Любая информационная технология состоит из этапов, действий, операций.
В рамках информационной технологии реализуются следующие этапы обработки информации:
1. сбор и регистрация информации;
2. машинное кодирование информации;
3. хранение информации;
4. обработка информации с использованием современных вычислительных методов;
5. выдача информации заказчикам;
6. анализ полученной информации;
7. использование информации для принятия решения.
Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.
Созданиекомплексной автоматизированной информационнойсистемывключает последовательные этапы: автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных; использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации; интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему: объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты; использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.
Комплекснаясистемаобработкиинформациивключает следующие технические средства: терминальные устройства; устройство оптического распознавания обозначений; устройство автоматизированной обработкитекстовой информации; ЭВМ; фотокамеру для быстрого обновления информации на микрофишах; фотокамеру для микрофильмирования больших объемов информации; фотокамеру для микрофильмирования информации,поступающей из ЭВМ; устройство автоматизированного хранения и выдачи информации; дубликатор для получения копий микрофильмовимикрофишей; печатающее устройство с микрофильмов и микрофишейс увеличением изображения; печатающее устройство ЭВМ; устройство для чтения микрофильмов и микрофишей; автоматизированную систему хранения и выдачи информации; средства доведения информации до пользователей.
Комплексная система может включать также графические цветные дисплеи для обработкиграфической информации, а также фотонаборныйавтомат, позволяющий преобразовать отредактированную и хранящуюся в памяти ЭВМ информацию в фотоформы,с которых затем получают твердые формы для высокой или офсетной печати. Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. ЭВМ используется им только как средство для печати и редактирования текста.
Обычно секретарь-машинистка пользуется электронной пишущей машинкой со встроенным каналом связи и композером с экраном, которые подключаются к ЭВМ с дисковой памятью, где формируется база данных коллективного пользования. В результате появляется возможность посредством внутренней связи объединить всех секретарей-машинисток в центры операторов-машинисток, которые, оставаясь на своих рабочих местах, получают возможность быстрого обмена информацией со всеми взаимосвязанными управленческими звеньями, обеспечивать переработку текстовой информации для всех центральных служб, включая службу планирования и службумаркетинга.
Впоследствии устройства автоматизированной обработки текстовой информации стали широко использоваться не только операторами-машинистками, но и руководителями всех уровней, которые на выведенном на экран документе делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.
Использование диктофонной техники, установленной в центре автоматизированной обработки текстовой информации, облегчает администратору подготовку любых документов. Он, подключившись к центру по телефонной или селекторной связи и продиктовав материал, в кратчайшие сроки может получить его распечатку или перевод на иностранный язык и использовать по назначению. Согласно обследованиям некоторых американских фирм, примерно 20% всего объема продиктованных руководителями материалов печатается их секретарями-машинистками с использованием электронных пишущих машинок с дисплеем, а 28% — в центрах автоматизированной обработки текстовой информации.
В 80-с годы появились диктофонные системы со встроенным микропроцессором. Широкую известность получила система японской фирмы "Сони" РД60, известная под названием Source. Такие системы устанавливаются в центрах автоматизированнойобработки текстовой информации. Управленческий персонал, может подключиться к ним с помощью обычных линий телефонной связи и диктовать любой текст.
В США были созданы такие системы, которые воспринимают информацию. передаваемую голосом, независимо от того, диктуется она одним лицом или несколькими, например, во время совещания. Такая информация воспринимается, печатается и выдается либо помешается на хранение.
Компьютерные информационные технологии можно классифицировать по разным признакам. По применению их в сферах деятельности человека компьютерные информационные технологии делят на две большие группы: базовые (универсальные) – применяют практически во всех сферах деятельности, и технологии предметных областей (специальные) - применяют в определенных сферах деятельности.
В свою очередь базовые компьютерные информационные технологии можно разделить на группы по виду обрабатываемой информации для обработки различных данных – СУБД и табличные процессоры; для обработки текста – текстовые процессоры, технологии гипертекстовой связи документов; для обработки графики – графические процессоры; для обработки объектов реального мира – средства мультимедиа. Обратите внимание, что фирмы-производители программного обеспечения стремятся объединять нужные пользователю программы в пакеты прикладных программ.
