Хорошо написанный запрос на предложение может существенно улучшить весь процесс. Если ваш запрос неписан плохо, то он не позволит компании по оптимизации понять и определить ваши потребности, а также оценить ваш проект. Это приведет к разрыву в ожиданиях обеих сторон. Плохой запрос может привести к тому, что сильно загруженная компания даже не ответит вам, а это очень плохой вариант, поскольку он отсекает самые лучшие компании.
Кроме того, некоторые лучшие компании по оптимизации не любят отвечать на подобные запросы, потому что такой ответ требует проведения значительного объема бесплатных консультаций только для того, чтобы предложить цену за работу. И хотя вам может показаться хорошей идеей запросить как можно больше полезной информации в запросе на предложение, ответ на него может стать ненужной нагрузкой для компании по оптимизации.
Многие компании инстинктивно знают, чего хотят, но, тем не менее, они должны хорошенько подумать и составить запрос таким образом, чтобы он был четким, кратким, информативным и конструктивным. Если написать запрос должным образом, то он послужит улучшению процесса продажи и обеспечит понимание с обеих сторон относительно целей, требований, объема и структуры соглашения. Выполнив несколько важных шагов в начале подготовки запроса, вы сможете чувствовать себя спокойно, зная, что получите именно то, что нужно вашей компании (причем самым лучшим образом).
Одна из самых сложных задач для любой большой компании с многими подразделениями – это определение конечной цели соглашения. Очень часто отдел маркетинга заявляет совершенно отличные от отдела ИТ пожелания и запросы. И даже если они запрашивают по смыслу одно и то же, то используют неверный язык и не могут объяснить, что именно ищут.
Каждому успешному проекту нужен свой боец, который вложится в успех проекта и потянет за собой разные группы, заинтересованные в результате проекта. Без такого человека за штурвалом проект будет пробуксовывать. Назначив такого бойца ответственным за контакты с компанией по оптимизации еще до отправки вашего запроса, вы обеспечите непрерывность потока информации в течение всего процесса (чтобы оправдать внутренние и внешние ожидания).
Шаг 2: при помощи матрицы решений определите "потребности" и "пожелания"
Получатели вашего запроса поймут, что вы не являетесь специалистом по оптимизации и что поэтому вы не можете адекватно определить объем предполагаемого соглашения по оптимизации. Как говорится: "Вы не знаете того, чего вы не знаете". Просто попытайтесь при формулировании своих потребностей и пожеланий проявить умеренность и признайте, что получатель вашего запроса может лучше вас знать, что именно вам нужно.
В дополнение к сообщению компании по оптимизации самих основ (таких, как ваши цели, событие конвертации вашего сайта (продажа, подписка на рассылку, скачивание технического описания и т. д.), целевая аудитория, ограничения и т. д.) вам придется также со всей прямотой указать и критерии, по которым вы будете оценивать пригодность компании по оптимизации. Это означает, что вам понадобится определить такие критерии заранее.
Компании по оптимизации знают, что процесс выбора обычно управляется интуицией, поэтому любой получатель запроса (у которого раньше не было с вами отношений) автоматически склонен не отвечать вам, поскольку он знает, что карты в колоде лежат не в его пользу. Это еще более усугубляется в том случае, когда вы рассылаете запросы нескольким компаниям по оптимизации. Вы можете несколько сгладить эти опасения, если откровенно сообщите о своих предпочтениях и четко сформулированных критериях, по которым вы будете оценивать компании по оптимизации.
Вы должны будете свести это все в матрицу решений, которая просто представляет собой диаграмму с нужными вам характеристиками компаний по оптимизации, весовым коэффициентом для каждой характеристики, количеством баллов (от 0 до 10) за каждую характеристику, а также взвешенной оценкой (баллы, умноженные на весовой коэффициент). Взвешенные оценки складываются и дают суммарную оценку.
Критерии оценки (количественные и качественные) привносят в этот субъективный процесс определенную объективность, которая поможет вам управлять внутренними ожиданиями. А предоставив ваш список критериев и весовых коэффициентов получателям ваших запросов, вы существенно повысите вероятность (и обстоятельность) ответов.
