Внутренний и внешний документооборот.

Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

С позиций организации документационного обеспечения управления можно выделить два уровня организации внедрения и использования элементов электронного документооборота: документооборот внутри организации и внешние коммуникации организации.

При организации использования внутреннего электронного документооборота перед любой организацией возникают вопросы:

-для каких категорий документов использовать электронный документооборот внутри организации;

-в каких форматах создавать и хранить электронные документы;

-как сочетать использование электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота.

Потребность в электронном обмене документами между организациями приводит к существованию на практике различных вариантов сочетания элементов традиционного и электронного документооборота при внешних коммуникациях от упрощенных вариантов до комплексных технологий.

Комплексные технологии внешнего электронного документооборота сочетают регистрацию документов в корпоративной системе с вводом их файлов, отправку адресатам по электронной почте, автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по электронной почте, в корпоративной системе организации-получателя документов, а также обеспечивают использование средств криптозащиты, в том числе ЭЦП. При использование ЭЦП во внешнем электронном документообороте, важно обратить внимание на следующие вопросы:

-определить, какие категории документов должны в обязательном порядке заверяться ЭЦП (по номинальному или корреспондентскому признаку);

-определить перечень лиц организации, которые будут пользоваться ЭЦП;

-выбрать конкретный криптопакет, решить вопросы сертификации ключей.

Взаимодействие двух и более корпоративных систем в рамках технологии взаимоувязанного документооборота предполагает решение ряда различных по сложности проблем. Наиболее сложные проблемы носят преимущественно технический характер и касаются обеспечения, с одной стороны, взаимодействия корпоративных систем нескольких организаций и ведомств, а с другой – информационной безопасности и защиты информации в компьютерных сетях. Этот комплекс проблем лежит в сфере деятельности специалистов по информатизации и технической защите информации.

Что касается деятельности служб документационного обеспечения, потребуется организационно-методическое взаимодействие организаций-участников электронного документооборота, в том числе в вопросах унификации формы документов, форматов записи, принципов документооборота. Все это необходимо для достижения максимальной четкости в работе.

Для успешного внедрения электронного документооборота во внешних коммуникациях организаций и межведомственном обмене информацией необходимо использовать общие принципы, типовые решения, а также согласованные действия разработчиков автоматизированных систем. Требуется дальнейшая концептуальная проработка политики в области автоматизации документооборота в государственном аппарате, обеспечения взаимодействия и совместимости используемых систем.

БУМАЖНЫЕ И ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: