Команда Промежуточный итог может осуществлять вывод как промежуточных, так и общих итогов в списке. Кроме того, эта команда отображает список в виде структуры, что позволяет разворачивать разделы простыми щелчками мышью.
Включение промежуточных итогов в список производится следующим образом:
1. Отсортировать список по тому столбцу, по которому хотите подвести итоги по возрастанию или по убыванию.
2. Выделить любую ячейку в списке и выполнить команду Данные®Структура®Промежуточный итог.
3. Выбрать из раскрывающегося списка «При каждом изменении в» группу, для которой определяются промежуточные итоги. Это должен быть тот же столбец, по которому сортировался список.
4. В списке "Операция" выберите требуемую функцию, которая может быть использована для вычисления промежуточных итогов.
5. В списке "Добавить итоги по" установите флажок перед заголовком столбца, по которому необходимо выполнить расчет промежуточного итога.
6. ОК.
В результате выполнения команды список отображается на экране в виде структуры.
С левой стороны списка расположены кнопки со значками "-" и "+". Если щелкнуть указателем мыши на кнопке "-", записи в группе будут сворачиваться, а если щелкнуть на кнопке "+", то записи в группе будут разворачиваться.
Установка некоторых флажков (Заменить текущие итоги, Конец страницы между группами, Итоги под данными) позволяет вычислять итоги по нескольким столбцам, однако необходимо не забывать снять ненужные флажки
Для завершения работы с командой "Итоги" необходимо щелкнуть на кнопке "Убрать все" в окне "Промежуточные итоги".
Сводными называются вспомогательные таблицы, которые содержат часть данных анализируемой таблицы, отобранных таким образом, чтобы зависимости между ними отображались наилучшим образом. Они являются мощным средством по работе с базами данных, так как полезны как для анализа, так и для обобщения информации, хранящейся в базе данных, на рабочих листах, во внешних файлах.
Сводные таблицы создаются на основе области таблицы, целой таблицы или нескольких таблиц. Сводную таблицу можно использовать в качестве источника данных для новой сводной таблицы.
Сводные таблицы являются динамическими объектами, позволяющими выводить информацию с различной степенью детализации.
Существует два варианта построения сводных таблиц: с помощью Мастера сводных таблиц и диаграмм и с использованием вкладки Вставка, группа Таблицы, кнопка Сводная таблица. Чтобы приступить к работе с Мастером создания сводных таблиц, необходимо добавить кнопку вызова мастера на панель быстрого запуска. Для этого необходимо:
· Щелкнуть по вкладке Файл, выбрать Параметры, Панель быстрого доступа.
· Зайти в раздел Настройка панели быстрого доступа, для параметра «Выбрать команды из» указать вариант Все команды.
· В списке отыскать команду Мастер сводных таблиц и диаграмм. Щелкнуть по ней левой кнопкой мыши и нажать кнопку Добавить.
· В окне Параметры Excel нажать кнопку ОК.
Построение сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц или диаграмм происходит в три шага:
· На первом шаге указывается источник данных для построения сводной таблицы или диаграммы и, непосредственно, что будем строить – сводную таблицу или диаграмму.
· На втором шаге определяется диапазон исходных данных. В зависимости от того, какой вариант был выбран на предыдущем шаге, вид окна на шаге 2 будет изменяться. Если выбран вариант В списке или базе данных Microsoft Office Excel, то в параметре Диапазон надо указать диапазон данных, расположенных на открытом рабочем листе. Если необходимо указать внешний источник данных (в данном случае может выступать и файл), то нажать кнопку Обзор и выбрать необходимый источник.
Если перед запуском Мастера сводных таблиц на экране находился список, то Excel может автоматически его выделить. В противном случае надо выделить данные списка при помощи мыши (включить в выделение и заголовки столбцов).
По окончании выбора необходимых параметров нажать кнопку Далее и перейти на 3 шаг.
· На третьем шаге следует указать место расположения сводной таблицы. Можно выбрать один из двух вариантов – новый лист (сводная таблица будет создана на новом рабочем листе) и существующий лист (в этом случае следует указать ячейку, начиная с которой будет вставлена сводная таблица – для этого достаточно щелкнуть по нужной ячейке левой кнопкой мыши).
После выполнения всех шагов мастера надо произвести настройку сводной таблицы.
Построение сводной таблицы с помощью команды вкладки Вставка:
· Зайти на вкладку Вставка, группа Таблицы и выбрать команду Сводная таблица. Откроется окно, в котором надо указать параметры для построения сводных таблиц.
Выбрать таблицу или диапазон – в этом случае надо указать диапазон рабочего листа или таблицу.
· Использовать внешний источник данных – в этом случае нажать кнопку Выбрать подключение и выбрать необходимый вариант.
· На новый лист, на существующий лист – указать место, куда будет помещена сводная таблица.
· Нажать кнопку ОК. Далее настроить сводную таблицу.
После создания сводной таблицы с помощью мастера или с помощью вкладки Вставка необходимо настроить сводную таблицу. Для этого в окне появляется новая панель Список полей сводной таблицы и область, куда будет помещена сводная таблица.
Рассмотрим панель Список полей сводной таблицы:
· Выберите поля для добавления в отчет - Расположен список полей исходной таблицы. Можно перетащить поля данного списка в один из четырех описанных ниже списков. Установив/сняв галочку напротив названия необходимого поля, можно добавить/убрать поле в сводную таблицу.
· Фильтр отчета – в этот список перемещаются поля, по которым будут фильтроваться данные отчета. За счет этого поля создается многомерность отчета.
· Названия столбцов – в данный список стоит перемещать поля, значения которых будут располагаться в названиях столбцов сводной таблицы.
· Названия строк – в данный список стоит перемещать поля, значения которых будут располагаться в названиях строк сводной таблицы.
· Значения –помещаются поля, значения которых будут отображаться на пересечении строк и столбцов сводной таблицы. В поле Значения можно указать формулу для отображения данных, указав числовой формат (Используя параметры полей значений).
В окне Параметры поля значений можно изменить имя параметра, указав необходимое значение в поле Пользовательское имя. Вкладка Операция позволяет указать, как будут вычисляться поля значений таблицы. Для этого достаточно выбрать нужный вариант из списка. Во вкладке Дополнительные вычисления можно указать тип дополнительных вычислений и в зависимости от выбранного варианта указать поле и конкретный элемент поля для вычислений.
Во всех четырех списках с полями, по которым формируется сводная таблица, значения похожи на кнопки и выделены желтым цветом. Если щелкнуть по одному из значений, появится раскрывающийся список, в котором можно изменить порядок записей (если в списке несколько записей), переместить запись в другой список, удалить запись из списка или открыть окно параметров поля.
Для полей, находящихся в списках Названия столбцов, Названия строк, Фильтр отчета настройка параметров поля осуществляется с помощью двух вкладок. Вкладка Промежуточные итоги и фильтры дает возможность настроить параметры фильтрации данных. Вкладка Разметка и печать позволяет указать параметры для формирования макета таблицы, включить отображение пустой строки после подписей, включить отображение пустых элементов, при необходимости, включить добавление разрыва страницы после каждого элемента.
