Использование формы данных

Ввод данных в список

Определение частей списка

Рекомендации по организации списка

1. нужно располагать список так, чтобы справа и слева был хотя бы один пустой столбец, а сверху (над заголовками) и снизу – пустая строка. Это позволяет легко выделять непоименованный список:

а) выделить любую ячейку списка.

б) <Ctrl> + <Shift> + <*>

2.формулы или важные данные не располагаются слева и справа от списка. В режиме фильтрации диапазон ячеек слева или справа может оказаться скрытым, а вместе с ним и данные.

3. на рабочем листе располагать только один список !

4.для больших списков (более 1000) пользуйтесь Microsoft Access.

Для работы с небольшими списками или при использовании простых критериев поиска вполне достаточно команды Автофильтр. С помощью команды Данные g Форма очень легко искать, добавлять, редактировать необходимые записи в списке.

Для осуществления поиска и извлечения записей с участием сложных критериев используются диапазоны для извлечения.

I.Диапазон БД – область на рабочем листе для хранения данных списка.

II.Диапазон критериев–область на рабочем листе, где задаются критерии поиска информации. Здесь должны быть указаны имена полей и должна быть отведена область для записи условий отбора.

III.Диапазон для извлечения–область, в которую Excel копирует выбранные из списка данные. Этот диапазон должен быть расположен на том же месте, что и список. Если извлеченную информацию нужно поместить на другой лист, то нужно воспользоваться «буфером обмена».

Для использования средств фильтрации данных списка необходимо в первой строке списка (строке заголовка) определить имена полей.

Имена полей должны удовлетворять требованиям:

1. имена полей до 255 символов.

2. в качестве имен полей используются только названия над данными.

3. чтобы правильно работал расширенный фильтр, имена полей не должны совпадать друг с другом.

4. не вставляйте между строкой заголовков с данными строку с пустыми ячейками или с пунктирной линией.

После того как имена полей списка заданы, можно вводить данные.

Существуют следующие способы ввода данных в список:

1. использование формы данных: Данные g Формы.

2. ввод данных во вставляемые в список пустые строки.

3. использование Автоввода и средства Выбор из списка для ускорения работы.

4. использование форм Microsoft Access и перенос данных в Excel.

1.а) или присвоить имя списку База_данных;

б) или выделить ячейку внутри списка.

2.Данные g Форма.

3.Добавить. Перемещение от поля к полю <Tab>.

4.Закрыть.