Составным называется документ, имеющий не только большой объем, но и сложную структуру. К примеру, это может быть статья, отчет, дипломная работа и т.д. Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. Каждый документ имеет свое название. Далее следуют названия глав (частей) документа, внутри глав следует расположение параграфов и т.д. Таким образом, содержание сложного документа имеет иерархическую форму, что облегчает восприятие материала.
Для эффективной работы с большими документами имеется стандартный набор операций: создание структурированного документа и его реорганизация; просмотр структуры документа с выводом на экран заголовка определенного уровня иерархии; создание сносок, оглавления, списка иллюстраций.
Документ становится более привлекательным при добавлении в него графических объектов, рисунков, таблиц, подготовленных в других средах. Это позволяет выполнить технология OLE, которая может связывать и встраивать объекты. Импорт различных графических объектов возможен благодаря встроенным или внешним преобразователям форматов. Графика кодируется двумя способами – растровыми изображениями или векторными рисунками.
Размещение графических фрагментов в текстовом документе производится с использованием хранилищ для размещения объектов в области страницы, т.н. кадров. Используются кадры прямоугольной и неправильной формы. Кадры могут окружаться текстом.
Современные информационные технологии позволяют сохранить не только созданный документ, но и совокупность действий, с помощью которых документ был создан. Это достигается с помощью шаблонов, работу с которыми поддерживают все тестовые процессоры, для чего в них содержатся обширные библиотеки готовых стилей форматирования абзацев документа, вставленных полей, нестандартных меню и т.д.
Стиль – это описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, базовом для документа. Стилевое оформление заменяет собой непосредственно форматирование документа. Атрибуты формирования встроенных стилей можно изменять, можно создавать собственные стили, стилю можно назначить клавиатурную комбинацию клавиш и использовать ее для оформления текста соответствующим стилем.
Однако, обойтись только готовыми шаблонами удается не всегда, потому можно изготовить собственный шаблон, например, бланка предприятия.
Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготовлять аналогичные по форме документы, сокращая затраты на их форматирование.
На предприятии может быть создана целая коллекция внутрифирменных шаблонов документов, которая будет использоваться всеми сотрудниками, обеспечивая единообразие оформления документов и сокращая время подготовки конкретного документа.
4.3. Экранный интерфейс редактора MS-Word
Запуск программы MS-Word осуществляется набором команд Пуск, Программы, MS Office, Microsoft Word, а выход - командами Файл, Выход.
После запуска программы на экране появляется окно с открытым в нем пустым документом, которому по умолчанию присваивается имя Документ 1. Окно содержит следующие элементы:
Заголовок окна. Слева вверху в строке заголовка находится значок Word, рядом – имя загруженного документа и программы Microsoft Word.
Строка меню находится под строкой заголовка. Соответствующий пункт меню раскрывается, если по нему сделать двойной щелчок мышью.
Панели инструментов находятся ниже строки меню. Панели Стандартная и Форматирование отображаются на экране по умолчанию. Остальные панели, при необходимости, могут быть открыты командами Вид, Панели инструментов или Сервис, Настройка. В процессоре Word, помимо традиционных панелей Стандартная, Форматирование, Рамки, Рисование имеются панели Visual Basic, Web, Web-компоненты, WordArt, Автотекст, База данных, Буфер обмена, Настройки изображения и другие. Внутри панелей инструментов собраны различные элементы управления, которые представляют наиболее часто выполняемые операции при работе с документами. Панели инструментов обеспечивают быстрый и более простой доступ к важнейшим функциям редактора.
Рабочая область – это область экрана, где отображается создаваемый документ и производится его редактирование. Сверху и слева находятся горизонтальная и вертикальная линейки. Справа и снизу – полосы прокрутки.
Строка состояния находится внизу окна программы. Это – информационная строка, где указывается различная информация о самом документе и режимах редактора: число страниц, текущее положение страницы и др.
Полосы вертикальной и горизонтальнойпрокрутки находятся справа и внизу документа. Они применяются в тех случаях, когда весь текст не помещается на экране и требует сдвига (прокрутки) вверх - вниз или влево - вправо.
Текстовый курсор представляет собой вертикальный штрих, который указывает, куда в следующий момент времени будет вводиться знак текста, вставляться таблица или рисунок. Передвигать текстовый курсор можно с помощью клавиш управления курсором или с помощью мыши, произведя щелчок в нужном месте документа.
