Электронная таблица –это информационная технология, предназначенная для работы с компьютерным эквивалентом обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ - табличный процессор. Электронные таблицы постоянно развивались и совершенствовались: Visual Calc, Quattro Pro, Supercalc, MS-Excel.
Современные электронные таблицы используются для подготовки и обработки табличных документов, сводок, реестров,проведения анализа с использованием механизмов поиска и сортировки данных, проведения однотипных расчетов,создания баз данных, построения диаграмм и графиков и т.п.
Электронные таблицы имеют следующие функциональные возможности:
- многовариантность выполнения операций - практически все операции обработки могут быть выполнены несколькими способами;
- быстрый доступ к часто используемым функциям через контекстное меню;
- быстрый доступ к часто используемым командам с помощью пиктографического меню, расположенного под строкой главного меню;
- структурирование информации начинается непосредственно на этапе ввода данных;
- наличие разнообразных средств оформления и модифицикации экрана и таблиц, например, разбить экран на несколько окон и т.д.;
- создание шаблонов рабочих листов, которые используются для создания бланков писем, факсов, различных фирменных документов;
- автоматический мгновенный пересчет данных, связанных формульными зависимостями при изменении значении любого операнда;
- встроенные функции для работы с базами данных, списками, датами, для математических, финансовых, логических и других расчетов;
- построение различного типа диаграмм;
- выполнение функции баз данных – заполнение таблиц, сортировка данных, обработка запросов к базе, создание сводных таблиц;
- встроенный язык макрокоманд для упрощения работы с табличным процессором и расширения списка его собственных команд;
- проведение статистического анализа данных.
5.2. Экранный интерфейс электронной таблицы MS-Excel
Запуск программы MS-Excel осуществляется по командам Пуск, Программы, Microsoft Exсel, а выход по команде меню Файл, Выход.
При загрузке электронной таблицы после фирменной заставки на экране появляется изображение (окно таблицы), включающее следующие области:
Первая область – строка заголовка приложения Excel. В ней указывается название программы и имя открытого файла. Если файл еще не именован, ему по умолчанию присваивается имя Книга 1. Три кнопки справа предназначены для управления окном приложения Excel.
Вторая область – строка Главного меню программы Excel. Три кнопки справа предназначены для управления окном документа – открытого файла.
Третья область - панели инструментов (одна или несколько строк). Каждая строка содержит несколько панелей, на которых размещаются кнопки. Панели и кнопки сокращают время активизации часто используемых команд.
Четвертая область – строка формул (строка ввода). В первой позиции этой строки отражается адрес активной ячейки.
Пятая область – Лист, который занимает основную часть экрана и включает в себя столбцы, строки, ячейки, линии сетки, полосы прокрутки, ярлыки листов. Сверху и слева Лист ограничен адресными полосами – бордюром, в верхней полосе указаны адреса столбцов, в левой полосе – адреса строк.
5.3. Основные понятия электронной таблицы MS-Excel
Документ Excel называется Рабочей книгой. Она представляет собойнабор рабочих листов, каждый из которых может содержать одну или несколько таблиц. Рабочая книга сохраняется как объект в едином файле, имеющий по умолчанию расширение .xls. Книга делится на листы, а листы – на ячейки.
Лист рабочей книги имеет матричную структуру. По умолчанию рабочий лист максимально может содержать до 256 столбцов и 16384 строки.
Столбцы вначале озаглавлены латинскими буквами, а далее – двухбуквенными комбинациями. Для вставки рабочего листа книги необходимо выбрать команды меню Вставка, Лист. Для удаления рабочего листа книги его необходимо выделить, а затем выбрать команды Правка, Удалить лист. Переименование рабочего листа выполняется командами Формат, Лист, Переименовать.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номер столбца и строки. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой. Ячейка таблицы характеризуется адресом, содержанием, значением и форматом.
Ссылка – это способ (формат) указания адреса ячейки. Блок ячеек задаётся указанием ссылок первой и последней из его ячеек, между которыми ставится символ «:» или «..». Каждая команда таблицы требует указания блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.
Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются: ширина ячейки в 9 разрядов, левое выравнивание для символьных данных и формат для цифровых данных с выравниванием вправо.
