Для составления писем используется специальный бланк письма. В письмах название вида документа не указывается. Письмо оформляется как минимум в двух экземплярах.
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата»; «номер»; «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (если письмо является ответом); «заголовок к тексту», изложенный одной фразой и отвечает на вопрос «О чем?».
В письмах правильно должны быть указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, фамилия и инициалы, почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.
Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.
Начала письма может иметь следующие варианты обращения:
· «Уважаемый Владимир Николаевич!»;
· «Господин Зорин!»;
· «Игорь Леонидович!»;
· «Уважаемый г-н Зорин».
· «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
Большинство писем продолжаются далее словами:
· «В связи с….»;
· «Согласно контракту от…№..»;
· «Нами рассмотрены Ваши предложения»;
· «В соответствии с Вашей просьбой…» и т.д.
В письмах используют следующие формы изложения:
· От первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
· От первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
· От третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).
В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:
Отправка документа
· Отправляем Вам…
· Направляю Вам…
· Высылаем Вам…
Напоминание
· Напоминаем Вам, что…
· По истечении….срока предложение нашей фирмы теряет силу.
Подтверждение
· Концерн…подтверждает получение…
· Подтверждаю, что партия ТНП получена…
Извещение
· Сообщаем Вам, что…
· Ставлю Вас в известность, что…
· Извещаем Вас, что….
Вводные слова и обороты позволяют придать деловому письму различные оттенки. Например, если фразу: «Мы не можем заключить контракт с Вашей фирмой…» дополнить словами «К сожалению», то отказ звучит не столь категорично и оставляет шанс для дальнейшего сотрудничества.
Письма могут быть заканчиваться фразами:
· «Надеемся , что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;
· «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;
· «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»
· «С уважением» и т.д.
При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма.
Образец письма
_____________________________
наименование учреждения
_____________________________
наименование должностного лица
_____________________________
инициалы, фамилия должностного лица
_____________________________
адрес учреждения
Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.
Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).
В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1).
Если компания мало известная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например: «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т.д.
Над именованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номер телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2).
Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.
Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, например: Ref: MS/АР/101, где Reference (Ref) – ссылка; MS – инициалы автора, АР – инициалы секретаря или исполнителя, 101 – порядковый номер документа.
Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма.
Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом, например: 17 August 2011.
Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.
Адресат получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:
· Имени и фамилии получателя;
· Наименования компании;
· Номер дома, улицы;
· Города, почтового округа (индекса);
· Страны.
Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке – указании конкретного лица, например: Attention: Mr.J.Moore, проставляемый после адресата.
При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», то есть без запятых и точек.
Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адресата четыре межстрочных интервала.
Деловое письмо начинается со слов «Dear…». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:
· Dear Sir – если имя получателя неизвестно;
· Dear Madam – если имя получателя неизвестно;
· Dear Mr Neit – господину, имя которого известно;
· Dear Mrs Fella – замужней женщине;
· Dear Miss Jones – незамужней женщине;
· Dear Ms Morrison – замужней или незамужней женщине.
Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок – необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок печатается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам.
Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля, так и с отступом начала каждого абзаца. Текс письма обычно не превышает одной страницы.
Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.
Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш).
Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам).
Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.
После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке – должность лица, подписывающего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.
Если к письму имеется приложение (реквизит 11).
При направлении копий письма нескольким адресатам указывается фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12).
