Учетный цикл

Бухгалтерский учет – это практически организованный процесс наблюдения, регистрации, группировки, сводки, анализа и передачи данных о фактах хозяйственной жизни. Его задача – предоставление информации для принятия управленческих решений. Практически организованный процесс предполагает создание информации, под которой понимаются сведения о юридических и экономических отношениях, возникающих в хозяйстве.

Наблюдение за фактами хозяйственной жизни происходит непосредственно (путем инвентаризации), или через документы.

Регистрация данных в бухгалтерском учете осуществляется путем фиксации информации на носителях.

Группировка данных – научная операция, так как предполагает заранее установленные классификационные признаки – счета.

Сводка включает в себя операцию по установлению тождества между взаимно контролируемыми итогами.

Анализ – неотъемлемая составная и центральная часть практики бухгалтерского учета. Только в результате анализа можно принимать продуманные управленческие решения. Он же позволяет сделать эти решения оптимальными.

Главная задача бухгалтера заключается не в том, чтобы регистрировать факты и перебирать символы, а в том, чтобы решать задачи, возникающие в ходе хозяйственной деятельности, претворяя интеллектуальные представления в материальные результаты

Последовательность этапов учетного процесса от анализа хозяйственных операций до составления финансовой отчетности и закрытия счетов называется учетным циклом. Учетный цикл состоит из следующих этапов:

1. Анализ операций на основе первичных документов

2. Регистрация операций в Главном журнале

3. Перенос проводок в Главную книгу

4. Корректировка счетов в конце отчетного периода.

5. Закрытие счетов в конце отчетного периода.

6. Составление финансовой отчетности на основе трансформационной таблицы.

Для составления финансовой отчетности бухгалтер должен отобрать данные, относящиеся к текущему отчетному периоду. Это потребует проведения расчетов, анализа, подготовки проектов документов. Все они называются рабочими документами.

Если в Главном журнале или Главной книге обнаружена ошибка, она должна быть исправлена. Исправление ошибок производится с помощью исправительных проводок. Исправительные проводки – это журнальные проводки, которые производятся для того, чтобы скорректировать часть или всю сделанную ранее частично или полностью некорректную журнальную проводку. Обычно для исправления ошибки зачеркивают ошибочную запись и вносят правильную (метод сторно или красного сторно). Каждая корректирующая проводка должна сопровождаться полным объяснением.

1. Учетные регистры. Техника записи.

Техника учетной регистрации — важный этап на пути формирования достоверной и своевременной информации о происходящих реальных хозяйственных процессах на предприятии и предоставления ее пользователям.

Важным этапом здесь является обработка учетных документов в бухгалтерии. Содержащаяся в проверенных и принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Учетные регистры— счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Учетные регистры— специальные таблицы, представленные в виде карточек (складского учета, инвентарные карточки учета основных средств), книг (кассовая книга, главная книга), ведомостей (свободных листов – ведомость учета износа основных средств), магнитных лент, магнитных дисков, дискет и других машинных носителей (любой учетный регистр).

Такое деление учетных регистров представляет собой их классификацию по внешнему виду.

.Учетные регистры также классифицируются:

1. По характеру записей - на хронологические и систематические В хронологических регистрах информация о хозяйственных операциях записывается в последовательности их совершения. В систематических учетных регистрах хозяйственные операции группируются по определенным признакам.
2. По внешнему виду учетные регистры разделяются на: карточки, свободные листы (ведомости), бухгалтерские книги.
3. По содержаниюучетные регистры разделяются на: синтетические, аналитические, комбинированные.

В синтетическихрегистрах осуществляется синтетический учет. К ним относятся главная книга и Журналы-ордера. Степень обобщения данных в этих регистрах зависит от используемой формы бухгалтерского учета. При журнально-ордерной форме учета основными учетными регистрами являются журналы-ордера, вспомогательные ведомости и специальные разработочные таблицы.

В аналитическихрегистрах осуществляется аналитический учет. К таким видам регистров относятся карточки аналитического учета отдельных видов средств (материалов и другого имущества).

