СОЗДАНИЕ, ОТКРЫТИЕ И СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Работа с документами предполагает выполнение следующих действий:

- создание или открытие документа (открытие или загрузку файла с диска);

- сохранение документа и внесенных в него изменений;

- создание копии и изменение имени документа.

Эти действия можно выполнить, используя команды меню Файл. Создание, от­крытие и сохранение документов в среде текстового редактора Word рассмот­рим, выполняя задания 1-6.

Задание 1. Создание нового документа.

1. Используя Главное меню Windows, откройте окно программы MSWord.

2. Выберите в меню Файл команду Создать.

3. В окне Создание документа выберите вкладку с нужным типом шаблона (на­пример, Обычный) и щелкните на его пиктограмме (значке).

4. Щелкните на кнопке ОК.

Задание 2. Создание нового документа с помощью мастера.

1. Выберите в меню Файл команду Создать.

2. В окне Создание документа выберите вкладку с нужным типом мастера (на­пример, Мастер резюме) и щелкните на его пиктограмме и кнопке ОК.

3. В окне мастера введите необходимую информацию и щелкните на кнопке Далее.

4. Повторите пункт 3 для каждого шага мастера.

5. На последнем шаге мастера щелкните на кнопке Готово и закончите процесс создания документа с помощью мастера.

Задание 3. Открытие документа (файла).

1. Включите компьютер и, используя Главное меню Windows, откройте окно программы MSWord.

2. Выберите в меню Office команду Открыть.

3. В окне Открытие документа можно сделать следующее (рис. 2):

- открыть файл, щелкнув мышью на его имени в списке файлов или набрав его имя в поле Имя файла и щелкнув на кнопке Открыть (можно просто дважды щелкнуть мышью на имени файла);

Рис. 2. Окно Открытие документа

- просмотреть содержимое файла, щелкнув на его имени и на кнопке Про­смотр;

- перейти к папке на один уровень выше, щелкнув на кнопке Переход на один уровень вверх;

- перейти к любой папке, дважды щелкнув на ее имени в списке папок;

- выбрать из раскрывающегося списка поля Папка нужную папку.

4. Открывать документы, местонахождение которых вам известно, можно пря­мо из программы Проводник (Обзор), дважды щелкнув мышью на имени фай­ла с расширением .doc.

5. Для быстрого открытия документов, с которыми вы недавно работали, поль­зуйтесь списком, расположенным правее пункта Открыть меню Office.

Для одновременного открытия сразу нескольких документов можно выделить группу файлов в окне Открытие документа или в окне Проводник и открыть их так же, как вы открываете один документ. Для этого нажмите клавишу Shift и с помощью стрелок выделите группу файлов. Если файлы расположены не подряд, нажмите клавишу Ctrl и выделите файлы мышью.

Задание 4. Сохранение нового документа (файла).

1. Выберите в меню Office команду Сохранить или щелкните на кнопке Сохра­нить на стандартной панели инструментов.

2. В открывшемся окне Сохранение документа в поле Имя файла введите имя (например, Письмо 1), которое вы хотите присвоить своему документу.

3. В открывшемся окне Сохранение документа в поле Тип файла выберите тип файла (например, Документ Word), который вы хотите назначить этому файлу.

Рис.3. Окно Сохранение документа

4. Если вы хотите сохранить документ в другой папке или на другом диске, вы­берите их из списка Папка.

5. Щелкните на кнопке Сохранить.

Задание 5. Сохранение документа в процессе работы.

Выполните пункт1 предыдущего варианта сохранения документа(задание4).

Задание 6. Создание копии и изменение имени документа.

1.Выберите в меню Файл команду Сохранить как.

2.В поле Имя файла замените старое имя на новое.

3.Выполните пункты 3 и 4 (задание 4).

При создании любого документа особую роль играют стили и шаблоны.

Шаблон — это образец документа, в котором уже имеется записанная информа­ция (постоянная часть) и добавляется новая (переменная часть). Шаблоны ши­роко используются для упрощения создания документов определенного вида: счета, заказы, письма, факсы и т. д.

Шаблон может включать в себя:

- стиль;

- элементы автотекста;

- параметры печатной страницы;

- набранный стандартный текст;

- элементы форматирования абзацев, таблицы;

- кнопки на панелях инструментов и др.

Шаблон позволяет придать документу единый формат и вид. Элементами шаб­лонов являются стили, предназначенные для внешнего оформления содержимо­го документа и его абзацев.

Стиль — это набор форматирующих команд, сохраняемый под определенным именем для многократного использования.

Основные стили позволяют не только красиво оформить документ, но и автома­тизировать расстановку нумерации разделов и глав, рисунков и таблиц, создать оглавление или указатель.

Стили абзацев включают форматирование символов всего абзаца, установку та­буляции, расположение абзацев, обрамление и заливку, язык, используемый для проверки орфографии.

Стили символов включают только установки форматирования символов.

Мастер создания документа — это надстройка, или компонент, Word, упрощающая процесс создания и форматирования документа, например служебной записки или резюме. В процессе создания документа требуется отвечать на вопросы мас­тера, после чего введенные данные размещаются в соответствующих местах до­кумента и им присваивается необходимый формат.

Задание 7. Выполните лабораторную работу № 1 из раздела MicrosoftOffice, подраздел MicrosoftWord, расположенную на компакт-диске (MicrosoftOffice ► MicrosoftWord).