С точки зрения системного подхода организация рассматривается как целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, в свою очередь связанных с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод управленческого воздействия определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими положение организации в данный момент и влияющими на неё.
Части системы внутри организации, отличные от внешнего окружения, являются внутренними переменными.
Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми менеджером, т.е. являются результатом его управленческих решений. Внутренняя среда организации – это динамичное явление, поэтому факторы внутренней среды рассматриваются как переменные (то есть в их развитии).
Внутренняя среда – это взаимосвязанная совокупность элементов, выделенная из внешней среды и объединенная единством цели или общими правилами поведения. Внутренняя среда каждой организации характеризуется следующими свойствами:
целостность, то есть взаимосвязь и взаимодействие между отдельными составляющими внутренней среды организации;
взаимодействие внутренних переменных и преобразование входящих извне ресурсов (материальных, финансовых, трудовых, информационных и пр.) в желаемые конечные состояния, имеющие значения во внешней среде;
сложность, то есть наличие во внутренней среде организации нескольких подсистем – социальной, производственно-технической, информационной, экономической, маркетинговой, которые находятся в тесном взаимодействии;
наличие границ – то есть пунктов обмена энергией, информацией и ресурсами с внешней средой;
производительность (результативность), определяемая как отношение объема выходного продукта к затратам, где количество входов должно быть меньше, чем количество выхода, то есть внутренняя среда должна давать приращение.
Внутренняя среда организации характеризуется составом входящих в нее элементов и взаимосвязями между ними. Внутренняя среда пронизывается организационной культурой, которая является ее интегрированной характеристикой и отражает систему ценностей, культивируемые нормы деловых взаимоотношений и поведения внутри организации и во взаимодействии с организациями внешней среды.
Основными переменными внутренней среды организации являются: цели, структура, задачи, технология и люди.
Помимо внутренних переменных выделяют подсистемы внутриорганизации: производство, маркетинг, персонал, финансы, инновации, собственно управление.
1. Цели. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, что они не могут выполнить индивидуально.Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Цели характеризуются многообразием.
Простая формальная организация всегда имеет хотя бы одну общую цель. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей. Цель любой организации – преобразование ресурсов для достижения результатов. Помимо этой цели могут ставиться и другие: максимизация прибыли, выход из кризисной ситуации, повышение благосостояния собственников и т.д.
Кроме общей цели организации можно выделить цели подразделений, цели рабочих мест. Например:
- производство: полное использование оборудования, снижение издержек, повышение качества и т.д.;
- маркетинг: наиболее полное удовлетворение потребностей потребителей и .т.
Задача руководителя: скоординировать работу подразделений с учетом необходимости увязки их целей с целью всей организации.
2. Структура организации — это логичное взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Эта конструкция включает коммуникации и каналы власти между различными административными службами.
Цель определяет структуру. Главная функция организационной структуры - обеспечение контроля и координация.
Структура управления характеризуется:
- числом уровней иерархии (вертикальное разделение труда, основная функция управления – функция контроля) и диапазоном контроля (число лиц, подчиненных одному руководителю);
- необходимостью координации.
- разделением труда и специализацией (закрепление работы за конкретными исполнителями);
При вертикальном разделении труда выделяют три уровня управления:
1. Руководители высшего звена (топ-менеджеры) отвечают за принятие важнейших для всей организации решений: постановку глобальных задач, формирование стратегии развития и внутренних ценностей организации (президент компании, директор, зам. директора). Их работа характеризуется высоким уровнем ответственности, высокой ценой их решений, личным влиянием на организацию, напряженным темпом работы, рабочий день не имеет четкого завершения.
Сильные руководители высшего звена накладывают отпечаток своей личности на облик всей компании.
2. Менеджеры среднего уровня - это руководители служб, структурных подразделений, начальники отделов и т. п. Они координируют и контролируют работу руководителей низового звена. Самый нестабильный слой. Значительную часть их рабочего времени занимает общение.
Главная задача среднего звена менеджеров заключается в нахождении правильных методов решения поставленных задач. Средний уровень менеджеров также участвует в составлении планов и постановке задач для своих подразделений, а иногда и для организации в целом.
В последнее время этот уровень управления проявляет тенденцию к расширению. Возрастает его значимость. Вместе с тем, этот уровень проявляет тенденцию к противодействию изменениям в орг. структуре.
3. Руководители низового звена (операционные менеджеры) – находится непосредственно над исполнителями (мастер, зам. начальника отдела). Основная часть их рабочего времени приходится на работу с людьми, межличностные отношения и принятие решений, связанных с техническим исполнением, а также – обеспечение среднего звена информацией о ходе выполнения заданий. Они отвечают за использование выделенных им ресурсов.