4.4. Создание и редактирование документа в редакторе MS-Word
Как правило, при запуске программы Word можно сразу приступать к вводу текста. Создание нового документа в других случаях осуществляется с помощью команд меню Файл, Создать или с помощью кнопки «Создать» (с изображением листа бумаги) на панели инструментов Стандартная.
Установка параметров страницы. Для установки размеров и границ страницы используется диалоговое окно «Параметры страницы» (команды меню Файл, Параметры страницы). Выбрав вкладку Поля, можно установить отступы от всех краев листа бумаги. При этом можно выбрать размер полей и бумаги, ориентацию листа при печати (книжная или альбомная).
Масштабирование можно осуществить двумя путями: командами меню Вид, Масштаб или поля Масштаб на панели инструментов Стандартная.
Редактирование текста. Процедура включает следующий комплекс операций: ввод текста, копирование, удаление, перемещение, замена.
Ввод текста производится при помощи клавиатуры. Клавиша Enter служит для обозначения конца абзаца. Перенос текста на новую строку происходит автоматически при достижении текстом правой границы. Удаление символов выполняется при помощи клавиш Backspace (удаляет символ слева от курсора) или Delete (справа от курсора).
Выделение текста. Применяется для копирования, удаления, замены каких-либо участков текста, а также для изменения его атрибутов (т.е. типа и размера шрифта, местоположения, выравнивания и т.д.). Выделение текста производится при нажатой клавише Shift и клавишами управления курсором (стрелками). При этом участок текста выделится негативом. Выделение текста при помощи мыши наиболее удобно. Способ основан на использовании зоны выделения, которая находится за левой границей текста, не доходя до окантовки окна. В этой зоне курсор мыши принимает вид стрелки, направленной в правый верхний угол.
Выделение строки. Для этого необходимо переместить курсор мыши в зону выделения, произвести щелчок для выделения одной строки и удерживая левую кнопку мыши, осуществить перемещение мыши для выделения более чем одной строки.
Выделение абзаца. Можнопроизвести, переместив указатель мыши в зону выделения и сделав двойной щелчок. Для выделения более одного абзаца необходимо, удерживая левую кнопку мыши,осуществить ее перемещение до конца всех абзацев.
Выделение всего текста. Для этого следует переместить указатель мыши в зону выделения и произвести тройной щелчок мышью. Выделить текст с помощью мыши можно и без применения зоны выделения. Курсор мыши устанавливается в место начального выделения фрагмента, нажимается левая кнопка мыши и производится перемещение в место окончания выделения. Таким способом можно выделить практически любой фрагмент текста.
Выделить отдельное слово с помощью мыши можно также, установив указатель мыши на слово и произведя двойной щелчок.
Отмена последнего действия. Производится с помощью команд Правка, Отменить, либо нажатия на панели инструментов кнопки «Отменить» с изображением дуговой стрелки. Можно отменить несколько команд, открыв раскрывающийся список команд справа от кнопки «Отменить».
Удаление текста. Производится нажатием клавиши Backspace, если текст не был сохранен, или клавишей Delete, если текст уже был сохранен. Для удаления выделенного фрагмента необходимо нажать клавишу Delete.
Перемещение и копирование текста. Основано на использовании Буфера промежуточного хранения. Копирование производится при помощи команд Правка, Копировать и Вставить. Команда Копировать копирует выделенный текст в Буфер. Команда Вставить переносит содержимое Буфера в любое место документа. Работа команды Копировать аналогична работе команды Вырезать с той лишь разницей, что команда Вырезать удаляет выделенный текст из документа и переносит его в Буфер. На панели инструментов Стандартная находятся три кнопки, соответствующие названным командам.
Поиск и замена текста. Word позволяет найти и заменить текст объемом не более 255 символов. Для поиска текста используются команды меню Правка, Найти, для поиска и замены - команды меню Правка, Заменить.
4.5. Сохранение, загрузка и печать документов в редакторе MS-Word
Сохранение документа выполняется в меню Файл командами Сохранить и Сохранить как…. Первая команда сохраняет документ с текущим именем, а вторая позволяет сохранить документ под новым именем. Можно также воспользоваться кнопкой Сохранить (с изображением дискеты) на панели инструментов Стандартная.
Открытие существующего документа производится с помощью команд Файл, Открыть. По умолчанию программа Word работает с файлами, имеющими расширение *.doc. На панели инструментов Стандартная имеется кнопка «Открыть» (с изображением папки) для открытия файла.