В комбинированныхрегистрах сочетаются оба вида учета, как было указано выше, это журналы-ордера по расчетам, записи в которых ведутся линейно-позиционным способом. На одной строке указывается получение услуги и оплата за нее по каждой организации.

Техника учетной регистрации — важный этап на пути формирования достоверной и своевременной информации о происходящих реальных хозяйственных процессах на предприятии и предоставления ее пользователям.

Порядок записи в учетные регистры хозяйственных операций предусматривает различные приемы. Вначале может быть зарегистрирована хозяйственная операция в учетном регистре синтетического учета с указанием только ее регистрационного номера и суммы. После этого производится запись в регистр аналитического учета.

Использованные документы после регистрации в журнале-ордере сшивают в пачку и хранят вместе с данным учетным регистром в отдельной папке. Такой порядок упрощает выявление и исправление ошибок в учетных записях. Итоговые данные этого учетного регистра не нуждаются в дополнительной группировке и обобщении и поэтому сразу по окончании отчетного месяца записываются в систематический регистр синтетического учета — Главную книгу.

Практика организации бухгалтерского учета выработала различные способы записи в учетные регистры.

Наиболее распространенным среди них является линейный.Его достоинство — в обеспечении наглядности контроля особенно по расчетным операциям, касающимся принятых к исполнению одной из сторон участников расчетов обязательств по заключенным сделкам. По таким операциям поставщик отражает в учетном регистре — книге продаж на одной линии по каждому счету-фактуре стоимость отгруженной продукции конкретному покупателю, дату и стоимость ее погашения.

Покупатель, в свою очередь, в книге покупок на одной линии указывает дату поступления счета-фактуры от поставщика, дату его оплаты и дату оприходования продукции. Преимущество использования линейной записи состоит также в том, что в таких учетных регистрах, как правило, совмещается аналитический и синтетический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и возрастает его достоверность.

В технике регистрации учетных данных широкое применение получил способ предварительного накапливания сумм по однородным хозяйственным операциям в отдельных учетных регистрах с целью последующей их группировки и обобщения. В таком случае вместо большого количества бухгалтерских проводок становится возможным сделать в учетном регистре одну итоговую запись по корреспонденции счетов однородных хозяйственных операций. Следовательно, более наглядным представляется ведение синтетического учета.

В строении учетных регистров широко используется шахматный принцип записи, позволяющий за один прием указать сумму в учетном регистре, не нарушая при этом принцип двойной записи.

Сумма по хозяйственной операции записывается один раз на пересечении горизонтальной линии одного корреспондирующего счета и вертикальной линии другого корреспондирующего счета. Тем самым возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов, так как дебет и кредит соответствующих счетов представлены в одном месте, по одной операции, в одном учетном регистре.

Примером шахматной записи служат многие журналы-ордера, являющиеся основными учетными регистрами журнально-ордерной формы учета.

Хозяйственные операции в процессе регистрации в учетные регистры записываются в порядке их совершения по времени (хронологические записи) или в определенной системе (систематические записи). В последнее время широкое применение получают смешанные (комбинированные) записи, сочетающие в себе признаки как хронологических, так и систематических записей.

Раздельный учет имущества и обязательств на балансовых и забалансовых счетах, исходя из природы формирования и отношения их к собственнику, обусловил регистрацию хозяйствен­ных операций путем применения односторонних записей. В текущем учете хозяйственная операция отражается либо по дебету счета, либо по кредиту счета (приход или расход). Как известно, такой порядок регистрации хозяйственных операций характерен для учета имущества, временно находящегося в пользовании данного предприятия, а также учета условных прав и обязательств.

Сторнировочные записи — это исправительные записи методом «красное сторно». Их суть: обнаруженная ошибка в бухгалтерской проводке «сторнируется», т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красными чернилами. Это означает, что происходит вычитание предыдущей, уже зарегистрированной суммы, которая после данной процедуры приравнивается к нулю. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Тем самым признается, что отныне исправленная новая запись есть первоначальная запись.

Перед занесением итогов учетных регистров в Главную книгу они должны быть тщательно сверены с записями синтетического и аналитического учета.