Компьютерные информационные технологии можно разделить по виду действий, выполняемых с использованием компьютерных информационных технологий:
l Хранения и обработки информации – где хранить (на каком машинном носителе), как хранить (один или несколько файлов, архив или нет, нужна ли резервная копия и т.д.), как обрабатывать (какие действия выполнить с информацией в процессе ее обработки);
l Телекоммуникационные – как передавать данные по компьютерным сетям;
l Мультимедиа и виртуальной реальности – как обрабатывать звуковые и видеоданные, как организовать виртуальную реальность для, например, подготовки специалистов, работающих в опасных условиях;
l Программирования – как создавать программы решения реальных задач;
l Обработки изображений – как обрабатывать различные графические данные;
l Распознавания речи – как воспринимать речь человека для управления различными устройствами;
l Криптографии – как кодировать информацию посредством шифрования …
Технологии предметных областей (специальные)можно разделить на группы по предметным сферам применения:
l Электронный документооборот
l Бухгалтерский учет
l Налоговая служба
l Банковская деятельность
l Правовые системы
l Экспертные системы
l Робототехника …
Электронный документооборот – это движение документов (в электронном виде) в организации с момента их создания (или получения) до завершения исполнения (или отправления).
Вся документация организации делится на три документопотока:
· Входящие (поступающие) документы;
· Внутренние документы (циркулируют в рамках предприятия);
· Исходящие (отправляемые) документы.
Можно выделить два вида систем автоматизации документооборота:
1. системы управления электронными архивами – выполняют регистрацию документа, хранение, поиск и извлечение документа для передачи в приложение для обработки.
2. системы управления электронным документооборотом – обеспечивают создание и последовательную обработку документа различными пользователями, имеют функцию организации и планирования выполнения работ с документами. Используют принципы управления бизнес-процессами WorkFlow – поток работ.
В бухгалтерском учете компьютерные информационные технологии применяют для электронной обработки задач посредством выполнения человеко-машинных операций в определенной последовательности, начиная с момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности. В настоящее время создаются новые компьютерные информационные технологии на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач, имеющие особенности:
· использование сетей, обеспечивающих создание распределенной базы данных предприятия и интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия;
· увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых с применение компьютеров;
· возможность формирования компьютером первичных бухгалтерских документов (переход к безбумажной технологии, сокращение трудоемкости сбора и регистрации документов).
Вся документация делится на первичную (это бланк, заполненный данными и подписанный должностными лицами) и результатную. Первичные документы делят на базовые (нормативно-справочная постоянная информация) и оперативные (могут меняться). Основой обработки учетных задач является наличие информационных массивов:
- массивы, формирующиеся в результате сбора и регистрации первичных документов (могут формироваться компьютером);
- файлы переменной и условно-постоянной информации (база данных) – файлы переменной информации формируются на основе первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период. Файлы условно-постоянной информации создаются один раз при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются (нормативы, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работников и т.д.).
Технологический процесс обработки бухгалтерской информации включает этапы:
1. Подготовительный – подготовка программы и информационной базы к работе (ввод и корректировка справочников, установка расчетного периода и т.д.).
2. Начальный этап – сбор и регистрация первичных документов (ввод данных первичных документов периодически, по мере поступления документов). Автоматически составляется регистр введенных документов, ввод в них справочных и условно-постоянных данных и т.д. В результате данные документа размещаются в базовые массивы.
3. Основной этап – получение различных отчетных форм.
Программное обеспечение бухгалтерских компьютерных информационных технологий – «1С:Бухгалтерия», «Парус», «Инфософт» и др.
Компьютерные информационные технологии налоговых служб должны обеспечивать учет плательщиков налогов и платежей в бюджет; правильность исчисления налогов и платежей и контроль своевременности их поступления; проверку достоверности представленной плательщиками отчетности; наложение финансовых санкций по законодательству; представление в вышестоящие органы сведений о фактически поступивших суммах налогов и платежей.
Компьютерные информационные технологии банковской деятельности должны обеспечивать взаимодействие всех подразделений банка (головной банк, его отделы, филиалы, обменные пункты, внешние структуры). Все шире используется трехуровневая архитектура автоматизированной банковской системы:
· верхний уровень (Front-office) – модули, обеспечивающие быстрый и удобный ввод информации, ее первичную обработку и взаимодействие банка с клиентами, другими банками, ЦБ, информационными агентствами и др.
· средний уровень (back-office) – приложения по направлениями внутрибанковской деятельности (работа с кредитами, депозитами, ценными бумагами, пластиковыми карточками и др.);
· нижний уровень (accounting) – базовые функции бухгалтерского учета.
Информационное обеспечение банковских технологий включает полный набор показателей. Документов, классификаторов, баз данных, методов их использования и др. Для пользователей должна быть обеспечена возможность работы с данными в режиме реального времени.
Банковские сети строятся в основном по архитектуре клиент-сервер. Главное требование – защита информации. Для этого применяют резервирование базы данных в автоматическом режиме.
Правовые системыобеспечивают граждан и специалистов сведениями из государственных законов, законодательных актов и т.д. Главное требование – актуальность и достоверность информации.
Робототехнические системы применяют для замены человека в сфере рутинного труда (робот-библиотекарь), в опасных ситуациях (робот-солдат, робот-санитар, робот-астронавт).
