой стороны листа, подпись заявителя -справа.
Заявление о приеме на работув основном пишется от руки. В нем должно быть обязательно отражены: должность и Ф.И.О. руководителя, Ф.И.О. кандидата, должность (на которую принимается кандидат), подпись и дата.
Служебная записка
Служебная записка - это письменное сообщение для использования внутри организации. Служебные записки помогают различным подразделениям организации поддерживать связь.
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:
- запрос информации;
- выдачу инструкций;
- сопровождение другого документа (сопроводительная записка);
- объявления (извещения).
Служебная записка с запросом информации составляет часть внутренней деятельности любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос читателю требуются многие часы работы, в других случаях читатель может написать ответ прямо на оригинале и вернуть отправителю. Можно выделить три этапа подготовки служебной записки с запросом информации:
1. Обозначьте основную мысль-запрос.
2. Изложите необходимые детали.
3. Напомните читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую
информацию.
Эффективность записки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели. Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещения персонала, встречи или изменения в деловой политике компании. Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногда они могут предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений компании
Формат служебной записки предназначен для упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя:
От:
Дата:
Тема: Пример служебной записки: Кому: Всем руководителям отделов От: Иванова С.А., руководителя службы персонала Дата: 22 марта 2010 г. Тема: Составление графика отпусков
В связи с приближением летнего сезона прошу вас предоставить в службу персонала графики отпусков сотрудников ваших подразделений не позднее 30 марта с.г. Любые корректировки графика после его утверждения руководством, начиная с 15 апреля с.г., необходимо предоставлять в службу персонала не позднее, чем за месяц до предполагаемых изменений
Задание 1 (уровень I)
Внимательно прочитайте текст «Телефонограмма»(см. Информационный материал!).
Представьте, что вы только что приняли телефонный звонок, дословно воспроизведенный ниже. Составьте телефонограмму на основании принятого вами телефонного звонка.
СОДЕРЖАНИЕ ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА:
- Профессиональный лицей № 30, здравствуйте.
-Здравствуйте! С вами говорит Федорова из департамента образования. Примите, пожалуйста, телефонограмму:
Завтра в 11:00 совещание руководителей учреждений начального профессионального образования в департаменте образования у начальника Серегиной И.С. С собой иметь информацию о ходе подготовки лицея к новому учебному году.