В новом отчетном периоде учетные регистры открываются с заполнением входящих остатков, равных итогам на конец прошлого отчетного периода.

Лица, составляющие и подписывающие регистры бухгалтерского учета, обеспечивают правильность отражения в них хозяйственных операций.

Любое исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Хранение регистров бухгалтерского учета должно обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности, за ее разглашение несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Формы и перечень учетных регистров рекомендуются Правительством Российской Федерации, на которое в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» возложено общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в стране, или разработанными министерствами, ведомствами и организациями при соблюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета.

1. Учетные системы (формы учета). Их разновидности и основные принципы построения. Традиционные и компьютерные бухгалтерские системы. Классификация и пути развития компьютерных бухгалтерских систем

Формой бухгалтерского учетаназывается совокупность учетных регистров, используемых в определенной последовательности и взаимосвязи. Форма бухгалтерского учета определяет методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса.

Форма бухгалтерского учета должна обеспечивать получение информации о хозяйственных процессах, группировку и регистрацию первичных документов, рациональную организацию труда счетных работников в процессе обработки учетной информации, хранение информационного фонда.

Свое название мемориально-ордерная форма бухгалтерского учетаполучила от документа, который называется мемориальный ордер, в нем происходит обработка первичных документов.

Мемориальный ордер за _______ 20__г.

Отличительной особенностью этой формы является то, что в течение определенного периода первичные документы поступают в бухгалтерию, накапливаются и регистрируются в специальных группировочных и накопительных ведомостях по однородным хозяйственным операциям.

На основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером; к нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Все мемориальные ордера регистрируются в регистрационном журнале, который открывается на каждый месяц. Существует специальная форма регистрационного журнала

Регистрационный журнал за_______200__г.

После записи мемориальных ордеров в регистрационном журнале данные из мемориальных ордеров записываются в Главную книгу. Для каждого синтетического счета отводится отдельный разворот.

По окончании каждого месяца в Главной книге подводят итоги оборотов по дебету и кредиту, выводят сальдо по каждому счету и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам.

На основании оборотной ведомости составляются бухгалтерский баланс и другие отчетные формы.

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведется одновременно на карточках и в книгах.

Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная— одна из книжно-карточных форм учета; она ведется в организациях с небольшим объемом произвоства, в отдельных учреждениях и некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы — регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге — Журнал-Главная. Остальной учетный процесс почти не отличается от порядка учетной регистрации, применяемой при мемориально-ордерной форме учета.

В первых трех графах книги записываются дата, номер статьи и суммы оборота. Эта часть называется журналом хронологической записи документов. Вторая часть, т. е. последующие графы, в которых расположены все счета синтетического учета и где систематически записываются хозяйственные операции, называется Главной книгой. Такое построение регистров делает учет наглядным и легкообозримым.

Операции в Журнал-Главную записываются непосредственно с первичных или сводных документов либо на основании составленных мемориальных ордеров. При каждой бухгалтерской проводке при регистрации присваивается порядковый номер и отводится одна строчка для записи. В начале месяца в Журнал-Главную переносят сальдо по синтетическим счетам; затем записываются операции, подсчитываются обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца. Таким образом, счета закрываются после записи сальдо на 1-е число последующего месяца. Аналитический учет при этом ведется в книгах или карточках. По аналитическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета

Журнал-Главная

К достоинствам формы бухгалтерского учета Журнал-Главная можно отнести следующее:

· наглядность записи в синтетическом учете обеспечивает удобство их обозрения и проверки;

· вместо двух синтетических регистров — Регистрационного журнала и Главной книги, которые заполняются при мемориально-ордерной форме учета, ведется один комбинированный регистр-книга «Журнал-Главная»;

Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная

· баланс составляется непосредственно на основании записей в книге «Журнал-Главная», так что отпадает необходимость составления оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Простота учетной работы позволяет использовать счетных работников с менее высокой квалификацией, чем при других формах учета

Однако эта форма имеет некоторые недостатки. Она применяется только в организациях с небольшим количеством синтетических счетов, где большой объем учетной работы (подсчет итогов, сверки показателей и др.) проводится по окончании месяца; операции в ней отражаются только на синтетических счетах, необходимых для составления баланса, что затрудняет контроль за правильностью записей в аналитическом учете.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме — журналу-ордеру.