5.4. Типы данных в электронной таблице MS-Excel
Текстовым типом называется последовательность, составленная из любых 256 символов таблицы ASCII-кодов. Данное текстового типа по умолчанию выравнивается по левой границе ячейки.
Числовым типом являются цифры и некоторые сопутствующие символы. Целая и дробная части числа отделяются друг от друга запятой, данное числового типа по умолчанию выравнивается по правой границе. Данные числового типа в ячейке могут отражаться в разных форматах и, если ее ширина недостаточна для изображения всего числа, то столбец необходимо расширить.
Формульным типом называют данные, представленные в виде формулы. В ячейке с формулой видна не формула, а значение, вычисленное по ней. Явным признаком данного формульного типа является символ «=».
Тип даты и времениявляется частным случаем числового типа. В качестве разделителя в данных этого типа используется точка, пробел и др.
Каждый из типов данных может быть представлен в различных форматах. Например, число может быть представлено как целое, с десятичными знаками, в процентах, в денежном формате и т.д.
В стандартной конфигурации программы Excel на панель форматирования вынесены пять часто употребляемых форматов - денежный, процентный, формат с разделителями, увеличить разрядность, уменьшить разрядность.
5.5. Операции ввода, вставки и удаления данных в MS-Excel
Перемещение по рабочему листу осуществляется с помощью клавиш управления курсором, либо щелчком мыши по соответствующей ячейке. Ввод данных может осуществляться либо в текущую ячейку, либо в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы под панелями инструментов. Подтверждение ввода - нажатие клавиши Enter, отказ от ввода - Esc.
Исправление содержимого ячейки. Корректировка текста, до того как ввод текста будет подтвержден, осуществляется клавишей Backspace. Если необходимо исправить уже подтвержденное содержимое ячейки, то следует выполнить двойной щелчок мышью по ячейке и после появления мигающего вертикального штриха - курсора произвести корректировку содержимого ячейки.
Операция вставки. При вставке новой ячейки необходимо выделить ячейку, перед которой должна быть вставлена еще одна, и выбрать команды меню Вставка, Ячейки (со сдвигом данных вправо или вниз). При вставкистолбца ячеек необходимо выделить столбец, перед которым должен быть вставлен новый, и выбрать команды Вставка, Столбцы или Вставка, Ячейки (столбец). Формат ячеек вставленного столбца будет таким же, как и у ячеек выделенного столбца. Для вставки строк выделяется строка, выше которой будет вставляться новая, и выбираются команды Вставка, Строки или Вставка, Ячейки (строка). Вставленные строки принимают формат выделенных ячеек.
Операция удаления столбца, строки или ячейки выполняется по команде Правка, Удалить. При этом удаляется объект вместе с содержимым.
Для удаления содержимого ячейки селектор помещают на эту ячейку и нажимают клавишу Delete, либо используют команды Правка, Очистить, Все.
Операция очистки. При выполнении операции очистки объект очистки не удаляется, а удаляется только содержимое объекта.
5.6. Операции копирования и перемещения в MS-Excel
Процедура копирования основана на использовании Буфера обмена. Копирование производится при помощи команд Правка, Копировать и Вставить. Команда Копировать выделенный блок копирует в Буфер обмена. Далее при использовании команды Вставить содержимое Буфера может быть скопировано в любое место документа. Команда Вырезать удаляет выделенный фрагмент и переносит его в Буфер обмена. На панели инструментов Стандартная находятся кнопки команд Копировать, Вырезать, Вставить.
Варианты процедуры копирования данного из одной ячейки в другую; данного из одной ячейки в блок других ячеек, являющийся частичным столбцом или частичной строкой; данного из одной ячейки в блок других ячеек; данных их ячеек одного блока в ячейки другого блока; блока в блок.
Блоком-источником может быть любой блок таблицы или вся таблица. Размеры блока – получателя не должны быть меньше размеров блока-источника. Есть возможность копировать информацию в смежные ячейки с помощью мыши. Селектор ячеек в нижнем правом углу имеет утолщение в виде квадратика черного цвета. Указатель мыши на этом месте принимает вид черного знака плюс (+). Удерживая левую кнопку мыши, можно перетащить рамку на смежные ячейки только по горизонтали или по вертикали.
