КОРПОРАТИВНЫЕ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Эффективное использование корпоративной технологии документооборота основывается на ее закреплении в регламентирующих документах. Чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют к себе вопросы нормативно-методического обеспечения.
Безусловно, инструкция по делопроизводству – это основной документ, определяющий организацию и технологию работ с документами, в том числе в условиях автоматизации. Вместе с тем содержание и характер работы в условиях корпоративной технологии выходит за рамки традиционного делопроизводства и традиционной инструкции по делопроизводству. Это подключения пользователей к системе, ведение справочников, работа с электронными файлами и т.п. Если подобные вопросы включать в инструкцию по делопроизводству, то можно получить многостраничный документ с разнородной информацией, название которого не будет отвечать его содержанию. Поэтому возникают нормативно-методические документы с другими названиями, более учитывающие особенности работы в условиях корпоративных систем документооборота.
Для конкретной автоматизированной системы ее разработчики составляют «Руководство пользователя». Однако этот документ также не может удовлетворить все потребности, связанные с регламентацией документооборота. «Руководство пользователя» выступает скорее как справочное пособие, путеводитель по системе. В нем, как правило, дается характеристика всех возможных операций, и при внесении изменений в программное обеспечение может потребоваться переработка «Руководства…». Регламентация же функций конкретных категорий работников требует закрепления в организационно-распорядительных документах, в которых должны быть определены обязанности работников по выполнению конкретных функций в автоматизированной системе. Требования подобного рода носят скорее административный характер и потому вряд ли уместны в «Руководстве пользователя».
Не всегда удобно перегружать подобными требованиями должностными инструкции работников, поскольку эти требования могут носить единый характер для всех пользователей автоматизированной системы. К тому же есть вопросы, которые должностными инструкциями или инструкциями по делопроизводству не регламентируются.
Отсюда возникает необходимость в подготовке специального нормативно-методического документа по работе с корпоративной системой документооборота. Могут быть изданы отдельные, но взаимоувязанные по требованиям документы, регламентирующие работу службы ДОУ и структурных подразделений, поскольку функции пользователей системы будут различаться.
Необходимо отметить вопросы, требующие регламентации в связи с внедрением корпоративной системы документооборота (КСД):
1.общие положения по использованию КСД;
2.категирии документов, работа с которыми осуществляется в КСД;
3.виды работ с документами;
4.контроль за правильностью заполнения информационных полей;
5.ведение справочников КСД;
6.основные функции и права системных технологов (администраторов).
В целом система корпоративной регламентации ДОУ в настоящее время может включать в себя:
1.организационные и распорядительные документы, подписываемые или утверждаемые руководством организации и обязательные к применению всеми структурными подразделениями (например, приказ о внедрении системы; порядок установки клиентских мест; график подключения подразделений; временный порядок работы на период опытной эксплуатации системы; порядок (регламент) работы с документами после внедрения системы в постоянную эксплуатацию; инструкция по делопроизводству и другие документы);
2.организационно-методические документы, подготовленные профильными подразделениями (службой ДОУ, подразделением информатизации и др.), рекомендации по технологии работы, в том числе по конкретным бизнес-процессам;
3.информационно-методические и справочные материалы, в том числе информация, размещенная в Интернет-сети организации, типовые компьютерные формы, шаблоны документов.
