- используемые при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, предназначенных для продажи;
- используемые для управленческих нужд организации.
Производственные запасы, являясь предметами труда, обеспечивают со средствами труда и рабочей силы производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.
В зависимости от роли, которую играют производственные запасы в процессе производства, их подразделяют на следующие группы:
- сырье и основные материалы;
- вспомогательные материалы;
- покупные полуфабрикаты;
- отходы производства;
- топливо;
- тара и тарные материалы;
- запасные части;
- инвентарь и хозяйственные принадлежности.
Оценка материалов. Для правильной организации учета материально-производственных запасов на предприятиях разрабатывается номенклатура — ценник. Номенклатура — систематизированный перечень наименований материалов, запасных частей, топлива и других, используемых на данном предприятии. Каждому наименованию материалов присваивают числовое обозначение — номенклатурный номер.
В номенклатуре-ценнике указываются учетная цена и единица измерения материалов.
Согласно СБУ №2 «Запсы» материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, включающей в себя суммы фактических затрат, связанных с их приобретением и доставкой.
Фактическую себестоимость материалов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости (платежные документы поставщиков материалов, за перевозку, погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы).
Движение материалов происходит на предприятии ежедневно, и документы на приход и расход должны оформляться своевременно. Большинство предприятий ведут текущий учет по твердым учетным ценам. Ими могут быть плановые либо средние покупные цены.
В случае использования в текущем учете покупных (договорных) цен по окончании месяца рассчитывают суммы и процент транспортно-заготовительных расходов для доведения их до фактической себестоимости.
При использовании плановых цен ежемесячно рассчитывают суммы и проценты отклонений фактической себестоимости от плановой.
Предприятие при выборе учетной политики на предстоящий год может предусмотреть один из следующих методов оценки материалов, списываемых на производство:
• по средней (средневзвешенной) себестоимости;
• по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);
Средняя себестоимость определяется по каждому виду (группе) запасов как частное от деления общей стоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в отчетном месяце.
Этот способ оценки материальных ресурсов является традиционным для отечественного учета.
При методе ФИФО производственные запасы списываются на производство последовательно в порядке их поставок на предприятие по принципу: «первая партия на приход — первая в расход». Это означает, что независимо от того, какая партия отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене первой закупленной партии, затем второй и т. д.
Преимущество метода в том, что он позволяет получать в остатке суммы материальных ценностей по ценам последних по времени закупок, наиболее близко совпадающих с текущей рыночной стоимостью.
Документальное оформление движения материалов. Для учета движения материалов используется типовая документация.
Материальные ценности на предприятие доставляет экспедитор на основании выданной ему доверенности.
Принимая ценности от поставщика и транспортной организации, он особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждения требует проверки.
В случае обнаружения недостачи или порчи груза составляется коммерческий акт, который дает право на предъявление претензий поставщику или транспортной организации.
Поступление материалов на склад оформляют следующими документами:
• приходный ордер (ф. М-4);
• акт о приемке материалов (ф. М-7).
При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие их фактического количества данным документов поставщика и, если расхождений нет, выписывает приходный ордер на все количество поступившего груза в одном экземпляре в день поступления материалов.
Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов (неотфактурованные поставки) и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика.
Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации.
Акт составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета суммы недостачи или излишков; второй передается в отдел маркетинга для предъявления претензии поставщику.
Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую выписывает грузоотправитель в четырех экземплярах:
• первый служит основанием для списания материалов у грузоотправителя;
• второй — для оприходования материала получателем;
• третий — для расчетов с автотранспортной организацией;
• четвертый — для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.
Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступившего груза с данными накладной. При наличии расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.
Поступление на склад отходов производства, а также внутреннее перемещение оформляют требованием-накладной (ф. М-11), которую выписывают в двух экземплярах цехи-сдатчики.
Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуют на основании акта об оприходовании материальных ценностей.
Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования, количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца.
Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.
Расход материала со склада на производственные и хозяйственные нужды оформляют следующими документами:
• лимитно-заборной картой (ф. М-8);
• требованием-накладной на отпуск материалов (ф. М-11);
• накладной на отпуск материалов на сторону (ф. М-15). Лимитно-заборная карта выписывается отделом маркетинга на один или несколько видов материалов, относящихся к определенному производственному заказу, в двухэкземплярах. Один экземпляр передают на склад, другой в цех — получателю. Кладовщик записывает количество отпущенного материала в обеих картах, и сразу определяется остаток лимита. Расчет потребности необходимых видов материала для выполнения программы осуществляет планово-производственный отдел.
Лимитно-заборные карты используют при постоянном, систематическом отпуске материалов.
Для оформления однократного отпуска материалов на хозяйственные нужды используют требования-накладные на отпуск материалов. Их выписывают в двух экземплярах, один передается цеху-получателю, другой — складу.
