В основу систематизации УИТ положим этапы процесса документационно-информационного обеспечения управления и типовые функции организационного обеспечения управления:
-подготовка, создание и оформление документов,
-прием-передача документов,
-организация движения документов внутри организации,
-регистрация и контроль исполнения,
-информационно-справочная работа,
-хранение документов.
Для секретарских служб кроме того характерно организационное обеспечение управления:
-подготовка и организация совещаний, деловых встреч, презентаций
-организация рабочего дня и т.п.
ИТ подготовки документов.
Наиболее известными являются текстовый процессор, табличный процессор, графический редактор.
Текстовые процессоры
Большинство документов – текстовые, поэтому компьютерные средства работы с текстовыми документами являются наиболее распространенными.
К таким средствам относят текстовые редакторы и текстовые процессоры. Мы будем различать их на качественном уровне:
-тестовые редакторы обеспечивают основные возможности по подготовке несложных документов,
-тестовые процессоры обеспечивают широкий набор функциональных возможностей по подготовке документов любой сложности.
Примером первого является стандартный текстовый редактор БЛОКНОТ в системе Windows, который позволяет подготавливать неформатированные тексты, имеющие расширение .txt. Текстовый редактор используется, например, при подготовке текста сообщения, отправляемого по электронной почте.
Наиболее распространенным текстовым процессором, средствами которого подготавливают подавляющее большинство документов, является MS Word, входящий в состав интегрируемого пакета MS Office. Текстовые файлы, подготовленные MS Word, имеют расширение .doc.
MS Word предоставляет массу возможностей для оформления текста. Это
-различные стили оформления, различные шрифты;
-возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц;
-возможности создания и редактирования сообщений электронной почты;
-разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами и многое другое.
При подготовке документов на компьютере используют следующие основные группы операций:
-ввод текста,
-редактирование (правка) текста,
-оформление текста будущего документа,
-печать документа,
-сохранение текста.
Операции по подготовке документов реализуются командами программы, организованными в виде меню.
Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Microsoft Word содержит большой набор разнообразных шаблонов, но расположение реквизитов в этих шаблонах дано без учета российских правил оформления документов. Поэтому организации необходимо создавать свои шаблоны с учетом российских правил.
Табличные процессоры
Большое количество управленческих документов (например, финансовые, бухгалтерские, планово-аналитические и т.п.) содержат числовую информацию, представленную в табличном виде и подлежащую обработке. Подобные табличные формы представления числовой информации могут являться как составной частью другого документа, так и самостоятельным табличным документом. Эффективность и качество работы с такими документами обеспечивают табличные процессоры, называемые электронными таблицами.
Данная ИТ позволяет:
-создать и оформить табличные документ,
-автоматизировать табличные расчеты (быстро и точно производить автоматические вычисления),
-оформить результаты расчетов средствами деловой графики или с помощью диаграмм,
-выполнить функции простейшей базы данных (заполнение,
сортировку – это упорядочение записей в алфавитном, числовом, хронологическом или другом порядке. Сортировка может производиться по содержимому одного, двух или трех полей одновременно.,
фильтрацию – с помощью фильтра можно отобрать записи, удовлетворяющие определенным условиям, например оставить в списке только те документы, которые поступили от конкретного адресата,
поиск, создание сводных результирующих таблиц),
-осуществить подбор параметров, моделирование реальных ситуаций и оценки получающихся результатов с целью поиска оптимального решения задачи.
Одним из самых популярных табличных процессоров является MS Excel, входящий в состав интегрируемого пакета MS Office.
Структура документа Excel.
Каждый документ представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, состоящую из рабочих листов. Каждый лист – это отдельная электронная таблица, столбцы которой обозначаются заглавными латинскими буквами, а строки – цифрами. Адрес ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки. Одна из ячеек всегда является текущей (она выделена широкой рамкой) и именно она используется в большинстве операций.
Многие операции относятся не к одному элементу (ячейке, строке, столбцу, листу), а к их совокупности, которые называются диапазонами. Диапазон может быть сформирован как из несколько подряд идущих элементов, так и из несмежных диапазонов.
Ячейки таблицы могут содержать три вида информации:
-текст,
-числовые данные. (ячейки с числовыми данными могут быть использованы в вычислениях),
-формулу. (ячейка, содержащая формулу, называется вычисляемой и содержит производные данные, т.к. ее значение зависит от значений других ячеек – основных.)
Графические редакторы
Иллюстрированный материал – важный элемент многих документов. Одним из наиболее популярных средств его создания является компьютерная графика. В настоящее время пользователю предлагается много различных программ компьютерной графики о простейшего графического редактора типа Paint, входящего в комплект стандартных программ системы Windows, до сложных профессиональных программ.
Современные пакеты компьютерной графики можно разделить по функциональному назначению на системы:
-иллюстрированной графики,
-деловой графики,
-презентационной графики,
-анимационной графики,
-научной графики,
-а также графики для проектирования и моделирования объектов.
Для всех систем компьютерной графики характерным является метод воспроизведения изображений на экране монитора и на печатающем устройстве.
Существует два основных способа формирования и воспроизведения изображения: векторный и растровый.
Иллюстрации с помощью растровой графики вручную создают редко. Их чаще сканируют или используют цифровые фото- и видеокамеры для ввода растрового изображения в компьютер. Соответственно, большинство графических редакторов, предназначенных для работы с растровыми иллюстрациями, ориентированы не столько на создание изображения, сколько на его обработку.
Растровое изображение напоминает лист клетчатой бумаги, на котором каждая клеточка закрашена черным или белым цветом (для черно-белых изображений). Основным элементом растрового изображения является точка. Чем выше требование к качеству, чем больше размер изображения, тем больше объемы данных надо хранить и обрабатывать. Большие объемы данных – это основная проблема при использовании растровых изображений.
Существует множество программ, предназначенных для работы с растровыми изображениями. Некоторые из таких графических редакторов ориентированы непосредственно на процесс рисования. Другие предназначены не для создания изображения с «нуля», а для обработки готовых рисунков с целью улучшения их качества.
Программные средства для работы с векторной графикой ориентированы, в первую очередь, для создания иллюстраций и в меньшей степени для их обработки. Основным элементом изображения в векторной графике является линия. Все, что есть в векторном изображении, состоит из линий. Линии имеют свойства: форму, толщину, цвет, характер (сплошная, пунктирная и т.п.). Замкнутые линии имеют свойство заполнения (например, цветом, текстурой).
Векторная графика устраняет недостаток растровой, но в свою очередь, значительно усложняет работу по созданию художественных иллюстраций. На практике средства векторной графики используют не для художественных композиций, а для оформительских, чертежных и проектно-конструкторских работ, когда основным требованием к изображению является высокая точность формы. Например при разработке логотипов компаний, при оформлении текста, при иллюстрировании чертежом, схемой, диаграммой.
Среди современных систем компьютерной графики можно выделить пакеты презентационной графики. Данный класс пакетов позволяет готовить презентации для деловых встреч, презентацию продукции и другого в виде рекламных роликов. Рекламный ролик, или презентация, - это набор отдельных слайдов с эффектами анимации и следующие друг за другом с заданным интервалом времени. К пакетам данного класса можно отнести в первую очередь наиболее популярный пакет Power Point, входящий в состав пакетов MS Office. При создании презентации возможен экспорт графических файлов, подготовленных другими системами графики.
Деловая графика предназначена для иллюстрации числовой информации в графическом виде: круговых диаграмм, гистограмм, графиков функций, поверхностей и т.д. Наиболее широко данные средства представлены в пакете Excel.
ИТ хранения информации и организации доступа к ней.
Технология преобразования бумажного документа в электронный.
