Заметки в программной среде Outlook – это электронный аналог бумажного блокнота с отрывными листами. В заметках удобно хранить сведения, которые понадобятся позднее и вставить их в другие элементы или документы. А также можно связать заметку с контактом, присвоить ей категорию, отправить по почте, напечатать, изменить представление заметки. Внесенные в заметку изменения сохраняются автоматически.
Проблемы систематизации автоматизированных систем управления документацией.
В настоящее время различными фирмами разрабатывается, внедряется и проходит опытную эксплуатацию большое количество автоматизированных систем управления документацией (АСУД). К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм-разработчиков носит такие названия как:
система автоматизации делопроизводства и документооборота,
компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота,
система управления делопроизводством,
распределенная система управления документами,
система документооборота,
промышленная технология автоматизации делопроизводства,
электронные документы,
система управления документами,
электронный архив и т.д.
По вопросу систематизации АСУД существует несколько подходов.
1Разделение АСУД на:
системы обработки изображения документов,
системы управления документами,
системы автоматизации деловых процедур.
Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
Системы управления документами предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов. Эти системы базируются на технологии клиент-сервер.
Системы автоматизации деловых процедур предназначены для создания сложных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-проектов.
В основе этой систематизации лежит технологический подход.
2Разделение АСУД на:
системы общего назначения и
специализированные системы.
Специализированные системы являются готовыми решениями, ориентированными на автоматизацию делопроизводственных процессов в соответствии с нормами и правилами, принятыми в конкретных учреждениях, и для конкретных видов деятельности.
Системы общего назначения включают более или менее широкий набор инструментальных средств для реализации специфических задач, либо автоматизируют лишь отдельные делопроизводственные функции, общие для различных организаций.
В основе этой систематизации лежит функциональный подход.
3Разделение АСУД на:
тиражируемые,
заказные,
полузаказные.
Тиражируемые системы представляют собой законченные продукты и не требуют доводки со стороны разработчика.
Заказные системы разрабатываются для индивидуального потребителя и имеют уникальные характеристики.
Полузаказная система создается как модульная конструкция из готовых элементов.
В основе этой систематизации лежит проектный подход.
4Разделение АСУД на :
корпоративные информационные системы (КИС) и
системы управления документооборотом (СУД).
Корпоративные системы предназначены для автоматизации всего комплекса управленческих задач организации :сбора и анализа информации; планирования, организации и координации действий; контроля над исполнением и т.п. Система довольно крупная, территориально распределенная.
Система управления данными автоматизирует работу с документами на всех этапах, начиная с создания документов и кончая их удалением из текущего архива, опираясь на технологическое обеспечение системы более высокого уровня – КИС. Эти системы являются составной частью, ядром корпоративных информационных систем.
В основе этой систематизации лежит иерархический принцип.
5Предпринята попытка классифицировать АСУД по следующим характеристикам:
по используемым технологиям делопроизводства (российская, западная),
На практике и в теории делопроизводства в настоящее время сложились в основном две технологии, которые условно можно назвать «российская» и «западная».
Особенность российского делопроизводства заключается:
1)вертикальный характер движения документ (документ попадает к руководителю самого высокого ранга, затем, обрастая резолюциями, спускается вниз – к непосредственному исполнителю, чтобы потом проделать тот же путь в обратном направлении),
2)максимальная централизация контроля над документооборотом,
3)отслеживание работы с документами,
4)учет сведений о перемещениях документа (благодаря регистрационной карточке можно определить, у кого и на какой стадии исполнения находится документ).
Традиции западного делопроизводства основываются на высокой исполнительной дисциплине работников. К его особенностям можно отнести следующее:
1)характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство,
2)отсутствует централизованный (в рамках всей организации) контроль исполнения,
3)регистрация документов производится непосредственно исполнителями, при этом многие виды документов вообще не регистрируются,
4)специализированные подразделения, занимающиеся только делопроизводством, практически не создаются.
Рассмотренные технологии во многом определяют создание и использование современных программных продуктов.
Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы, в первую очередь, на традиции и нормы делопроизводства, существующие в нашей стране. Задача таких систем
-снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.
Они учитывают требования российских нормативов, регламентирующих делопроизводство. К системам автоматизации данной технологии относятся «Дело» компании «Электронные офисные системы», «Золушка – WIN. Служебная корреспонденция» НТЦ «Институт развития Москвы».
Программные системы западного направления ориентированы
-на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей,
-на отсутствие промежуточных звеньев.
К системам данного направления относятся:
1)Русифицированные версии популярных западных систем: DOCS Open, Documentum, Lotus Domino.Doc.
2)Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных разработок: OfficeMedia, CompanyMedia, БОСС-референт, Золушка-кабинет, Эскадо Интерпроком, Ирида, Делопроизводство.
3)Собственные разработки российских компаний: Дело, 1С:Архив, Документ-2000, , LanDocs.
Несмотря на то, что западные компании имеют большой опыт и их разработки прошли испытание временем, такие системы не всегда стыкуются с нашими технологиями. Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности разработки процедур работы с документами, ни по масштабам распространения. Если сегодня на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий организации документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации уже традиционно сложившихся технологий обработки документации. С этой точки зрения предпочтительнее использовать отечественные программные разработки, которые в наибольшей степени могут учитывать различные аспекты организации документационных процессов на российских предприятиях.
по соответствию основным задачам делопроизводства (специализированные системы автоматизации делопроизводства и документооборота; системы автоматизации документооборота; системы управления потоком работ; электронные архивы документов; системы коллективной обработки документов),
по функциональным характеристикам систем (количество выполняемых функций),
по программной реализации (платформы информационных технологий, тип СУБД, тип программного обеспечения и т.п.),
по стоимостным показателям.
Проанализировав все эти подходы АСУД можно разделить на три большие группы:
1Ситемы высшего уровня (корпоративные).
Они обладают наибольшими функциональными возможностями. Эти системы могут быть применены в сложных иерархических структурах (министерствах, ведомствах, банках, корпорациях, администрациях крупных городов и т.п.). Docs Open, Documentum, LanDocs.
2Системы среднего уровня. Эти системы предназначены для реализации нескольких функций высокого уровня в области управления текстами документов. Такие системы предназначены для использования в качестве офисных систем организаций. OfficeMedia, БОСС-Референт, “Золушка-Кабинет», ДОКУМЕНТ, Дело.
3Системы низшего уровня. Они обеспечивают лишь основные функции поиска и получения документов. 1С: Документооборот, Эффект-Офис, Гран-Док.
Каждая продукция, представленная на рынке, направлена на определенную категорию потребителей. В соответствии с категориями потребителей можно классифицировать и компании, разрабатывающие программы:
1.Для министерств и ведомств
-Электронные офисные системы,
-Весть,
-Анкей,
-Ланит.
2.Для территориальных органов управления:
Гранит-Центр,
-НТЦ Института развития Москвы.
3.Для коммерческих и некоммерческих организаций среднего и низшего уровня:
