ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Значение и практическая ценность документов организации различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Принято выделять четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие сдаче в государственный архив,

- длительного хранения в архиве организации (больше 10 лет),

- временного хранения (до 10 лет включительно),

- подлежащие уничтожению с истекшим сроком хранения.

Для временного и длительного хранения создается архив организации. Для ведения архива выделяется штатная должность "архивариус". Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3-5 лет. После истечения этого срока решается дальнейшая судьба документов - передать их в архив организации, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве. Для этого проводится экспертиза ценности документов, т. е. определение политического, социально-культурного, практического и иного значения документов.

Как правило, проводится экспертиза ценности документов (ЭЦД) в несколько этапов. Начинается она в текущем делопроизводстве и заканчивается в архиве. Первым этапом можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз ЭЦЦ проводится, когда документы вышли из оперативной работы при подготовке их к длительному хранению в архиве предприятия. Третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.

ЭЦД в организациях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК). Порядок организации работы экспертных комиссий и их функции определены в Основных правилах работы ведомственных архивов. ЭК создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, обычно состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии можно выделить:

- рассмотрение проектов номенклатуры дел организаций и ее структурных подразделений,

- организацию ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение,

- рассмотрение годовых разделов дел постоянного и временного хранения,

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек,

- внесение на рассмотрение комиссий государственной архивной службы предложений об установлении или изменении сроков хранения документов.

- проведение инструктажа, методического руководства и консультаций сотрудников документосоздающих служб и подразделений.

Для удобства и оперативности работы экспертных комиссий документы принято разделять на три группы:

- основную документацию (наиболее полно отражающую деятельность организации по выполнению основных функций),

- оперативную (участвующую в текущей и практической деятельности),

- документы по личному составу (приказы, личные карточки, лицевые счета).

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

(ГОСТ Р 51141-98)