Деловая переписка – неотъемлемое средство связи между организациями.
Деловое (или служебное) письмо - обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.
К категории деловых писем относятся также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.
Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они пересылаются также с помощью факсимильной связи и электронной почты.
Письма классифицируются по функциональному призраку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т.д.
Классификация по функциональному признаку:
— Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, которые носят распорядительный характер.
— В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок.
— Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее сообщений или оговоренных условий.
— Оферта – письменное предложение одного лица (оферта) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.
— Рекламация - коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и возмещения убытков. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.
— Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо является средством контроля за движением документов и материальных ценностей.
— Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.
— Письма-извещения - письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».
— Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах может говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
— Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем исполнении.
— Информационные письма – это письмо-извещение, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большей значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывается руководителем организации.
— Письма-приглашения могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.
— Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров и услуг. В письме должна быть приведена четкая и полная информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.
— В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководителю организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.
По структурным признакам – письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким – либо нормативным документом. Нерегламентированные (нестандартные) письма представляет собой текст, реализованный в виде формально-логичного изложения или этикетного текста.
По месту составления – письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправленную (исходящую) корреспонденцию.
По способу фиксации информации – письма бывают рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.
По срокам исполнения – письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.
По степени сложности – письма классифицируются на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, а в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности – различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и.др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.
По степени обязательности –письма бываютинформационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организации, и директивные – обязательные для исполнения.
По степени хранения –письма делятся на письма постоянного и временного хранения. Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
