Снабжение (Purchasing) (определение APICS) - это термин, используемый в промышленности и управлении для обозначения функции и ответственности за заказ основных и вспомогательных материалов (materials), расходных материалов (supplies) и услуг (services).
Классификация приобретаемых объектов
• Оборудование и специальные услуги (custom equipment and services)
– отдел снабжения играет вспомогательную роль
– данные приобретения не носят оперативного характера, каждое из них требует обычно детальной предварительной проработки, на каждое составляется отдельный контракт
• Стандартные офисные, вспомогательные производственные поставки и услуги (standard office, maintenance, and manufacturing supplies and services)
– в основном это номенклатурные позиции класса C, легко доступные по первому запросу
– после нахождения надежного поставщика, устраивающего по качеству и цене, снабжение становится рутинной функцией
– периодически (обычно на ежегодной основе) проводится оценка деятельности поставщика, при необходимости он меняется
• Основные материалы, комплектующие изделия и прочие поставки, используемые для производства основной продукции (materials, components, and supplies consumed in producing a product)
– определение размеров и сроков выполнения заказов должно быть тесно увязано с планом производства
– составляют большую долю текущих затрат
– предмет отдельной заботы: запасные части к технологическому оборудованию
Примерный алгоритм процесса снабжения
• Выявление потребности
– важен характер потребности и тип товара (см. далее)
• Описание потребности
– рекомендуется придерживаться некоторых основных правил (см. далее);
– для более качественного описания потребности и принятия адекватных решений применяют методы функционально-стоимостного анализа (value analysis) (сопоставление важности выполняемой номенклатурной позицией функции со стоимостью исполнения этой функции)
• Определение и оценка потенциальных источников поставки
– среди них могут встречаться как уже испытанные поставщики, так и новички
• Подготовка заявок для получения коммерческих предложений (bids) и квот (quotes)
• Оценка коммерческих предложений и квот
– возможные критерии оценки: цена, условия поставки (длительность цикла поставки, точка передачи груза, режим транспортировки, требования к минимальному объему отгрузки, партионность поставки и др.), условия оплаты (скидки, срок оплаты), входит ли поставщик в число «испытанных» или нет, другие критерии
• Выбор поставщика
– может быть двухступенчатой процедурой, с предварительным формированием критериев оценки и выбора поставщиков и ранжированием их по категориям
Примерный алгоритм процесса снабжения (продолжение)
• Переговоры по условиям договора (контракта)
• Подготовка и подписание договора (заказа на закупку) (некоторые важные реквизиты договора (заказа), о которых стоит упомянуть отдельно: адрес плательщика (bill-to); адрес грузополучателя (ship-to); график поставок (если уместен); цена и условия платежа; скидки; номер номенклатурной позиции заказа по версиям и поставщика, и покупателя; прочие)
• Отслеживание исполнения заказа и/или ускорение его выполнения (при необходимости):
– рекомендуется осуществлять мониторинг исполнения заказа поставщиком на регулярной основе на протяжении всего его жизненного цикла
– при приеме поставки и контроле:
• сверка сопроводительных документов на груз с заказом на закупку
• оценка наличия видимых дефектов груза
• контроль качества поступившего груза (inspection & quality control)
– рассмотрение счета-фактуры и подтверждение оплаты
• сверка сопроводительных документов и заказа на закупку со счетом-фактурой, с целью выявления их расхождений с заключенным договором
– ведение данных о заказе
Типы заказов на закупку
• Простой заказ на закупку (purchase order) - заказ на закупку одной или нескольких номенклатурных позиций; каждый заказ проходит полный жизненный цикл, включая механизм подтверждения и одобрения (авторизации) заказа
• Долгосрочный контракт (blanket purchase order) - содержит ту жу самую основную информацию, что и простой заказ, однако не содержит сведений о сроках и объеме поставок. Отгрузка поставщиком производится в рамках долгосрочного контракта по запросу покупателя (иногда трактуемому как простой заказ на закупку), содержащему сведения о сроках и объемах. Позволяет снизить издержки снабжения, применяется в основном для недорогих регулярно потребляемых изделий. Возможны следующие варианты:
– общий объем поставок в натуральном выражении зафиксирован, и тогда каждая отгрузка уменьшает оставшееся к поставке количество
– общий объем поставок в натуральном выражении не зафиксирован
• График поставок (supplier schedule) - долгосрочный контракт, для которого указаны точные сроки и объемы поставок в течение длительного периода времени
• Системные контракты (system contracts) - модификация долгосрочных контрактов. Клиент может, например, просто заказывать поставку по телефону на основании каталога поставщика. Минимизируются затраты на обработку документов, например, упаковочный лист (packing slip) может одновременно служить и в качестве счета-фактуры
График поставок
Дает возможность поставщику иметь исчерпывающую информацию не только о уже подтвержденных и согласованных с ним заказах, но и о плановых заказах на закупку в будущем. Это позволяет ему улучшить свою работу, так как вместо прогнозов сбыта он может опираться на более точные данные.