Для хранения документальной или иной информации в памяти ПК она должна быть представлена в электронном виде. Одним из методов решения этой задачи является ввод данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. В результате сканирования получается графический образ бумажного документа, т.е. графический файл, в котором храниться растровое изображение документа.
После обработки документа сканером получается графическое изображение документа, но оно не является текстовым документом с точки зрения компьютера. Следовательно, он не может быть полноценно обработан текстовым процессором. Для предобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Современные технологии распознавания текста не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит. Их функциональные возможности универсальны.
Наиболее распространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качество и удобство применения, является программа Fine Reader.
Сканирующее устройство выполняет сканирование и передает информацию программе Fine Reader. В процессе распознавания текста программа последовательно обрабатывает строки слева направо. Если текст неоднороден, то можно провести его сегментацию, т.е. разбиение на блоки. Затем программа автоматически проводит сегментацию в зависимости от типа информации в каждом блоке.. В заключении текст документа появляется в окне документа.
Особый интерес представляет режим распознавания заполненных бланков или анкет. При их обработке распознается и вводится в компьютер лишь переменный текст. На основе же постоянного текста предварительно создается шаблон формы. Созданный шаблон используется на этапе сегментации для разбиения текста по полям бланка. В результирующем документе присутствует как переменный, так и постоянный текст.
Технология хранения документов на основе файловой системы Windows.
В памяти компьютера документы хранятся в виде отдельных файлов, каждый из которых имеет имя и определенное место хранения. Чтобы обеспечить быстрый и удобный доступ к документам, следует:
-тщательно продумывать имена файлов-документов для того, чтобы имя позволяло однозначно идентифицировать содержание документа,
-обеспечить определенный порядок хранения массива файлов-документов, для чего группировать документы в папки, а папки определенным образом упорядочивать. (Принципы решения этой задачи целесообразно заимствовать из традиционного делопроизводства. Например в соответствии с номенклатурой дел.)
Простейшей формой хранения документов в памяти ПК, не требующей специального программного обеспечения, является иерархическая структура файлов и папок системы Windows. Она позволяет упорядочить и организовать хранение документов, а также обеспечить удобный доступ к ним.
Система позволяет поместить документы, хранящиеся в виде файлов в папки (как и документы в традиционном делопроизводстве). Они могут вмещать как файлы, так и другие папки. Таким образом формируется иерархическая структура файлов и папок, которую можно просмотреть с помощью проводника Windows.
Проводник обеспечивает доступ к любому структурному элементу. С его же помощью можно копировать, перемещать и переименовывать файлы и папки, а также выполнять их поиск. В Windows имеются другие окна, в которых можно просматривать файлы и папки и работать с ними.
Технология поиска информации
Одно из средств доступа к документам – это иерархическая структура файлов и папок системы Windows. Другим средством доступа к документам является поиск.
Система дает возможность искать файлы, папки, а также отдельные документы по следующим поисковым признакам:
-имя локального диска,
-тип файла,
-имя файла или документа,
-дата последнего изменения,
-примерный размер файла,
-слово или фраза из документа.
Поиск можно производить как по одному признаку, так и по нескольким признакам одновременно.
Широкий спектр поисковых технологий предоставляет и пакет MS Office. Большинство этих технологий являются стандартными для всех приложений, но и каждое приложение дает возможность реализовать специфические поисковые процедуры. Например, в Access предусмотрен поиск информации в базе данных по запросам, аналогичная функция есть и Excel (сортировка и фильтр), в Power point имеет возможность поиска слайдов.
К универсальным поисковым технологиям можно отнести как поиск документа, так и поиск элемента документа.
Технология сжатия информации
Для эффективного использования памяти компьютера используют технологию сжатия информации. Уменьшение объема информации дает ряд преимуществ (кроме снижения требований к объему памяти) – сокращается время получения информации по каналу с ограниченной шириной пропускания, уменьшается избыточность информации, что повышает ее криптостойкость.
Сжатие информации обеспечивают программы-архиваторы.