Для копирования листа книги можно использовать мышь. Для этого необходимо установить указатель мыши на ярлычке перемещаемого рабочего листа и нажать ЛКМ. Затем, удерживая левую кнопку мыши, перетащить ярлычок в нужную позицию. Во время перетаскивания указатель мыши принимает форму стрелки с листом бумаги. Если необходимо скопировать рабочий лист, то во время перетаскивания следует удерживать нажатой клавишу Ctrl.
Процедура перемещения. Для выполнения этой операции необходимо перемещаемый блок выделить и указать левый верхний адрес блока на новом месте. При перемещении блока, ячейки которого содержат данные числового или символьного типа, и на которые нет ссылок из ячеек вне этого блока, изменяются только адреса ячеек перемещаемого блока. При перемещении блока, ячейки которого содержат данные числового или символьного типа, и на которые есть ссылки из ячеек вне этого блока, изменяются адреса ячеек перемещаемого блока и модифицируются ссылки в формулах вне этого блока. При перемещении блока, ячейки которого содержат данные формульного типа со ссылками на неперемещаемые ячейки вне этого блока, адреса ссылок внутри перемещаемого блока не модифицируются.
5.7. Операции вычисления в электронной таблице MS-Excel
Вычисления в электронных таблицах производятся при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции, соединенные знаками математических операций. Формула всегда начинается со знака "=", а затем следует сама формула, состоящая из адресов ячеек, операторов, констант. В формулу можно вставлять стандартные функции из списка. Скобки в формуле позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Ссылку на ячейку можно задавать разными способами. Адрес ячейки можно ввести вручную, можно щелкнуть на нужной ячейке, можно выбрать диапазон, адрес которого требуется ввести. По умолчанию ссылки на ячейки рассматриваются как относительные. При копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, поэтому ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как не табличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, которые используют абсолютную адресацию, помечаются символом $.
Математические функции описываются с помощью операторов, например, сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень. Если в одной формуле содержится несколько операторов, то при обработке данных приоритет выполнения операций такой же, как и в математике.
Функция автосуммирования. Для быстрого подсчета сумм по строке или столбцу можно использовать автоматическое суммирование с помощью кнопки (автосумма – Σ) на панели инструментов Стандартная. После нажатия этой кнопки автоматически анализируется содержимое смежных ячеек по горизонтали или вертикали, и выбираются все ячейки до пустой. Эти ячейки получают пунктирное обрамление - блок, а в самой ячейке появляется формула, например, =СУММ(А1:А8). Клавишей Enter необходимо подтвердить ввод функции. Двоеточие означает включение всех промежуточных ячеек. Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным способом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или мастера функций.
Встроенные функции обеспечивают работу с базами данных и списками, выполнение инженерных, математических и финансовых расчетов, проверку свойств и значений, работу со ссылками и массивами и другое.
Функции можно прямо вводить в строку формул (непосредственно в ячейку) или через окно диалога, называемое Мастером функций.На панели инструментов Стандартная имеется кнопка мастера функций (fx). Для ввода функций можно также выполнить команды Вставка, Функция. Мастер функций – это диалог, состоящий из двух шагов. Шаг первый состоит в выборе функции из списка (слева – категория функции, справа – список функций). Шаг второй состоит в вводе аргументов. Аргументы можно вводить в виде адресов ячеек, например: А1:А2 или А1:А10. В правом верхнем углу находится поле Значение, в котором отражается вычисленный результат. Окно Мастера функций построено по тематическому плану. В левой части окна находятся названия групп, а в правой части – функции, принадлежащие данной группе.
5.8. Операция форматирования в электронной таблице MS-Excel
Под форматированием данных в ячейке понимается оформление содержимого ячейки или блока ячеек. Параметрами формата являются: формат представления значений; выравнивание значений внутри клетки; шрифтовое оформление; оформление границ ячейки; оформление фона ячейки; установление ширины и высоты столбцов и строк таблицы.
