ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Исполненных документов в учреждениях и фирмах накапливается много. Чтобы в них легко было разобраться, документы группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как "Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела".

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Дела предприятия подлежат организации при их заведении и по завершении года.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются "Основные правила работы ведомственных архивов" и "Государственная система документационного обеспечения управления".

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (больше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление внутренней описи, внесение необходимых уточнений.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизации документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются. При подготовке дел к подшивке, переплету металлические скрепления из документов удаляются.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дел - бланки форм для внутренней описи документов.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, это около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

С целью обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждой части отдельно.

Заверительная надпись, оформляемая в конце дела, составляется для учета количества листов в деле и фиксации их особенностей. Подписывается заверительная надпись ее составителем.

Внутренняя опись помещается в начале дела. Ее листы не входят в валовую нумерацию листов дела, а указываются в листе-заверителе отдельно через "+". Подписывается ее составителем.

На обложке дела обязательно указывается дата (годы заведения и окончания дела в делопроизводстве). Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается запись: "В деле имеются документы за ... годы". Датой дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела (т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа).