Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы.
Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.
Microsoft Outlook – это персональная информационная система, которая помогает секретарям организовывать рабочее время, создавать список неотложных дел, хранить данные о контактах, обмениваться информацией с другими пользователями и т.п.
Автоматизированный органайзер – инструмент для организации повседневной работы на компьютере.
Информация в этой программе организована в виде папок. Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки: Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.
Для хранения различных сведений о лицах, с которыми поддерживаете деловые или личные отношения предусмотрена специальная папка КОНТАКТЫ. Контакт – это лицо или организация, с которым поддерживается связь. В ней можно сохранить самые разнообразные сведения о лицах: Адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов, сведения личного характера (Годовщина, день рождения).
Все мероприятия подразделяются на несколько групп: встречи, собрания, события, задачи, телефонные звонки.
Для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка КАЛЕНДАРЬ.
С помощью КАЛЕНДАРЯ можно просмотреть мероприятия, запланированные на прошедшие дни, на текущий день, а также на последующие дни текущего месяца и последующих месяцев.
В календаре можно выбрать любой день и этот день откроется в ежедневнике.
Вы можете запланировать встречу. (Создать встречу). Определить тему встречи, время: начало и конец, место проведения, определить контакты, разослать приглашения. Можно планировать повторные встречи: установить периодичность (повторение). Запланировать собрание и событие.
Встреча – это мероприятие, касающееся одного-двух лиц. Время встречи согласовывается между ними и резервируется в календаре. Встреча не требует привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных расходов.
Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю, и телефонный звонок, и прием посетителей. Важно то, что это – небольшое дело, с точки зрения затрат времени на подготовку; оно планируется на определенное время и является односторонним (выполняется лично секретарем) или двусторонним (беседа двух человек). Хотя встреча и планируется на определенное время, ее всегда можно перенести, если на данный момент возникает другое, более важное мероприятие.
При планировании встречи можно связать ее с контактом. Тогда информация о ней будет фиксироваться в сведениях о контакте. По этим сведениям всегда можно вспомнить, когда и какие встречи состоялись с контактом, чему они были посвящены.
Есть встречи, которые периодически повторяются. Например, доклад директору, подписание документов в конце рабочего дня, совещания. Перечисленные виды встреч можно отметить в календаре как повторяющиеся и они автоматически будут записаны на запланированные дни.
Собрание – это встреча с приглашением лиц или привлечением дополнительных ресурсов.
Проведение собрания должно согласовываться со всеми участниками. Собрание имеет конкретную дату проведения, а также время начала и окончания. Собрание требует подготовки, связанной с составлением плана проведения, выбором места и, конечно же, согласованием со всеми участниками. Можно выбрать участников из папки Контакты и приглашения будут автоматически посланы по указанным адресам.
Событие – это совокупность мероприятий, связанных с единым содержанием, протекающих в течение длительного времени. Событие предполагает составление плана мероприятий и отдельной подготовки каждого из них.
Примеры событий: выставка-ярмарка, семинар. События могут быть ежегодными, т.е. происходить раз в году в определенный день (например, годовщина какого-либо события), и обычными, т.е. проходить однажды и длиться в течение одного или нескольких дней.
Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка ЗАДАЧИ. Задача – это мероприятие или поручение личного или служебного характера, выполнение которого вы контролируете.
Задача – это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами.
Можно поручить задачу любому лицу из папки Контакты. Сведения о задаче представлены в виде таблицы. Можно установить любое количество столбцов в таблице, способы группировки и сортировки задач.
Телефонный звонок – мероприятие, связанное с решением вопросов по телефону и не требующее непосредственного контакта. Время разговора, его тема, заметки о разговоре фиксируются в папке ДНЕВНИК.
ДНЕВНИК – это документ, содержащий расписанный по дням перечень выполненных дел и событий, произошедших в жизни конкретного человека.
В этой папке автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми была произведена работа; мероприятия, упомянутые в папках Календарь, задачи, заметки; сделанные телефонные звонки.
Некоторые сведения о проделанной работе можно записать вручную. В папке Дневник отображается график работы с документами. Для каждого элемента создается запись, в которой отражены дата, время начала работы, время, затраченное на работу с элементом. Двойным щелчком можно открыть элемент.
Пересылка сообщений по электронной почте.
Электронная почта предпочтительнее обычной почте по следующим причинам:
Отправка сообщений производится с рабочего места,
Сообщения доходят до адресата очень быстро,
Не требуются расходные материалы (бумага, конверты, чернила),
Можно послать письмо сразу по нескольким адресам,
Существенное экономия времени.
Информация, передаваемая по электронной почте называется сообщением. Сообщения, передаваемые по электронной почте, разделяются на четыре группы: входящие, исходящие, отправленные, черновики.
На главной панели Outlook есть папка «ПОЧТА», в которой находятся папки соответствующие этим группам сообщений.
Программная среда Outlook имеет стандартное окно сообщения, в котором, как на конверте, необходимо указать кому оно адресовано, тему и содержание. Можно приложить к сообщению заранее подготовленный файл, вставить рисунок. Если не установлен режим немедленной отправки электронной почты, то все созданные сообщения будут сохраняться в папке ИСХОДЯЩИЕ.
Просмотр почтовых папок и сообщений.
По мере заполнения почтовых папок можно увидеть на панели Outlook число рядом с названием папки. Можно открыть папку, просмотреть список находящихся в ней сообщений, открыть сообщение, переложить его в другую папку. Вложения, присоединенные к сообщениям, можно сохранить отдельно в других папках на своем компьютере.
