Выбор типа системы является лишь частью процесса определения той конкретной системы, которая необходима потребителю. Из предыдущего анализа очевидно, что в одном классе или ряду может оказаться несколько систем, сходных по функциям, технологиям и характеристикам. Встает вопрос о методиках их оценки.
Возможны три способа оценки автоматизированных систем.
Первый способ оценки основывается на перекрестных оценках компаниями-разработчиками продуктов своих конкурентов и своего продукта.
Второй способ заключается в создании независимой экспертизы.
Третий способ заключается в самостоятельной оценке систем на основании определенных параметров. Этот способ представляется наиболее эффективным в современных условиях.
В целях оценки АСДОУ можно выделить следующие основные группы параметров (критериев):
1)Область применения системы.
При определении области применения АСДОУ необходимо определить, на какую организационную структуру предприятия рассчитана система
(-одно структурное подразделение,
-все структурные подразделения одной организации (включая территориально удаленные),
-несколько организаций).
2)Функциональные характеристики системы (функции ДОУ).
Может быть выделено значительное множество функциональных характеристик АСДОУ. Организации должны самостоятельно определить набор функциональных требований к системе в соответствии с задачами и уровнем автоматизации.
3)Эксплутационные характеристики.
При оценке эксплутационных характеристик системы необходимо учитывать:
объем документооборота (
-АСДОУ должна обеспечивать работу со всеми документами организации в рамках своего функционального назначения,
-возможности системы должны соответствовать реальным объемам документооборота организации и иметь необходимый резерв),
эксплутационную надежность системы (
-АСДОУ должна обладать достаточным запасом надежности,
-сбои и поломки программно-технических средств АСДОУ не должны сказываться на безопасности и сохранности документационного фонда организации),
4)Программная реализация системы.
При анализе программной реализации автоматизированной системы оцениваются такие технические и технологические характеристики, как:
интеграция с программными приложениями, интеграция в информационную среду организации(
-возможность подключения к системе других модулей, разработанных той же компанией, другими компаниями или самостоятельно,
-выделение в системе коммуникационного ядра, предназначенного для администрирования, разработки и самостоятельного использования,
-возможность автоматического внесения в систему сведений о структуре организации,
-возможность обеспечения информационного единства организации,
-возможность интеграции с существующими средствами автоматизации ДОУ,
- возможность включения всех документов, баз и банков данных без искажений, потерь информации и изменения характеристик,
-возможность интеграции с архивом организации),
поддержка русского языка (
-АСДОУ должна поддерживать работу на русском языке,
-помимо возможности ввода и получения информации на русском языке, в АСДОУ должны быть русифицированные экранные сообщения и подсказки,
-а также возможность сортировки данных поиска информации по различным словам и выражениям на русском языке),
технические требования АСДОУ (
-технология клиент-сервер,
-средства разработки в АСДОУ (возможность самостоятельных модификаций),
-операционная система серверной части АСДОУ,
-операционная система клиентской части АСДОУ,
-система управления БД, используемая в качестве основы,
-аппаратные возможности серверной и клиентской части),
маршрутизация документов (в зависимости от задач управления и делопроизводственной практики организации при выборе АСДОУ следует обращать внимание на возможность фиксации или изменения маршрута документа),
отслеживание версий и подверсий документов,
возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей,
-наличие в АСДОУ модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами),