К основным характеристикам архиватора относят:
-степень сжатия файла,
-скорость работы,
-сервис.
Самые популярные архиваторы – WinZip и WinRar. Они имеют удобный интерфейс, множество сервисных функций и довольно высокую степень сжатия, широко используются при передаче данных через Интернет.
Интересной разновидностью архива является самораскрывающийся архив (SFX-архив) – это архив, к которому присоединяется распаковщик. Благодаря этому появляется возможность автоматической распаковки сжатых файлов путем запуска архива как обычной программы. Такие архивы имеют расширение .exe. Они немного больше обычных архивов, но для их распаковки не требуются дополнительные программы. Этот архив удобен в тех случаях, когда нужно передать какой-либо архив, но нет уверенности, что у адресата есть соответствующий архиватор для его распаковки.
Практика показывает, что сжатие в архив документов Word дает значительную экономию дискового пространства (до 95%).
Технологии, обеспечивающие безопасность документов
Решение проблемы обеспечения безопасности информационных ресурсов ПК и локальной сети актуально для любого пользователя. Причинами утраты может быть:
-неквалифицированные действия других пользователей в случае, если компьютер находится в общем доступе;
-случайное удаление необходимых файлов;
-действие вируса;
-нарушение в системе энергоснабжения;
-поломки компьютера и т.д.
Для предотвращения возможных потерь данных целесообразно:
1)осуществлять профилактические проверки компьютера, в частности, проводить проверку жесткого диска (служит для устранения физических дефектов (нарушения поверхности диска) и логических ошибок (нарушения в файловой системе, которые возникают в результате неправильного завершения работы с операционной системой или с отдельными программами, при случайном отключении напряжения в сети));
2)проводить резервное копирование файлов (обеспечивает сохранность данных путем регулярного создания резервных копий. В качестве носителя резервных копий можно применять: гибкие диски, специальные магнитные картриджи ZIP-накопители, CD-R, CD-RW);
3)применять средства антивирусной защиты (Наилучшим средством антивирусной защиты является специальная антивирусная программа. Она обнаруживает вирусы в момент обращения к дискете и позволяет сразу же их удалить или лечить, что обеспечивает максимальную защиту от вирусов. Это – Doctor Web и Norton AntiVirus. Некоторые способы защиты от макровирусов предлагаются и в пакете MS Office. Они направлены на выявление макросов в файлах и предупреждение пользователя о работе с такими файлами.);
4)Использовать систему ограничения прав доступа к информационным ресурсам (целесообразна для обеспечения защиты информационных ресурсов от несанкционированных вторжений и изменений, возможных в случае, когда компьютер находится в общем пользовании. Способы ограничения доступа: скрытие файла или папки, введение паролей (могут использоваться для разных целей: для входа в систему, для получения доступа к сетевым ресурсам, для открытия файла, для изменения файла)).
Технологии восстановления документов
Позволяет сохранить документ при случайном удалении файла, в результате сбоя в работе компьютера или в результате неквалифицированных действий пользователя, при повреждении документа.
Такие возможности заложены как в , так и в MS Office. В Windows файлы не уничтожаются, а перемещаются в специальный каталог – «Корзину» и хранятся в течение некоторого времени. Из «Корзины» файлы можно восстановить. В MS Word предусмотрено автоматическое сохранение документов. Автосохранение проводится во временный файл с указанной частотой. Если нужно записывать внесенные в документ изменения, можно сохранить несколько версий документа в одном документе. В Word предусмотрена такая возможность.
Технология баз данных (БД)
Наиболее совершенной информационной технологией, ориентированной на хранение информации и обеспечение доступа к ней, является технология баз данных.
Система, предназначенная для ввода, хранения, обработки, поиска и распространения информации, называется информационной системой. Ядром информационной системы являются хранимые в ней данные. Совокупность логически взаимосвязанных, хранящихся вместе данных, расположенных на машинных носителях, называют базой данных. К особенностях БД следует отнести минимальную избыточность данных, а так же то, что одна и та же совокупность данных может использоваться большим числом пользователей.