Основные режимы для оформления рабочих листов реализуются с помощью команд меню Формат, Ячейки... В появившемся окне диалога находится ряд вкладок для выбора режима:
Режим «Число».В диалоге справа находится список форматов: Числовой; Денежный; Дата; Текстовый и т.п.
Режим «Выравнивание».В окне диалоге находится три группы режимов: по горизонтали, по вертикали, ориентация.
Режим «Шрифт».В появившемся окне диалога находятся поля с названием шрифта, начертанием, размером, подчеркиванием.
Режим «Граница».В окне диалога можно выбрать стиль и цвет линии, а также местоположение линии относительно выделенного блока.
Режим «Вид».Выбирается заливка и узор для выделенных ячеек.
Режим «Защита». Служит для защиты ячеек или скрытия формул.
Указанные параметры форматирования можно установить также с помощью пиктограмм на панелях инструментов с предшествующим выделением объектов форматирования.
5.9. Операции оформления в электронной таблице MS-Excel
Разделительные линии сетки можно «стереть» и при воспроизведении на экране, и при выводе на печать. Можно выключить линии раздела только при печати, оставив их видимыми на экране. Эти действия можно выполнить, выбрав команды меню Сервис, Параметры, Вид. В середине окна диалога находится группа Параметрыокна. Флажок в переключателе Сетка необходимо выключить, чтобы удалить изображение разделительных линий на экране.
Другие опции вкладки Вид:
Режим «Формулы».При выборе режима вместо полученных значений в ячейках будут выводиться формулы.
Режим «Горизонтальная/Вертикальная полосы прокрутки». С его помощью производится включение /выключение полос прокрутки.
Режим «Ярлычки листов».С его помощью производится включение/выключение изображения ярлыков листов.
Существует несколько способов изменения ширины столбца и высоты строки. Для изменения ширины столбца выбираются команды Формат, Столбец, Ширина... Чтобы изменить ширину столбца с помощью мыши, необходимо установить указатель мыши на границу столбцов (между именами) и перетащить границу на необходимое расстояние. Для изменения высоты строк выбираются команды Формат, Строка, Высота. Чтобы изменить высоту строки с помощью мыши, необходимо установить указатель мыши на границу строк (между номерами) и перетащить ее на необходимое расстояние (при изменении высоты строк).
5.10. Построение графиков и диаграмм в MS-Excel
Для построения диаграмм используют кнопку «Мастер диаграмм» на панели инструментов Стандартная. В таблице следует выделить область с данными. Задать эту информацию можно и в ходе работы мастера. Выделенные объекты будут окружены мерцающей линией.
Для построения диаграммы необходимо:
- подтвердить выделенную область ячеек;
- выбрать тип будущей диаграммы;
- включить или выключить Легенду (Обозначение полученных графиков или диаграмм). В поле Название диаграммы можно ввести текст названия диаграммы, а также название осей X, Y, Z.;
- произвести щелчок по кнопке «Готово».
Диаграмма графически отображает числовые характеристики одного или нескольких объектов по одному или нескольким показателям. Можно построить круговую, кольцевую, точечную, линейную, пузырьковую, биржевую и другие типы диаграмм. Каждую из них характеризуют свои особенности.
Диаграмма выводится на рабочий лист. При необходимости, готовую диаграмму можно отредактировать.
5.11. Статистический анализ в среде MS–Excel
Программа MS–Excel предлагает широкий диапазон средств для анализа статистических данных. Используются как встроенные статистические функции, так и функции из пакета анализа, являющегося надстройкой в Excel.
Пакет анализа используется для создания гистограмм, ранжирования данных, проведения регрессионного анализа, получения основных статистических характеристик для выборки и т.п.
Для получения доступа к требуемой функции Пакета анализа необходимо активизировать команду Анализ данных из пункта меню Сервис. В появившемся диалоговом окне выбрать необходимую функцию и нажать кнопку «ОК».
В случае отсутствия команды Анализ данных в пункте меню Сервис необходимо выполнить настройку:
- выбрать команду Настройки из пункта меню Сервис;
- в появившемся диалоговом окне «Настройки» активизировать строку с названием Пакет анализа и нажать кнопку «ОК».