Отпуск материалов сторонним организациям оформляют накладной на отпуск материалов на сторону.Ее выписывает отдел сбыта в двух экземплярах на основании договоров. Один экземпляр остается на складе, другой передается получателю.
При перевозке материалов автотранспортом выписывается товарно-транспортная накладная.
Синтетический учет материалов. Синтетический учет наличия и движения материальных ресурсов ведут на счете 211«Материалы». Счет активный, сальдовый, инвентарный.
Остатки материальных ценностей и их приход записывают по дебету счета 211, расход и отпуск — по кредиту счета в суммах фактической себестоимости.
В дебет счета 211 относят все затраты по их приобретению (покупная стоимость материалов, наценки снабженческих организаций, транспортные услуги, таможенные пошлины и др.) с кредита счетов по учету расчетов. Учетным регистром по сч. 211 является журнал-ордер №10 и ведомость №10.
Учет производственных запасов на складе. Порядок учета материально-производственных запасов на складе и в бухгалтерии зависит от метода их учета.
Существуют следующие методы учета производственных запасов:
• количественно-суммовой;
• с помощью отчетов материально ответственных лиц;
• оперативно-бухгалтерский (сальдовый).
Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский. Он предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов и осуществляется в карточках складского учета материалов (ф. М-17). Карточки открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом.
По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер и регистрирует его в карточке учета материалов в графе «Приход».
На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований) в карточке регистрируется расход материала.
В карточке после каждой записи выводится остаток.
Кладовщик в установленные графиком сроки сдает в бухгалтерию первичные документы и составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся.
По состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомость учета остатков материалов (ф. М-14).
Типовая форма № М-14
Ведомость учета остатков материалов на складе за 200_г. Материально ответственное лицо
№
п/п
Материалы
Номенклатурный номер
Ед. измерения
Цена, руб. коп.
Остаток на 1 января
Остаток на 1 февраля
Кол-во
Сумма
Кол-во
Сумма
Всего по складу
Типовая форма № М-13
Реестр № сдачи документов по приходу за 14—16 января 200_г.
по складу
Номер группы материала или номенклатурный номер
Количество документов
Номера первичных документов
Сумма,
руб.
121—123 310—316
Всего: принято 10 (десять) документов
(цифрами, прописью).
Принял
__ января 20__г.
Сдал кладовщик____________
Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца.
Работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на карточках.
Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие:
• оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек учета материалов, которые ведутся материально ответственными лицами;
• систематический контроль работниками бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов данным текущего складского учета;
• осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии вычислительной установки — также в разрезе номенклатурных номеров;
• систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.
Учет материалов в бухгалтерии. Первичные документы по движению МПЗ со складов поступают в бухгалтерию.
Все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида МПЗ записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе синтетических счетов и субсчетов.
Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый метод учета материалов. При этом методе не реже одного раза в неделю работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках.
В конце месяца заведующий складом переносит количественные данные об остатках на первое число по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомости учета остатков материалов.
В бухгалтерии остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.
При сальдовом методе учета поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По данным картотеки документов составляются групповые оборотные ведомости в суммовом выражении по каждому складу.
Данные этих ведомостей сверяются со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.
Учет транспортно-заготовительных расходов. Транспортно-заготовительные расходы входят в фактическую себестоимость материалов. К ним относят расходы на приобретение материалов, кроме их покупной стоимости.
Ежемесячно бухгалтерия определяет сумму транспортно-заготовительных расходов, представляющую собой разницу между фактической себестоимостью материалов и стоимостью их по учетной цене.
Основанием для расчетов служат данные ведомости № 10 «Движение товарно-материальных ценностей».
Суммы транспортно-заготовительных расходов распределяются между израсходованными и оставшимися на складе материалами пропорционально стоимости материалов по учетным ценам. С этой целью определяют процент транспортно-заготовительных расходов, а затем умножают его на стоимость израсходованных материалов и оставшихся на складе. ТЗР учитывают на сч. 211 или сч.816 «Отклонения»
Процент транспортно-заготовительных расходов определяют по формуле:
% ТЗР =
Сумма ТЗР Сумма ТЗР
на начало + по поступившим материалам месяца за месяц
*100%
УЦн + УЦп
где УЦн— стоимость материалов на начало месяца по учетной цене;
УЦп— стоимость поступивших в течение месяца материалов по учетной цене.
