Подготовка и основные этапы внедрения КСД.

Внедрение корпоративной системы автоматизации документооборота можно рассматривать как управленческое нововведение.

«Жизненный цикл» КСД как управленческого нововведения включает в себя следующие стадии:

-осознание потребности в нововведении и его разработка;

-принятие решения о переходе на новую технологию, ее освоение;

-стабильное функционирование и развитие.

Нововведение не будет завершенным, если оно остановилось на какой-либо промежуточной стадии. В конце «жизненного цикла» любого нововведения вновь выявляется потребность в частичных или более масштабных усовершенствованиях.

Стадия освоение нововведения охватывает период времени, необходимый для устранения выявленных недостатков и внесения соответствующих изменений. Большое значение на этой стадии имеет контроль за деятельностью работников. Важно, чтобы внедряемая технология документооборота применялась ежедневно и возможность возврата к прежней организации работы исключалась. Здесь требуются инструктаж или обучение сотрудников, подготовка методических материалов.

В большой организации внедрение КСД может носить характер поэтапного подключения к системе сначала канцелярии, а затем и остальных структурных подразделений с соответствующим увеличением числа пользователей. Максимальный эффект от автоматизированной системы, охватывающей документооборот всей организации, достигается лишь тогда, когда все запланированные подразделения будут подключены.

При внедрении КСД важно учитывать, что отношение к внедряемым нововведениям в значительной мере зависит от следующих их характеристик:

-относительной выгодности (насколько предлагаемое нововведение выгоднее в социально-экономическом плане, чем существующий порядок работы, насколько оно способствует выполнению целей организации);

-совместимости (насколько данное нововведение совместимо со взглядом и опытом работников – от этого зависит, труднее или легче оно будет воспринято);

-сложности (насколько трудно понять, использовать в работе и приспособиться к предлагаемому нововведению);

-этапности (нововведения, которые можно реализовать поэтапно или с экспериментальной проверкой, будут лучше восприняты).

Успешность внедрения системы автоматизации документооборота, призванной обеспечивать функционирование организации в целом, зависит от глубины проработки и своевременности решения организационных вопросов на соответствующих уровнях управления. Основополагающую роль играет поддержка внедрения системы руководством организации. При отсутствии такой поддержки система вряд ли будет внедрена во всех подразделениях.

При внедрении корпоративной системы с использованием электронного документооборота необходим ряд этапов.

1 этап. Решение вопросов организации внедрения системы, регламентация ее использования, проведение оптимизации и унификации документооборота, обучение сотрудников, накопление опыта работы подразделений в условиях корпоративной технологии. Работа на этом этапе может вестись с электронными карточками без прикрепления файлов документов.

2 этап. Определение видов и разновидностей документов, с которых следует начинать использование электронного документооборота. Это могут быть внутренние документы, распорядительные документы, переписка с вышестоящими организациями, т.е.те документы, к которым чаще всего обращаются в справочно-информационных целях.

3 этап. Масштабное использование функциональных возможностей системы, в том числе электронного документооборота.