Предварительный просмотр документа. Перед тем как печатать документ, есть возможность просмотреть разрабатываемый документ. Для этого необходимо выбрать команды Файл, Просмотр, либо использовать на панели инструментов Стандартная кнопку «Предварительный просмотр» (изображение листа бумаги с лупой). Выход из режима по кнопке «Закрыть».
Печать документа производится командами Файл, Печать.
4.6. Специальные приемы редактирования текста в MS-Word
К специальным приемам редактирования текстов в MS-Word относятся: использование режимов вставки и замены, использование тезауруса, использование режима проверки правописания и рецензирование текста.
Режим вставки и замены. В режиме вставки вводимый текст раздвигает существующий текст. В режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста. В режиме замены включен индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы, в противном случае он выключен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы.
Использование тезауруса. Тезаурус – это словарь смысловых понятий определенной предметной области и смысловых синонимов используемых глаголов. Для выделенного слова тезаурус вызывается через пункт Синонимы контекстного меню, либо командами Сервис, Язык, Тезаурус.
Проверка правописания. Средства проверки орфографии и грамматики могут быть реализованы в автоматическом и командном режимах. Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все изменения и дополнения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний.
Рецензирование текста. При рецензировании текст документа изменяется неокончательно. Сохраняются новый и старый варианты текста на правах различных версий. Панель Рецензирование вызывается командами Вид, Панели инструментов, Рецензирование.
4.7. Форматирование документов в MS–Word
Форматирование текста осуществляется в меню Формат или на панели инструментов Форматирование и включает операции, приведенные ниже.
Установка шрифтов производится либо по мере того, как вводится текст, либо уже на введенном тексте, для чего необходимо произвести его выделение. Выбор стилей шрифтов производится с помощью комбинированного поля Шрифт и Стиль на панели инструментов Стандартная, либо с помощью команд Формат, Шрифт.
Команда Шрифт используется для выбора шрифта из полного списка доступных шрифтов: поле списка Шрифт содержит список названий всех доступных шрифтов; поле списка Начертание содержит список доступных стилей для текущего вида шрифта (Обычный, Курсив, Полужирный, Полужирный Курсив); поле Размер позволяет указать размер по желанию пользователя.
Имеются возможности выбора шрифта с Подчеркиванием, установкой Цвета и Анимации. В окне Образец отображается выбранный шрифт.
Форматирование абзацев. Форматирование абзаца подразумевает: выравнивание абзаца по заданным границам, установку межстрочных интервалов и отступов. Новый абзац начинается после нажатия клавиши Enter.
Выравнивание- это способ расположения строк между правым и левым ограничителями. Программа Word осуществляет четыре типа выравнивания: по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине –доведение длины строк до заданного формата путем изменения пробелов между словами.
Установка межстрочного интервала -это расстояние между строками в абзаце. Программа Word поддерживает одинарный интервал, полуторный интервал, двойной интервал и др. Интервалы устанавливаются в окне диалога Формат - Абзац... в комбинированном поле Межстрочный.
Установка абзацных отступов- это отступы абзаца от левого и правого ограничителя и отступ первой строки абзаца (красная строка). Отступы устанавливаются с помощью группы Отступ в окне диалога Формат - Абзац. Возможны отступы слева (левосторонний отступ), справа (правосторонний отступ), первой строки (абзацный отступ).
Табуляция. Стандартные табуляторы установлены через каждые полдюйма, являются табуляторами с левосторонним выравниванием и отображаются на линейке. Пользовательские табуляторы могут перекрывать стандартные табуляторы. Их количество не может превышать 12. Перемещение по позициям табуляции осуществляется клавишей Tab.
Работа команд меню Формат, Табуляция вызывает окно диалога. В поле Позиции табуляции следует указывать числа в сантиметрах или дюймах - места размещения табуляторов. Выключатели Выравнивание устанавливают тип выравнивания в позиции табулятора. Для удаления всех пользовательских табуляторов следует активизировать командную кнопку «Удалить все».
Создание списков. С помощью команды меню Формат - Список... вызывается окно диалога с вкладками:
- маркированный список содержит семь заданных символов для создания списка перечислений;
- нумерованный список содержит семь заданных видов нумерации для создания нумерованного списка;
- многоуровневый список содержит семь заданных видов нумерации для создания многоуровневого списка.
