ФУНКЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Функция организации как основная функция менеджмента означает создание системы мер, обеспечивающих систематическую координацию задач и взаимоотношений сотрудников организации, их выполняющих, для обеспечения поставленных целей.

В терминах теории систем, функция организации отражает связи между управляемой и управляющей деятельностью. Таких связей, причинно-следственных, пространственно-временных, – великое множество. Они носят как детерминированный (строго определенный, формальный), так и вероятностный (изменяющийся под воздействием внешней рыночной среды) характер. Фактически функция организации, или организаторская деятельность (О.Т. Лебедев), синтезирует большое количество видов управленческой деятельности, занимая до 80 процентов от всего объема работ менеджера. Вполне уместно и выражение «менеджер – организатор коллектива». Это дает повод авторам многих учебников по менеджменту не анализировать функцию организации отдельно, в отличие от функций планирования и контроля. При этом взамен рассматриваются лишь ее составляющие, т.е. подфункции, или специальные функции. Ведь попытаться поместить в одной теме, привести к общему знаменателю всю организационную деятельность неудобно, сложно, да и не реально. Однако некоторая систематизация представлений будет полезной.

Можно выделить следующие уровни процесса организации.

1) Организация производственных и технологических процессов (расчет издержек, обоснование объема производства и выпускаемой продукции, номенклатуры выпускаемых изделий, количества оборудования, организации рабочих мест и пр.);

2) Организация трудового процесса (рациональных форм использования трудовых ресурсов – рабочей силы, ее квалификации, кадрового состава и др.);

3) Организация финансовых процессов (финансовых взаимоотношений, регулирующих финансовые внутренние и внешние потоки организации, распределение финансовых полномочий и уровней руководства, и т.д.);

4) Организация управления (иерархии управления, режимов подразделений, взаимоотношений внутри организации и др.).

Все многообразие видов организаторской деятельности может быть сведено к следующим четырем направлениям.

1) Совершенствованиеорганизационнойструктуры – деление организации на подразделения, в соответствие с установленными целями.

2) Формирование высокого уровня развития коллектива – его ценностно-ориентационной зрелости, организованности и сплоченности, установление взаимоотношений между членами организации в рамках ее структуры.

3) Поиск решений и компромиссов.

4) Управление организацией на основе учета внешних факторов.

Современный менеджмент связан, прежде всего, со вторым и третьим из указанных направлений. При этом будут рассмотрены следующие организационные процессы.

· Коммуникационные процессы (обмен информацией между людьми);

· Принятие решений (анализ хозяйственной ситуации, генерация альтернатив, принятие решения и его выполнение);

· Конфликтные ситуации (выявление причин, динамика развития и методы управления конфликтами);

· Методы социально-психологического воздействия (процессы делегирования, управление мотивацией, основы деловых отношений, источники власти и лидерства, и другие методы, рассматривающие управление как социальную технологию).

В настоящее время самые общие типы организационных отношений отражают следующие модели менеджмента(А.К. Казанцев).

1) Американская модель:

· «ставка на человека экономического»;

· успех организации определяется внутренними факторами, прежде всего рациональной организацией производства, снижением издержек.

2) Японская модель:

· «ставка на человека социального»;

· успех организации определяется степенью соответствия общих и частных целей организации, вплоть до целей отдельных работников; для того систему управления приспосабливают под конкретных людей, а не наоборот.

3) Маркетинговая модель:

· «ставка на человека самореализующегося»;

· успех организации определяется прежде всего тем, насколько организация отслеживает динамику внешней среды, делая ставку на развитие стратегическое управление, инновационные технологии.

Можно дать следующую характеристику этих моделей, табл. 5.4. Под экономической властью здесь понимается степень влияния центрального элемента на деятельность всех экономических агентов.

Таблица 5.4.

Модели менеджмента

Функция организации неразрывно связана с функцией планирования. Выше отмечалось, что управление представляет единый процесс. При организации текущей работы такое единение легко проследить в буквальном смысле. Остановимся на этом подробнее.

Передовые компании обязывают каждого сотрудника периодически представлять описание работы, которую он выполняет. Описание проходит два этапа: во-первых, это письменное изложение самим сотрудником того, чем он занимается в организации, во-вторых, ознакомление с ним прямого руководителя сотрудника. Рассмотрим особенности данных этапов.

1 этап. Работу описывает сам сотрудник, непосредственно ее занимающийся, которому выполняемая работа знакома лучше, чем другим.

· Какие работы должны быть выполнены (функциональные обязанности, зона ответственности);

· С кем и как происходит взаимодействие;

· «Узкие места», проблемы при достижении целей, предполагаемые меры по их устранению, включая предложения по изменению должностных обязанностей (собственных и смежников);

· Полнота и частота предоставления описаний зависят от квалификации, опыта сотрудников (новички, например, должны предоставлять их чаще и оформлять более детально), однако исключения в виду неотложности дел и иные отговорки не допустимы.

2 этап. Ознакомление с описанием прямого руководителя.

· Этим обеспечивается одинаковое понимание содержания работы, функций сотрудника и ответственности;

· При сравнении с описаниями других сотрудников, выясняется, не устарела ли и всегда ли оправдана логика разграничения видов деятельности: при пересечении, пробелах между ними производится коррекция;

· Проблемы, указанные сотрудником, могут требовать коррекции со стороны руководителя, или обращения к вышестоящему начальству для внесения изменений в порядок выполнения работ;

· В качестве вывода из описания, руководитель должен дать представление служащему о том, чего ждут от него в организации.

Отметим, что описание работы было отнесено, в основном, к функции организации, а также к планированию. Но оно содержит и элементы контроля, что реально подчеркивает неразрывность процесса управления.