Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Тема 6.3. Номенклатура дел. Формирование и хранение дел.

Раздел 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

В процессе деятельности предприятия, учреждения, организации и фирмы получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть через какое-то время.

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при четкой классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В одно дело, помещают документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности с одним сроком хранения. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации или фирме и охватывать все документируемые участки работы. Номенклатура дел организации составляется канцелярией или службой ДОУ.

Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел соответствует канцелярии или службе ДОУ. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Названия дел в номенклатурах должны быть четкими и однозначными. Не допускается использовать формулировки названий, которые предполагают объединение в одном деле документов различной ценности с различными сроками хранения (например, годовые отчеты предприятия и переписка).

Номенклатуры дел бывают конкретные или индивидуальные, примерные и типовые.

Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры.

Любую номенклатуру дел составляют в виде таблицы, разграфленной по установленной форме. В графе 1 порядковыми номерами закрепляется, последовательность расположения названия дел. Порядковые дела становятся затем номерами дел по номенклатуре. Иногда к ним добавляются еще условные обозначения (буквами или цифрами) структурных частей организации. Так получаются индексы дел. Индексацию дел используют при регистрации документов: индекс дела по номенклатуре является частью регистрационного индекса документа.

Например, 01-06/124, где: 01-обозначение структурного подразделения,

06 - порядковый номер заголовка дел в номенклатуре,

124 - порядковый регистрационный номер этого документа.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Названия дел по номенклатуре переносят на обложки дел, и они становятся их заголовками. В результате документы по мере их исполнения будут попадать в те дела, которые заранее предусмотрены для них номенклатурой.

Графа 3 (количество дел, томов) в номенклатуре дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения, номера статей по перечню.

Обычно номенклатуры создаются в 4 экземплярах:

1 экз. - хранится в службе делопроизводства,

2-й - рабочий,

3-й - учетный документ ведомственного архива,

4-й - передают в государственный архив.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения. Проекты номенклатуры дел подлежат обязательному согласованию с архивами.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи предприятия не меняются, номенклатура утверждается в том же виде. Однако не реже, чем один раз в 5 лет, номенклатура подлежит составлению и согласованию заново.