Контролю подлежат документы, требующие исполнения, т.е. наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение поставленных в документе вопросов. Контролировать в организациях могут и устные распоряжения руководителя.
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя.
В организациях осуществляется контроль по существу вопроса, поставленного в документе, и за сроками исполнения. Контроль по существу вопроса осуществляется руководителем организации, структурного подразделения или конкретным лицом по их указанию. Контроль за сроками исполнения осуществляет служба документационного обеспечения, сотрудник организации, ответственный за контроль (инспектор по контролю), секретарь.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих — с даты их поступления. Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Индивидуальные сроки определяются руководителем (в резолюции или устно) или указываются в самом документе. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются в нормативных документах. Эти сроки устанавливаются индивидуально для определенных видов и категорий документов. Типовые сроки обычно ориентированы на 10 дней — например, таков срок исполнения служебных писем, телеграмм (кроме срочных, срок исполнения которых 2 дня), других документов. Более длительные сроки устанавливаются для сложных категорий документов: акты приемки — 45 дней, наряды на поставку продукции— 15 дней и т.д.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя.
Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. Контролируемый документ следует отметить знаком «К» или «АК» — автоматизированный контроль на левом поле на уровне заголовка к тексту документа.
Как правило, контроль осуществляется по контрольным экземплярам регистрационно-контрольных карточек, которые помешаются в картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Должностное лицо заполняет контрольные карточки, извещает исполнителей о наступающих сроках исполнения, выявляет и сообщает руководителю о причинах неисполнения документов в установленный срок. Оно может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов. Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения, если документ не был исполнен (последующий). Данные о ходе исполнения документов вносят в графу «Контрольные отметки» РКК. Прежние записи не зачеркивают.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения поставленных в нем задач: выполнении конкретных заданий, подготовке письменных ответов и т.п. Исполненный документ должен быть сдан в дело вместе с документом-ответом. Результаты исполнения отмечаются в письменном виде на документе, в его РКК и на экземпляре ответа, остающемся в организации. После этого документ снимают с контроля.