Журнал-ордер построен по шахматному принципу на листах специального графления. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов регистрируются только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Журналы-ордера открываются на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивают определенный постоянный номер. Записи в журнале-ордере ведутся по мере поступления первичных документов. Журналы-ордера являются накопительными документами. В них отражаются кредитовые обороты одного счета, или по каждому первичному документу, или по итогам за определенный промежуток времени. Все журналы-ордера в конце месяца подписываются главным бухгалтером.

Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Кредитовый оборот переносят в Главную книгу соответствующего журнала-ордера, а обороты по дебету записывают в эту книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета; в Главной книге – расшифровка дебетового оборота этого же счета.

Один лист Главной книги соответствует одному синтетическому счету. Главная книга открывается на год. Каждая строка соответствует данным за один месяц. В конце месяца подсчитываются дебетовый и кредитовый обороты, после чего выводится сальдо. Конечное сальдо предыдущего месяца является начальным сальдо следующего. На основании конечного сальдо по каждому счету составляются бухгалтерский баланс и другие отчетные формы.

Экономические субъекты, применяющие журнально-ордерную форму бухгалтерского учета, ведут его в зависимости от отраслевой принадлежности с применением регистров согласно перечню типовых форм.

Автоматизированная форма бухгалтерского учетапредполагает использование для обработки учетной информации компьютерных технологий на всех участках учета.

Технология обработки информации характеризуется законченным циклом движения информации от момента ее возникновения (первичный учет) до формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности и анализа финансово-хозяйственной деятельности.

Используемые в настоящее время информационные системы бухгалтерского учета разнообразны по охвату реализуемых функций, принципам построения, составу сервисных услуг, техническому и методологическому сопровождению, отраслевой ориентации. В отличие от журнально-ордерной и мемориально-ордерной форм для автоматизированной формы бухгалтерского учета практически не существует нормативного регулирования ее организации, поэтому многочисленные программные решения не похожи друг на друга как по представлению данных, так и по выходным формам.

При рассмотрении автоматизированной формы бухгалтерского учета в организации целесообразно обратить внимание на следующие аспекты:

1. ввод, хранение и первичная обработка исходных учетных данных (журнал учета хозяйственных операций и порядок автоматизированной обработки первичных документов);

2. получение и представление результатной информации;

3. обеспечение выполнения учетных процедур;

4. способы настройки компьютерных программ на особенности учета конкретного экономического субъекта.

На первом уровнепроисходит сбор, регистрация и ввод первичной информации, возникающей в структурных подразделениях. Здесь же имеется инструментарий для подготовки различных справок и документов. В течение отчетного периода в базу данных заносится информация по каждой услуге, по каждому предприятию, с которым осуществляются взаиморасчеты, по каждому плательщику и другая информация.

Данные, сформированные на первом уровне, подвергаются обработке на втором уровне.В дополнение к информации, подготовленной на первом уровне, используется постоянная информация, представляющая собой справочные данные и различные нормативы.

По результатам обработки формируются учетные регистры (третий уровень),в которых аккумулируются хронологические и систематические записи, текущие хозяйственные операции. По запросу влюбой момент времени пользователь может оперативно получать информацию с требуемой степенью детализации об имуществе, состо­янии расчетов и тому подобное, а также различные экономические и бухгалтерские показатели и динамику их изменения, справочные данные.

Завершающим четвертым уровнемявляется процесс формирования отчетных форм, в результате которого пользователи получают бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также имеют возможность сформировать различные аналитические данные.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета позволяет свести к минимуму дублирование технологических операций по вводу информации. В любой момент заинтересованный пользователь может получить сведения о наличии имущества, состоянии расчетов и величине источников. Таким образом, автоматизированная форма бухгал­терского учета предоставляет пользователю удобный инструмент контроля и управления деятельностью экономического субъекта.