Форматирование - это, собственно, процесс оформления документа. После того как данные введены, возникает вопрос о том, в каком виде их представить на экране. Excel располагает множеством параметров форматирования, что позволяет сделать данные более выразительными. Для столбцов и строк таблицы Вы можете, используя команду Строка/Столбец меню Формат:
изменять ширину и высоту столбцов, строк как для всех элементов, так и для отдельных фрагментов рабочего листа (по умолчанию ячейки имеют стандартную ширину и высоту);
убирать с экрана или выводить отдельные столбцы или строки.
По умолчанию Excel вводит данные в формате Общий, причем он самостоятельно пытается подобрать формат для вводимых данных, например, для чисел: целое, с десятичной запятой или в экспоненциальной форме. Если же вы уже ввели данные и они представляются на экране неправильно или если хотите изменить их формат, то можете это сделать либо с помощью кнопок панели инструментов Форматированиялибо с помощью меню Формати команды Ячейки.
Для изменения формата представления данных в ячейках необходимо выполнить следующее:
1. Выделить интервал ячеек, который надо форматировать.
Войти в меню Формати выбрать команду Ячейки.
После этого на экране появляется окно диалога Формат ячеек (рис. 15.).
Рис. 15. Диалоговое окно Формат ячеек
На вкладке Число можно выбрать вид представления информации на экране.
Вкладка Выравниваниеорганизует горизонтальное и вертикальное выравнивание, выбор ориентации содержимого ячеек, перенос по словам внутри ячейки.
Вкладка Шрифт определяет начертание и размеры шрифтов.
Вкладки Граница и Вид определяют линии рамок и узоры фонового заполнения выделенных ячеек.
Установка защиты ячеек осуществляется с помощью вкладки Защита. С помощью этой вкладки можно предотвратить изменение содержимого ячеек без вашего согласия.
Для быстрого форматирования таблицы в соответствии со встроенными комбинациями форматов воспользуйтесь командой Автоформат меню Формат. Кнопка Копирование формата позволяет с легкостью копировать форматы из одной ячейки или интервала в другой интервал.
Для печати таблиц необходимо выполнить следующие действия:
· настроить параметры страницы,
· определить размещение данных на странице и их масштабирование,
· задать настройки принтера.
Для настройки параметров страницы необходимо выбрать в меню Файлкоманду Параметры страницы или нажать кнопку Страница в режиме предварительного просмотра. Появится диалоговое окно Параметры страницы(рис. 16.):
Рис. 16. Диалоговое окно Параметры страницы
На первой вкладке Страница этого окна пользователь может выбрать нужную ориентацию листа бумаги, установить требуемый масштаб в процентах или в листах бумаги и выбрать формат используемой бумаги и качество печати.
На второй вкладке Поля (рис. 17.) можно ввести точные размеры в сантиметрах каждого из четырех полей страницы и расстояния от краев бумаги до колонтитулов:
Рис. 17. Параметры полей страницы
Флажки Центрировать на странице в нижней части окна позволят вывести данные точно в центр листа бумаги.
И, наконец, на вкладке Колонтитулы Вы можете создать верхний и нижний колонтитулы для каждой страницы, используя кнопки Создать верхний колонтитулиСоздать нижний колонтитул(рис. 18.):
Рис. 18. Вкладка Колонтитулы страницы
Используя вкладку Лист (рис.19), Вы можете указать, какую именно часть рабочего листа следует печатать, а также – печатать ли сетку, примечания к ячейкам, заголовки строк и столбцов. Кроме этого, можно указать строки или столбцы, которые будут напечатаны на каждой странице в виде заголовков.
Рис. 19. Окно диалога вкладки Лист
Рассмотрим эти операции подробнее. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы, а затем определите содержание и оформление печатных страниц, выполнив указанные ниже действия.
Операция
Действия
Определение интервала рабочего листа для печати
Выберите вкладку Лист. В окне Выводить на печать диапазон задайте интервал, предназначенный для печати.
Печать заголовков строк и столбцов на каждой странице
Выберите вкладку Лист. В окне Сквозные строки (сквозные столбцы) введите интервалы строк или столбцов, которые нужно печатать как заголовки.
Управление печатью сетки, примечаний к ячейкам и заголовкам строк и столбцов
Выберите вкладку Лист. Под надписью Печать установите флажки тех элементов, которые нужно напечатать.
Подготовленный к печати материал может точно не соответствовать запланированному Вами количеству печатных страниц. В этом случае Вы можете изменить масштаб распечатываемых данных, чтобы поместить их на большем или меньшем количестве станиц, или же задать определенное количество страниц для печати.
Для выполнения операции по изменению масштаба распечатываемых страниц выберите в меню Файл команду Параметры страницы, а затем выполните следующие действия.
Операция
Действия
Увеличение или уменьшение масштаба распечатываемых данных
Уменьшение масштаба данных для размещения на заданном числе страниц
Выберите вкладку Страница. Выберите переключатель Разместить и введите или выделите нужное количество страниц.
Если рабочий лист занимает площадь большую, чем одна страница, то Excel разбивает его на страницы, автоматически вставляя разделители конца страницы. Место вставки этих разделителей определяется в соответствии с форматом бумаги, установками полей и параметрами масштабирования, заданными в диалоговом окне Параметры страницы.
Разделители конца страницы можно вводить и вручную. В этом случае Excel соответственно корректирует местоположение автоматических разделителей конца страницы на остальной части листа.
Ниже описан порядок действий, которые обеспечивают выполнение рассмотренных операций.
Операция
Действия
Вывод на экран разделителя конца страницы
В меню Сервис выберите команду Параметры. Выделите вкладкуВид,а затем установите флажокавторазбиение на страницы.
Установка вручную конца страницы (по вертикали и горизонтали)
Выделите ячейку, с которой Вы хотите начать новую страницу, а затем выберите в меню Вставка команду Разрыв страницы.
Установка вручную конца страницы (только по вертикали)
Выделите столбец, который должен быть первым слева на новой странице, а затем выберите в меню Вставка команду Разрыв страницы.
Установка вручную конца страницы (только по горизонтали)
Выделите строку, с которой Вы хотите начать новую страницу, а затем выберите в меню Вставка команду Разрыв страницы.
Установка порядка печати страниц
В меню Файл выберите команду Параметры страницы, а затем выберите вкладку Лист. Под надписью Последовательность вывода страниц выделите нужный порядок печати.
Нумерация страниц, начиная с заданного номера
В меню Файл выберите команду Параметры страницы, а затем выберите вкладку Страница. В окно Номер первой страницы введите нужный начальный номер.
Печать диаграмм зависит от того, внедрена ли диаграмма на рабочий лист или оформлена в виде отдельного листа диаграмм. Внедренная диаграмма печатается так, как она представлена на рабочем листе, т.е., сохраняется ее размер, пропорции и местоположение, заданные ей на рабочем листе. Если же Вы печатаете лист диаграмм, то можете выбрать нужный масштаб печати. По умолчанию лист диаграмм печатается в ландшафтной ориентации, полностью заполняя страницу.
1.2.12.2 Печать
После настройки параметров страницы можно переходить непосредственно к печати документа. Для этого нужно воспользоваться одним из вариантов:
Выбрать в меню ФайлкомандуПечать.
Нажать сочетание клавиш Ctrl+P.
Нажать кнопку Печать в режиме Предварительного просмотра.
Откроется диалоговое окно Печать(рис. 20.):
Рис. 20. Диалоговое окно Печать
На печать будут выведены либо вся книга, либо выделенные листы, либо выделенный диапазон ячеек.