Центральную роль в управлении процессами в БД играет система управления БД – СУБД. Это специальное программное обеспечение, которое позволяет пользователю работать с БД. БД бывают документальные и фактографические.
Выбор типа БД осуществляется исходя из решаемых управленческих задач.
1)для документальных систем – это прикладные программы предназначенные для ввода, обработки, поиска и обновления текстов (ИПС-информационно-поисковые системы);
2)для фактографических систем – это программные средства, которые называют СУБД (MS Access).
Фактографические БД (ФБД) регистрируют и хранят факты – конкретные значения данных об объектах, представленные в виде совокупностей записей данных. В фактографических БД единицей хранения является факт. Информация в БД имеет четкую структуру, позволяющую машине отличать одно данное от другого. Поэтому фактографическая система способна давать однозначные ответы на поставленные вопросы. Для защиты информации от несанкционированного влияния устанавливается пароль на вход. БД используются не только для реализации разнообразных справочных функций, но и для решения задач обработки данных. Под задачами обработки данных понимают класс задач, связанных с вводом, хранением, сортировкой, отбором по заданному условию и группировкой записей данных однородной структуры. При этом предусматривается генерация для пользователей различных отчетов, как правило, в табличной форме, обеспечивающих систематизацию данных. Важнейшим достоинством применения БД является независимость данных от прикладных программ. Это позволяет снять с пользователя проблемы представления данных в среде физической реализации. Такую независимость обеспечивают СУБД. Большинство ФБД имеют табличную структуру. Простейший вариант ФБД – однотабличная. Адрес данных в табличной структуре определяется пересечением строк и столбцов. Однако хранить данные в одной таблице не всегда удобно, поэтому большинство БД имеют многотабличную структуру.
Наиболее распространенной СУБД, реализующей технологию реляционной БД, является MS Access – компонент пакета MS Office. Ее достоинством является как простота и удобство работы с ней, так и интегрированность данной программы с другими компонентами пакета. Последнее позволяет легко импортировать и экспортировать данные из одного приложения в другое. Главное окно программы позволяет работать с шестью видами объектов.
Таблицы – основной объект. Между таблицами можно установить связи. В БД обычно имеется совокупность связанных таблиц. Основными операциями над таблицами являются: просмотр, обновление (Ввод, модификация, удаление), сортировка, фильтрация и печать.
Запрос – специальные структуры, представляющие собой формализованное требование на отбор или обработку данных.
Форма – объекты, служащие для ввода новых данных или просмотра имеющихся. Наличие форм облегчает процесс ввода (позволяет вносить информацию сразу в несколько таблиц), дает возможность разграничить права доступа разных пользователей к информации, хранящейся в БД.
Отчеты – объекты, позволяющие оформить результаты обработки данных для представления их в удобном и наглядном виде.
Документальные БД. Единицей хранения таких БД является документ, основная часть которого – неструктурированный текст. Документальная база предназначена для создания, хранения и выдачи по запросам документов, содержащих требуемую информацию. В ответ на запрос выдается список документов, в определенной мере содержащих нужную пользователю информацию. Для осуществления поиска по ДБД создают информационно-поисковые языки (ИПЯ).Объем и форма представления данных о документе могут быть различными:
1)библиографические БД. В них представлены только описания документа. ( например для управленческой документации это может быть набор реквизитов);
2)реферативные БД. Кроме описания документа в них хранятся рефераты, т.е. краткое содержание документа;
3)полнотекстовые БД. В них хранятся описание документа и полный текст документа.
К полнотекстовым БД относятся: «Консультант Плюс», «Кодекс», «Закон» и др. Все они обладают мощным поисковым аппаратом, дают возможность поиска по запросам на языке, близком к естественному. Недостаток – они не могут пополняться без вмешательства разработчика.
