Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями документы.
Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
¡ Схема подготовки распорядительных документов:
§ всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
§ согласование текста и его подписание;
§ обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)
Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.
¡ Констатирующая частьявляется введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения. Основную нагрузку несет распорядительная часть.
¡ Распорядительная частьизлагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ - приказы.
¡ ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»
Виды распорядительных документов:
Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
¡ Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.
¡ Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:
¡ герб РФ или субъекта;
¡ наименование организации, издавший документ;
¡ наименование вида документа;
¡ место составления;
¡ дата документа, регистрационный номер;
¡ заголовок к тексту;
¡ текст;
¡ подписи;
¡ визы согласования.
¡ Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановлениеруководителем органа, издавшего данный документ.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.
Приказами оформляются:
§ порядок деятельности предприятия;
§ решения и поручения по организации работы;
§ организационные мероприятия;
§ итоги работы;
§ результаты ревизии.
Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами.
Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель.
Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Приказы по основной деятельности:
¡ издаются при реорганизации, ликвидации учреждения,
¡ утверждении и изменении структуры и штатов,
¡ в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.),
¡ при необходимости регулирования вопросов финансирования,
¡ материально-технического обеспечения,
¡ научно-технической политики,
¡ информационного и документационного обеспечения,
¡ социальной политики и др.
Приказы по личному составу: (кадровые приказы) регулируют:
¡ прием,
¡ перемещения,
¡ увольнения работников,
¡ предоставление отпусков,
¡ присвоение разрядов,
¡ вынесение взысканий и поощрения работников.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".
¡ В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю").
¡ Текст приказасостоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
¡ Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.
¡ В констатирующей частидается обоснование предписываемых действий.
Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.
Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная частьдолжна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий.
Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.
§ Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.
Обязательными реквизитами приказа являются:
§ наименование организации,
§ название вида документа (ПРИКАЗ),
§ дата и регистрационный номер документа,
§ место составления или издания,
§ заголовок к тексту,
§ подпись,
§ визы согласования документа.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.
¡ Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан.
¡ Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается с «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
¡ Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации.
Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.
К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:
А. Организация исполнения приказов; Б. Организация исполнения инструкций.
Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
§ констатирующаячасть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»
§ распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ , в ней указываются предписываемые действия.
