В деятельности любой организации возникает огромное количество различных служебных документов. Чтобы правильно распределить исполненные документы в дела, а при необходимости быстро их найти, необходим классификатор, которым является номенклатура дел организации.
Номенклатурой дел называют систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Существуют три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел организации.
Типовая номенклатура делсоставляется для определенных категорий организаций и является нормативным документом.
Примерная номенклатура делустанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный характер.
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном календарном году. Она составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации, намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основным учетным документом в делопроизводстве. Реквизиты номенклатуры дел:
— наименование организации;
— наименование вида документа
— дата;
—регистрационный номер; —место составления;
— заголовок к тексту;
— текст; — подпись;
— грифы согласования и утверждения.
Текст номенклатуры дел состоит из разделов. Чаще всего названиями разделов служат наименования структурных подразделений, например: 01 — канцелярия, 02 — плановый отдел и т.д. Названиями разделов номенклатуры дел могут быть и направления деятельности организации (01 — организация управления, 02 — планирование и т.д.), и должности руководителей и специалистов организации (01 — директор, 02 — зам. директора по УПР, 03 — зам. директора по УВР, 04 — зам. директора по АХЧ и т.д.).
Внутри разделов дела размещаются по степени важности включенных в них документов и их взаимосвязи. В начале указываются организационно-распорядительные документы, затем документы по планированию и т.д.
Каждая графа таблицы должна быть правильно оформлена.
В первой графепроставляется индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Например: 01-04, где 01 — индекс канцелярии, а 04 — порядковый номер дела «Приказы директора по основной деятельности за 1997 г.»
Во второй графе(«Заголовок дела (тома, части)») указываются заголовки дел. Заголовки дел должны четко, в наиболее полной и конкретной форме отражать состав и содержание документов дела. Они могут иметь следующие элементы:
1. Название вида дела или разновидности документа. Например, «Приказы директора по личному составу за 1997 г.», «Документы ревизий органами власти (акты, справки, докладные записки и другие)».
2. Название автора документа организации или структурного подразделения. Например, «Переписка отдела сбыта с потребителями о сбыте продукции и выполнении заказов в 1997 г.».
3. Название адресатов или корреспондентов организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы. Например, «Переписка с АО «Квант» по вопросам поставки оборудования в 1997 г.».
4. Краткое содержание документов дела. Например, «Переписка УПО с базовыми предприятиями об организации производственной практики учащихся в 1997 г.».
5. Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела. Например, «Переписка по вопросам реализации продукции с организациями Московской области».
6. Даты (период), к которым относятся документы дела. Например, «Протоколы педсоветов за 1997 г.».
7. Указание на копийность документов дела. Например, «Гарантийные письма. Копии».
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Заголовок дела, содержащего переписку, обязательно должен иметь сведения об адресате и вопросе переписки. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными организациями, последние обозначаются общим видовым названием. Например, «Переписка со школами района по вопросу комплектования групп». Не допускаются заголовки типа «Разная переписка», «Общая переписка» и т.п.
Иногда используется термин «документы», но при этом необходимо в скобках указать их разновидность. Например, «Документы ревизий финансовыми органами (акты, справки, докладные записки)».
В заголовках дел документов одной разновидности необходимо эту разновидность указать во множественном числе. Название автора документов в этом случае указывается кратко. Например, «Протоколы заседания кафедры».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год). Например, «План работы УПО на 1998 г».
Заголовок дел, не завершенных делопроизводством в текущем году, вносят в номенклатуру дел организации следующего года с тем же названием.
Графа 3, указывающая количество дел (томов, частей), заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 («Срок хранения дела и № статьи по Перечню») указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный) или другие документы.
Графа 5 («Примечания») заполняется в течение календарного года. В ней указываются названия Перечней и других документов, используемых при определении сроков хранения дел, делаются отметки о переходящих на новый год делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дела в другую организацию, делаются отметки о переносе информации с традиционного носителя на машинный (индекс машиночитаемого документа) и др.
Номенклатура дел конкретного предприятиясоставляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.
ЗАО "РАДИО НОСТАЛЬЖИ" УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор
25.12.2002 №3 Подпись И.В.Арнаутов
на 2003 г. 25.12.2002
.Ин-
декс
Заголовок дела (тома)
Кол-во дел
Срок хран.,
ст. по переч-
ню
Приме-
чание
1 . Секретариат
1-1
Устав ЗАО
пост. ст. 13
1-2
Протоколы совещаний руководства
пост. ст. 5
1-3
Приказы генерального директора
по основной деятельности
пост. ст. 6а
2. Информационная служба
2-1
Годовые планы работы
пост. ст. 13
2-2
Информационные сообщения соб. кор.
пост. ст. 5
2-3
Информационно-аналитические материалы
пост. ст. 39
2-4
Переписка с внешними организациями по вопросам совместной деятельности
5 лет ст. 44
3. Бухгалтерия
3-1
Годовой баланс
пост. ст. 105
3-2
Лицевые счета по заработной плате сотрудников
75 лет ст. 153
3-3
Контракты, договоры с организациями о размещении рекламы, другой совместной деятельности
5 лет ст. 256
4 Отдел кадров
4-1
Приказы по личному составу на сотрудников
75 лет ст. 66
4-2
Личные карточки ф. № Т-2 на сотрудников
1 картотека
75 лет ст. 339
Референт Подпись К.Ф. Розанова
Зав. архивом Подпись Л. В. Сотников
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2002 г.
Всего: 19 (Девятнадцать) дел
Референт Подпись К.Ф. Розанова
Зав. архивом Подпись Л. В. Сотников
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