4.8. Работа с таблицами в редакторе MS–Word
Команды работы с таблицами находятся в пункте меню Таблица.
Создание таблицы. Для этого необходимо установить курсор в месте расположения таблицы и выбрать команду Добавить, Таблица. В появившемся окне диалога указать необходимое число столбцов и строк таблицы.
Поля таблицы и разделительные линии сетки. Включить или выключить отображение разделительных линий таблицы можно с помощью команды Отображать/скрыть сетку. Для перемещения курсора по ячейкам таблицы используется клавиша Tab. Нажатие этой клавиши в последней ячейке колонки добавляет новую строку в таблицу.
Выделение текста в таблице. Для выделения отдельных символов можно использовать комбинацию клавиш Shift+стрелки. Внутри ячейки таблицы можно для выделения текста использовать мышь, также как и в обычном тексте. Для выделения отдельной ячейки таблицы с помощью мыши можно использовать полосу выделения, которая есть у каждой ячейки таблицы между линией сетки и текстом ячейки. Для того чтобы выделить колонку таблицы с помощью мыши, необходимо переместить указатель мыши наверх таблицы. Указатель примет форму черной стрелки, направленной вниз, затем щелкнуть мышью. Выделение строки таблицы происходит аналогично выделению строки текста с помощью полосы выделения слева от границы документа. Для выделения отдельных строк и колонок можно пользоваться командами меню Таблица, Выделить таблицу/столбец/строку /ячейку.
Форматирование таблиц. Способы форматирования текста в таблицах точно такие же, как и при форматировании обычного текста.
Рамки для таблиц. Линии сетки таблицы в виде пунктирных рамок не будут печататься на принтере. Для лучшего оформления таблиц можно задать различные рамки для всей таблицы или для отдельных ячеек с помощью команды Автоформат в окне диалога.
В программе Word имеется возможность оформлять таблицы, пользуясь дополнительной панелью инструментов Таблицы и границы, которая включается нажатием кнопки на панели инструментов Форматирования.
Добавление строки в таблицу. Для того чтобы вставить строку в любое место таблицы необходимо установить курсор в строку, над которой будет вставляться новая строка. Затем выбрать команду меню Таблица, Добавить строки выше\ниже.
Вставка столбца в таблицу. Для этого необходимо выделить с помощью мыши столбец таблицы, а затем выбрать команду меню Таблица, Добавить столбцы слева/справа.
Удаление строки (столбца). Чтобы удалить строку (столбец) таблицы необходимо выделить удаляемую строку (столбец). Затем выбрать команду меню Таблица, Удалить столбцы/строки/ячейки.
Объединение ячеек выполняется по команде меню Таблица, Объединить ячейки.
Разбиение ячеек выполняется по команде меню Таблица, Разбить ячейки. В появившемся окне диалога следует установить количество столбцов.
Изменение ширины столбцов и расстояния между ними можно выполнить с помощью команд меню Таблица, Свойства таблицы. Можно установить ширину как отдельного столбца, так и всех столбцов таблицы. При установке курсора в ячейку таблицы в поле горизонтальной линейки появятся метки, указывающие на положение границ отдельных столбцов. Установив указатель мыши на одну из меток можно перетащить ее вдоль линейки.
4.9. Вставка рисунков и рисование в редакторе MS-Word
Документ может содержать различные иллюстрации. В документы можно вставлять объекты, причем как созданные с помощью встроенного графического редактора Word, так и подготовленные в других программах.
При работе с изображениями редактор выполняет изменение размеров изображений и их вращение, взаимную компоновку графики и текста, внесение фраз в детали изображений.
Вставка рисунка. Для этого необходимо установить курсор в нужное место текста и выбрать команды меню Вставка, Рисунок. При работе с рисунками, вставленными в документ, имеется возможность позиционировать рисунок в тексте, масштабировать его. Выделение рисунка характеризуется появлением черных прямоугольников по периметру рисунка (масштабирующая рамка). Перетаскивая мышью черные прямоугольники, можно установить желаемый размер рисунка. Вставку рисунка можно произвести также с помощью команд Вставка, Объект.
Рисование. С помощью встроенного в Word графического редактора можно создавать рисунки в тексте документа, используя функции рисования элементарных геометрических объектов: линий, прямоугольников, кругов и т.д.. Для создания рисунка необходимо нажать кнопку Рисование на панели инструментов Стандартная.
