Корреспондент, дата, индекс поcтупившего документа
Краткое содержание
Резолюция или кому
Направлен документ
Отметки об исполнении
Форма журнала регистрации исходящих и внутрених документов
Дата и индекс документа
Корреспондент
Краткое содержание
Отметка об исполнении
Дата и индекс документа
Кто подписал
Краткое содержание
Отметка об исполнении
Поиск информации при журнальной форме регистрации достаточно сложен, т.к. сам документ может быть зарегистрирован в одном журнале, а ответные действия на него — в других журналах.
Наиболее распространенный способ регистрации — регистрационно-контрольные карточки, которые используют для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов, РКК можно использовать для организации контроля исполнения документов, РКК подвергаются механизированной обработке.
Количество экземпляров РКК определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.
Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 светлых тонов.
Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:
— автор (корреспондент);
— название вида документа;
— дата документа;
— индекс документа (дата и индекс поступления документа);
— заголовок документа или его краткое содержание;
— резолюция;
— срок исполнения;
— отметка об исполнении.
В графе «Корреспондент» указывают название организации, из которой поступил документ (при регистрации входящих документов) или название организации, в которую направляется документ (при регистрации исходящих документов).
На РКК заносится дата и регистрационный номер документа, присвоенный ему автором, а на входящих документах — входящий регистрационный номер и дата поступления документа в организацию. При этом данные заносятся и в регистрационный штамп, проставляемый на входящих документах в правом нижнем углу.
В графе «Краткое содержание» может быть указан вид документа и заголовок к тексту, который отражает содержание документа. Иногда в этой графе указывают и должностное лицо, подписавшее документ.
В графе «Резолюция» указывают содержание поручения, исполнителя, автора резолюции и дату. Эта графа в РКК заполняется после просмотра документа руководителем организации. Если документ не просматривался руководителем, то в графе указывают структурное подразделение и должностное лицо, которому документ был передан для исполнения. Иногда в этой графе исполнитель расписывается в получении документа.
В графе «Отметка об исполнении» делается запись о решении вопроса по существу, указывается дата и индекс ответного документа или контрольная отметка о том, когда, кем и как был решен вопрос. Здесь же указывают номер дела, в которое исполненный документ будет подшит для хранения.
На оборотной стороне РКК делаются отметки о ходе контроля за сроками исполнения документа.
После сдачи РКК в архив заполняется последняя графа, в которой указываются данные о месте хранения документа в архиве.
Состав обязательных реквизитов РКК в случае необходимости может быть дополнен, в карточке могут быть указаны:
— исполнители;
— расписка исполнителя в получении документа;
— ход исполнения;
— приложения и др.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны РКК определяется самой организацией.
Для регистрации документов в организации в настоящее время используется вычислительная техника и копировальные аппараты.
В автоматизированной информационно-поисковой системе регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.
На базе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях, формируются информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС.
Из регистрационно-контрольных карточек формируются различные справочные картотеки: справочные, контрольно-справочные, картотеки к приказам и др. Такие картотеки можно использовать и для контроля за сроками исполнения документов