Любое изменение в любой из таблиц базы данных должно находить адекватное изменение во всех других таблицах. Это и составляет сущность обеспечения целостности базы данных. Практически эта задача осуществляется установлением связей между таблицами базы данных. Целостность данных гарантирует защиту информации от случайных изменений в связанных таблицах. В связанных таблица одна таблицы является главной, которая обязательно должна содержать ключевое поле, а другая – подчиненной, которая содержит аналогичное поле, в ней не являющееся ключевым. В каждой таблице выбрать ключевое поле. Ключевое поле главной таблицы называют первичным ключом. Ключевое поле подчиненной таблицы называют внешним ключом. Связываемые поля таблиц должны иметь один тип данных.
Между таблицами устанавливаются следующие типы связей:
- связь «один к одному» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана только с одной строкой подчиненной таблицы;
- связь «один ко многим» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана с несколькими строками подчиненной таблицы; при этом любая строка подчиненной таблицы связана только с одной строкой главной таблицы;
- связь «многие ко многим» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана с несколькими строками подчиненной таблицы и в то же время одна строка подчиненной таблицы связана с несколькими строками главной таблицы.
Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных. Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис - Схема данных. По умолчанию, если связи уже были созданы, схема будет содержать все таблицы со связями. Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу. (Удаление таблицы из схемы данных не означает удаление ее из базы данных, просто она не присутствует в схеме.) Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо: 1) щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду Добавить таблицу; 2) в появившемся диалоговом окне Добавление таблицы раскрыть вкладку Таблицы, выбрать из списка необходимую таблицу и нажать кнопку Добавить.
Создать связь можно двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей. Второй путь — выбрать команду Связи - Изменить связь из главного меню Access. После этого появится диалоговое окно (рис. 2.28), в котором можно изменить поля, которые связаны. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, когда связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Если установить параметры связи между таблицами Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то при любых изменениях данных в главной таблице произойдет автоматической изменение связанных данных в подчиненной таблице.
Рис. 2.27. Пример схемы данных.
Рис. 2.28. Диалоговое окно Изменение связей.
После того как состав таблиц базы данных установлен, структура каждой таблицы разработана, определены и установлены связи между таблицами, приступают к заполнению таблиц данными.
Данные можно вводить непосредственно в таблицу (выбрав Таблица - Открыть) или с помощью созданной формы.
При работе в режиме таблицы существуют три операции с записями: добавление записи, изменение записи и удаление записи. Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо нажать кнопку Новая запись на панели инструментов Таблица, а затем ввести данные в поля новой записи.
Чтобы изменить существующую запись, достаточно поместить указатель мыши на поле, данные в котором необходимо изменить. После этого ввести новые данные и нажать клавишу <Таb> или ENTER для перехода на следующее поле. Окончательно данные будут изменены только после перехода на следующую или любую другую запись. До тех пор, пока работа выполняется над одной записью, все изменения можно отменить, нажав клавишу <Esc>. При необходимости отменить изменения, произведенные в текущем поле, можно также воспользоваться клавишей <Esc>.
В режиме Таблицы можно копировать и перемещать записи через буфер обмена. Для того чтобы вырезать или скопировать текст, необходимо выделить его и нажать на соответствующую кнопку на панели инструментов. При этом выделенная информация будет перемещена или скопирована в буфер обмена. Чтобы вставить скопированную информацию, следует установить курсор на то место, куда ее предполагается вставить, и нажать кнопку Вставить на панели инструментов.
Иногда при удалении данных требуется удалить связанные с ними данные из других таблиц. Если при определении связи между таблицами был установлен флажок Каскадное удаление связанных записей, то это удаление выполняется автоматически, в противном случае Access не позволит удалить данные в главной таблице, если для них существуют связанные записи в подчиненной таблице.
