Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений.
¡ Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.
¡ Текст состоит из констатирующей и распорядительной части.
В констатирующей частиизлагаются причины издания документа.
В распорядительной частиуказывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке.
¡ Распорядительная часть делится на пункты.
¡ Каждый пункт строится по схеме: действие- исполнитель - срок исполнения.
Решениеподписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
¡ Обязательными реквизитами решенияявляются:
§ наименование организации,
§ название вида документа,
§ дата и регистрационный номер документа,
§ место составления или издания,
§ заголовок к тексту,
§ подпись,
§ визы согласования документа.
Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.
Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Виды информационно-справочных документов:
Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.
¡ Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
¡ Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:
¡ обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
¡ испытаний (образцов, систем, технологий);
¡ выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
¡ передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
¡ нарушения установленных правил;
¡ ревизии, инвентаризации;
¡ расследования аварий, несчастных случаев;
¡ ликвидации организации и т.д.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).
Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документомруководителя организации.
Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
¡ Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
¡ Во вводнойчасти текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
¡ В констатирующейчасти содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.
Обязательными реквизитами акта являются:
¡ наименование организации,
¡ наименование вида документа,
¡ дата и регистрационный номер,
¡ место составления или издания,
¡ заголовок к тексту,
¡ подписи,
¡ в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).
¡ Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
¡ Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
¡ Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
¡ Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная частьтекста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
¡ Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).
¡ Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.
В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
¡ Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.
¡ Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
¡ Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
¡ Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
¡ Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.
¡ Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
¡ Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания.
¡ Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.
¡ С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
¡ После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
¡ Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.
¡ Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.
Текст краткого протоколатакже состоит из двух частей.
¡ В вводной частиуказываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются
¡ В основной части протоколауказывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.
¡ Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.
¡ Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.
Обязательными реквизитами протокола являются:
¡ наименование организации,
¡ наименование вида документа,
¡ дата и регистрационный номер,
¡ место составления или издания,
¡ заголовок к тексту,
¡ подписи.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
¡ По содержаниюдокладные записки бывают: информационные; отчетные.
¡ В зависимости от адресата: внутренние, внешние.
§ Внутренние докладные запискиоформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.
§ Внешние докладные запискиоформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
§ в первой частиизлагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
§ во второй частианализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
§ в третьей частисодержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.
¡ Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.
¡ Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.
¡ Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы.
¡ Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.
¡ Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематикесоставляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.
Текст справки личного характераначинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.
Обязательными реквизитами справки являются:
наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения),
наименование вида документа,
дата и регистрационный номер,
место составления (для внешней справки),
адресат,
заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4),
подпись,
оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).
Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.
¡ Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
¡ Цели доклада: информирование и убеждение.
¡ Элементы доклада:
¡ вступление
¡ основная часть
¡ выводы
¡ рекомендации.
¡ Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.
¡ В первой части телеграммы указываются:
§ Отметка о категории телеграммы;
§ Адресат;
§ Текст;
§ Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;
¡ Во второй части телеграммы- под чертой - указываются:
§ Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
§ Наименование должности;
§ Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
§ Печать;
§ Дата
Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
¡ При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:
§ передавать только краткую, срочную информацию;
§ проверять правильность записи обратной связью;
§ текст - не более 50 слов;
§ не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.
Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
¡ Доверенности могут быть:
§ служебными;
§ личными.
¡ Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации.
¡ Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства.
¡ Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
¡ Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.
¡ Служебная доверенностьоформляется на бланке доверенности.
Доверенность должна иметь:
¡ наименование вида документа;
¡ дату выдачи;
¡ номер;
¡ заголовок к тексту;
¡ текст;
¡ подписи;
¡ печать.
В тексте доверенности указываются:
¡ фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации;
¡ фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия;
¡ паспортные данные уполномоченного должностного лица;
¡ перечисление предоставляемых полномочий;
¡ срок действия доверенности.
¡ Дополнительно может быть указан образец подписи уполномоченного лица.
¡ Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.
¡ Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале « Учет выданных доверенностей».
¡ Контроль за соблюдением правил оформления служебных доверенностей, их регистрацию и выдачу а также за своевременным предоставлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности ведет главный бухгалтер
Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает:
¡ наименование вида документа;
¡ дату выдачи;
¡ заголовок к тексту;
¡ текст;
¡ подписи;
¡ отметку о заверении.
¡ организации.
Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению:
¡ при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачеркивания слов;
¡ при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть оформлена только отметка о заверении).