Пример расчета сумм и процента транспортно-заготовительных расходов материалов
Содержание операций
Оценка материалов
ТЗР (отклонение)
по договорным
ценам
по фактической себестоимости
Фактическая себестоимость — договорная цена
Остаток на начало месяца
31 000
1 000
Поступило за отчетный месяц
1 370
Итого поступило с остатком
Процент транспортно-заготовительных расходов
2370 : 56750 х 100 = 4%
Израсходовано в отчетном месяце:
- на изготовление продукции
- на ремонт здания цеха
- на общехозяйственные нужды
19600 x 4% = 784
8 270 х 4% = 331
4 640 х 4% = = 186
Итого расход
1 301
Остаток на конец месяца
1 069
Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками. Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров.
Предприятия-поставщики одновременно с отгрузкой высылают покупателю расчетные документы (платежное требование, счет-фактуру), товарно-транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы поступают в отдел маркетинга предприятия. Там проверяют правильность их заполнения, соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов(ф. № M-l), акцептуют их, т. е. дают согласие на оплату.
После регистрации платежные документы получают внутренний номер и передаются в бухгалтерию для оплаты, а квитанции и товарно-транспортные накладные передаются экспедитору для получения и доставки материалов.
С этого момента у бухгалтерии предприятия возникают расчеты с поставщиками. По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку с расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия-поставщика.
Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей ведут на сч.521«Краткосрочные обязательства по торговым счетам» и сч. 221 «Крактосрочная дебиторская задолженность по торговым операциям».
Счет 521 пассивный, сальдовый, расчетный.
Сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия поставщикам и подрядчикам по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам:
• оборот по кредиту — суммы акцептованных счетов поставщиков за отчетный месяц;
ü акцептованным счетам и др. расчетным документам, срок оплаты которых не наступил,
ü по неоплаченным в срок расчетным документам и по неотфактурованным поставкам.
Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей ведут в журнале-ордере № 6. Это комбинированный регистр аналитического и синтетического учета. Аналитический учет в нем организуется в разрезе каждого платежного документа, приходного ордера, приемного акта.
В течение отчетного месяца бухгалтерия предприятия получает платежные документы поставщиков, акцептованные отделом маркетинга, принимает приходные ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов предприятия. Это позволяет заключить расчеты, закончить их ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств.
Открывается журнал-ордер № 6 суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца.
Заполняется журнал-ордер № 6 на основании акцептованных платежных требований, счетов-фактур, приходных ордеров, актов о приемке материалов, выписок банка.
Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а по платежным требованиям-поручениям — в разрезе видов материалов (основные, вспомогательные, топливо и т. п.). Сумма претензий записывается на основании актов.
По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.
Журнал-ордер № 6 ведут линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу.
Если материальные ценности поступили на предприятие без платежного документа — такие поставки называют неотфактурованными.
Поставки, по которым предприятие акцептовало платежные документы, а материальные ценности на склад по ним еще не поступили, называют материалами в пути.
Предприятия пользуются также услугами поставщиков воды, газа, подрядчиков ремонтных работ и др. По этим расчетам за услуги ведется отдельный журнал-ордер № 6.
Счет 221 активный, сальдо по дебету отражает остаток непогашенной краткосрочной дебиторской задолженности на начало месяца, оборот по дебету – образование краткосрочной дебиторской задолженности по торговым счетам, по кредиту – погашение задолженности по торговым операциям. Учетным регистром по сч. 221 является журнал-ордер №10 и ведомость №8.
Аналитический учет ведут по каждому дебитору, сроком образования и погашения дебиторской задолженности.
По окончании месяца показатели обоих журналов-ордеров суммируют для получения оборотов по сч.521 и 221 и переноса их в Главную книгу.
Инвентаризация материальных ценностей. Предприятия должны проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей:
• не менее одного раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете;
• при смене материально-ответственных лиц;
• при стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи имущества;
• при реорганизации или ликвидации организации.
Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении.
Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационной комиссией, состоящей из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя предприятия при обязательном участии материально-ответственного лица.
Складские операции в момент инвентаризации не производятся.
Заведующий складом дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия.
При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально-ответственных лиц осуществляет подсчет, взвешивание каждого вида материалов и полученные результаты записывает в инвентаризационную опись.
Опись подписывают члены комиссии и материально-ответственное лицо.
Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительной ведомости, в которой фактические данные описей сопоставляются с учетными данными.
Комиссия устанавливает характер, причины выявленных расхождений или порчи материалов и определяет порядок регулирования разниц и возмещения потерь.
Независимо от причин возникновения все недостачи производственных запасов по фактической себестоимости списывают с кредита счета 211. Недостачи материалов в пределах норм естественной убыли списывают на издержки производства или обращения. Недостачи сверх норм естественной убыли, потери от порчи, а также похищенные ценности списывают на счета виновных лиц. Некомпенсируемые потери материальных ценностей от стихийных бедствий относятся на финансовые результаты хозяйственной деятельности организации. Когда конкретные виновники не установлены, недостачи относят в состав прочих расходов. Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с отнесением суммы на доходы организации.
