Форматирование таблиц с помощью панели инструментов
Автоматическое копирование данных. Копирование форматов
Готовясь показать кому-то свои документы, вы хотите, чтобы они были понятными и выглядели профессионально. В этом нам поможет команда Автоформатиз меню Формат, которая позволяет выбрать из стандартной таблицы форматов подходящие заголовки, отступления, цвета шрифтов и другие параметры. С помощью команды Автоформат можно легко задать единый формат для всей рабочей книге.
Чтобы включить режим автоматического форматирования, надо сначала выделить ячейку, принадлежащую форматируемому диапазону, а затем в меню Формат выбрать команду Автоформат. Excel вам предложит 16 различных вариантов таблиц, включая форматы для финансовых данных, учетных сведений, списков, а также цветные и трехмерные форматы.
Выбрать отдельные элементы форматирования команды Автоформат можно с помощью кнопки Параметры, которая позволяет включать и выключать изменения отдельных элементов формата (шрифт, отступление, выравнивание, размеры ячеек таблицы). При этом в диалоговом окне Автоформат появится параметры форматирования. Удалив флажки из окошек, вы отключите соответствующие элементы команды Автоформат.
Применив Автоформат к одной таблице, его можно повторить для другой таблицы через команду Повторить Автоформат в меню Правка. Для этого после форматирования одной таблицы надо выделить ячейку внутри другой таблицы и использовать команду Повторить Автоформат.
Применить к данным формат, уже использованный в какой-то части рабочего листа, можно с помощью кнопки Формат по образцу на панели инструментов (кнопка с кисточкой). Для этого просто выделите ячейку с нужным форматом или блок ячеек, щелкаете на кнопке Формат по образцу и указываете область применения копируемого формата (выделить ее).
При однократном нажатии кнопки Формат по образцу копию формата можно применить только один раз. Чтобы скопировать формат в несколько ячеек, нужно дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу, чтобы она осталась нажатой, скопировать формат во все нужные места, затем кнопку Формат по образцу отключить.
Если вам не подходит ни один из стандартных форматов, лучше воспользоваться кнопками панели инструментов Форматирование: здесь есть кнопки начертания шрифтов, выравнивания, форматирования чисел, линии рамки, кнопки цвета (у всех кнопок есть всплывающие подсказки).
Быстро задать стандартный формат чисел можно при помощи кнопок панели Форматирование: денежный формат, процентный формат и с разделением групп разрядов. Количество разрядов (десятичных) можно увеличить или уменьшить соответствующими кнопками.
При переходе к денежному формату в ячейках вместо действительных величин могут появляться ряды значков ###. Это значит, что ширина столбцов в таблице недостаточна для записи числа в выбранном формате. При работе с высокими шрифтами может оказаться недостаточной и высота строк. Поменять высоту строк и ширину столбцов можно с помощью мыши. Для этого нужно щелкнуть дважды на правой границе заголовка столбца или на нижней границе заголовка строки (курсор при этой операции принимает вид двунаправленной стрелки). Строка или столбец будут увеличены до размеров самого высокого символа и самого длинного текста в этих рядах ячеек. Можно поступить еще проще, перетаскивая правую границу (или нижнюю) до нужного размера левой кнопкой мыши.
Любые элементы таблицы, которые надо отформатировать, должны быть выделены.
Когда мы меняем формат числа, то выделяем ячейки с числами, нажимаем кнопку нужного формата (денежный, процентный) и в окне диалога выбираем на вкладке Число в поле Числовые форматы нужный формат, а в поле Тип нужный вид числа, затем нажимаем кнопку ОК. В поле Тип можно самим задавать любой числовой формат с текстом в кавычках («млн. руб.», «тыс. р.»). Изменить формат чисел можно и с помощью контекстного меню, выделив нужные ячейки. Аналогично меняется и формат даты, для этого в поле Числовые форматы выбирают строку Дата, и в поле Тип выбирают вид записи даты.
Работая со шрифтами, мы можем выбирать любые встроенные шрифты из списка шрифтов на панели инструментов, менять их начертание (полужирный Ж, курсив К или подчеркнутый Ч), а также и размер шрифта, который задается с помощью списка размер шрифта. Атрибуты шрифта можно изменить также в диалоговом окне Формат ячеек. Для этого ячейки выделяют, вызывают правой кнопкой контекстное меню и выбирают команду Формат ячеек, а в окне диалога вкладку Шрифт. На ней выбирают необходимые параметры (и даже цвет) и нажимают кнопку ОК.
Excelпо умолчанию выравнивает текст по левому краю, а числа – по правому. С помощью кнопок выравнивания на панели инструментов мы можем менять выравнивание по своему усмотрению.
Отдельные ячейки листа можно выделять рамками или разными цветами. Для этого есть соответствующие кнопки Линии рамки, Цвет шрифта и Цвет заливкина панели инструментов Форматирование(все изменения делаем над выделенными объектами).
Excel позволяет добавить к рабочему листу фоновое изображение. Для этого выберите в меню Файл команду Листи затем – Подложка. Excel выведет окно диалога, аналогичное окну Открытие документа, позволяющее открыть графический файл, хранящийся на диске. Однако применение неудачного фона может сильно затруднить чтение значений в ячейках.
В Excel 97 есть новая возможность, называемая Условное форматирование. Условное форматированиедействует подобно будильнику. Онопозволяет применять форматы к конкретным ячейкам, которые остаются «спящими», пока значения в этих ячейках не достигнут некоторых контрольных значений. Эта функция позволяет нагляднее представить данные в рабочих книгах.
Для условного форматирования надо выделить необходимые ячейки, в меню Формат выбрать команду Условное форматирование. Откроется окно диалога, в котором в группе условие в первом поле выбирают к чему применить условие (например, значение), во втором поле выбирают условие, в третьем поле вводят некоторое число, отвечающее условию и, нажав на кнопке Формат, выбирают нужные параметры, которые будут внесены в ячейки при выполнении выбранного условия. Затем надо кнопкой OK закрыть окно Формат ячеек и еще раз нажать OK, чтобы закрыть окно Условное форматирование.
Чтобы удалить условное форматирование, выделяют ячейки, к которым применено условное форматирование, выбирают в меню Формат команду Условное форматирование. В окне условного форматирования надо щелкнуть на кнопке Формат и в окне Формат ячеек щелкнуть на кнопке Очистить. Закрыть окно Формат ячеек кнопкой OK и окно условного форматирования тоже закрыть кнопкой OK.
