Документальное оформление операций по движению материалов. Учет материалов на складе.

Для оформления операций по движению материалов используются унифицированные формы первичной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ №71а от 30.10.1997г. в редакции от 21.01.2001г.:

форма N М-2, М-2а «Доверенность»

Выдается представителю предприятия (экспедитору) для предъявления поставщику при получении материалов. В доверенности указывается перечень материалов, кому выдана доверенность, подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью, присваивается порядковый номер. По использованным доверенностям в бухгалтерию предоставляются документы, что материалы сданы на склад предприятия лицом получившим доверенность. Не использованные доверенности гасят штампом «НЕ ИСПОЛЬЗОВАНО» и сдают в бухгалтерию на следующий день по окончанию срока доверенности. Если экспедитор при приемке материалов от транспортной организации обнаружит недостачу, либо повреждение и порчу материалов, составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий поставщику или транспортной организации.

форма N М-4 «Приходный ордер»

Оформляется кладовщиком в 1 экземпляре при поступлении материалов на склад на основании сопроводительных документов, составляется в день поступления материалов на все количество поступивших материалов по одной поставке, подписывается зав.складом и экспедитором.

форма N М-7 «Акт о приемке материалов»

Оформляется кладовщиком при поступлении материалов на склад. В случае если выявлены расхождения между фактическим поступлением материалов и данными сопроводительных документов, расхождения могут быть по количеству и качеству, приемку в этом случае производит комиссия. Акт оформляется в 2 экземплярах: первый остается на предприятии, второй направляется поставщику и является основанием для предъявления ему претензий.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную.

форма N М-8 «Лимитно-заборная карта»

Оформляется при отпуске материалов со склада в производство в пределах установленного лимита на 1 месяц, составляется в 2 экземплярах: первый остается на складе у кладовщика, второй в цехе или на участке. При отпуске материала выводится остаток лимита и в экземпляре склада расписывается представитель цеха, а во втором экземпляре – кладовщик.

форма N М-11 «Требование-накладная»

Оформляется при отпуске материалов со склада в производство сверх установленного лимита, также если лимит не устанавливается, а также выписывается при оприходовании материалов собственного изготовления на склад. Составляется в 2 экземплярах.

форма N М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону»

Выписывается при отпуске материалов на непроизводственные цели, а также на отпуск материалов сторонним организациям, либо подразделениям организации, находящимся за ее пределами. Составляется в 2 экземплярах.

форма N М-17 «Карточка учета материалов»

Ведется в 1 экземпляре на каждое наименование номенклатурного номера материала, отражают все операции по приходу и расходу, после каждой операции выводится остаток материалов. Заполняется при автоматизированной технике ведения учета, а при ручной - ведут карточки складского учета материалов.

форма N М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений»

Составляется при оприходовании материалов, полученных от ликвидации основных средств.

Подразделения организации должны ежемесячно составлять отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передавать их в бухгалтерию. документы передаются по реестру приемки-сдачи документов.