Функция планирования

ФУНКЦИИ ПЛАНИРОВАНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ И КОНТРОЛЯ

С данной функции и начинается процесс управления.

Планирование как основная функция менеджмента означает отражение в текущих и перспективных планах будущего состояния объекта управления, в текущие моменты времени.

В настоящее время повышается уровень планомерности экономики (И.А. Казаков), что требует внимательного отношения к процессу планирования на всех его уровнях. В результате планирования определяют:

- какие результаты в будущем предполагается получить;

- какие действия, в какой последовательности и в какие сроки должны быть выполнены;

- приоритеты в решении задач и распределении ресурсов;

- координационные механизмы.

Этапы процесса планирования отражает табл. 5.2.

Могут быть выделены следующие принципы планирования.

Таблица 5.2.

Этапы процесса планирования

Непрерывность. Отражает непрерывность хозяйственных процессов и основана на концепции скользящего планиро­вания, включающего укрупненные долгосрочные расчеты с детальным краткосрочным планированием.

Научность и оптимальность. Предполагает использование современных инструментов для получения информации об эффективности организации: анализ добавленной стоимо­сти, сравнительный анализ производительности и др.

Гибкость и пластичность. Предусматривает коррекцию планов при изменении внешней и внутренней среды организации, создание резервов и альтернатив достижения.

Доминирование стратегии. Достижение тактических и операционных целей следует постоянно согласовывать со стратегическими направлениями.

Системность. Означает комплексный подход к разработ­ке планов, требующий координации по вертикали и горизонтали.

Ресурсная сбалансированность. Требует учета материальных, финансовых, трудовых, технологических и иных ре­сурсов на всех уровнях организации.

Экономичность. Эффект от реализации плана должна превышать затраты на планирование.

Участие максимального числа сотрудников. Эффективность планирования зависит от степени участия лиц, участвующих в выполнении плана: это увеличивает сроки планирования, но упрощает процесс реализации.

Методы планированиярассматриваются в различных дисциплинах учебного плана, как показано в табл. 5.3.

Процесс планирования неразрывно связан с установлением целей организации. При разработке целей устанавливаются средства, механизмы их достижения, т.е. контуры плана. Но это еще не план, поскольку здесь нет маршрута точного достижения цели.

В настоящее время имеет место тенденция к децентрализации планирования. В то же время, еще 20-30 лет назад в большинстве ведущих компаний доминировала централизация: цели, и планы тогда спускались сверху вниз. Однако не получая полной информации о целях-ориентирах, центральные органы планирования допускали просчеты. Показательна ситуации с «Дженерал Электрик».

Пример 1. Отдел планирования компании использовал одностороннюю информацию: необходимо, дескать, выпускать небольшие холодильники, поскольку площади современник квартир и размеры семей невелики. Но наделе хозяйки стремились покупать большие холодильники, т.к. в них можно поместить продукты на целую неделю. Разработка портативных холодильников оказалась пустой тратой времени и средств. Это послужило толчком к созданию программы «Рабочее планирование и проверка», результатом которой явилась передача функций планирования в отделы.

Таблица 5.3.

Методы планирования

* Анализ хозяйственной деятельности

Децентрализация планирования предусматривает не только включение в процесс планирования исполнителей от подразделений. Важное значение имеет система организации работы. При этом используется так называемая проектная или матричная структура организации. Процесс разработки того или иного плана осуществляла специальная проектная группа, включающая в свой состав представителей заинтере­сованных в осуществлении плана подразделений. В этом случае процесс планирования обладает, с одной стороны, большей реальностью, конкретностью, сдругой – при высокой степени доверия и стимулирования – рождает куда более грандиозные и впечатляющие планы, чем можно было первоначально предположить.

Большое всегда начинается с малого. Нельзя говорить о планировании, рассматривая лишь цели организации или подразделения. У менеджера, да и у рядового сотрудника, должны быть свои, личные цели, вытекающие из задач подразделения, и, соответственно, личные планы. Составление плана рабочего дня по методу «Альпы»рассмотрено в Приложении III.

Отметим, чти прежде, чем перейти к чтению дальнейшего текста, необходимо ознакомиться с материалами этого Приложения.

Рассмотрим некоторые особенности планирования рабочей нагрузки и рабочего времени. Наличие собственных планов говорит о самодисциплине. Тот, кто игнорирует всякие планы, похож на паникера, который мечется, между отдельными поручениями руководства и пытается без особой нужды браться за разные дела одновременно. Эти работники никак не могут смириться с тем, что все дела происходят не так гладко, как хотелось бы.

1. Поставка товаров или комплектующих изделий про­исходит с задержкой.

2. Техника (транспорт, компьютеры, оборудование) выходят из строя не по графину.

3. Документы теряются или их поиск занимает слиш­ком много времени.

4. Кто-то неожиданно заболевает и т.д. и т.п.

Дескать, вот из-за всего этого, рассуждают такие работни­ки, в их организации планирование невозможно. Но невозможным оказывается другое: подобным сотрудникам нельзя поручить сколько-нибудь серьезное задание.

Отношение к таким людям может измениться, если они смогут изменять самих себя. Для этого они должны спокойно, выдержало взглянуть на все проблемы. Они должны понять, как отмечено в Приложении III, лишь 60 процентов времени все осуществляется по плану. Остальное – это резерв на внезапно возникающие задачи. А паникеры-то считают, что на подобные задачи приходится 100 процентов времени!

Важнейшее значение при планировании играет установление приоритетов.

Пример 2. Мaша Иванова, исходя из идеи «понравиться начальству», в течение года присутствовала на всех 225 собраниях как у себя в подразделении, так и на общеорганизационных, а также координационных совещаниях рабочих групп. Но со своими должностными обязанностями oна справлялась плохо, малопродуктивно.

У Даши Сидоровой – ситуация обратная. Свои обязанности она хорошо выполнила, не ставя своей задачей присутствовать на всех производственных собраниях.

Вопрос, кто из двоих может рассчитывать на продление трудового контракта? Не трудно предположить, что «умная Маша» выбрала не те приоритеты.

Это предельный случай. Но суть в том, что очень часто приходится делать альтернативный выбор в пользу тех или иных дел. Здесь важно соотнести каждое из дел с общими целями, стоящими перед организацией, подразделениями.

Отметим еще один аспект планирования.

Любой труд, как интеллектуальный, так и физический, содер­жит творческие компоненты. Первый из них, естественно, заметно больше. Как отмечается рядом психологов (Н.И. Дряхлов, А.Н. Кравченко), планирование, выбор оптимального метода работы из нескольких альтернатив, во многом опреде­лят наличие творческих элементов в труде. Другими сло­вами, возможность сотрудников осуществлять планирование своей деятельности во многом определяет их творческий потенциал. Это еще один аргумент в пользу необходимости составлять личные планы всеми уважающими себя менед­жерами. Впрочем, дело не в том, насколько творчески выглядит менеджер в собственных глазах, равно как и в глазах коллег или руководства.

Менеджер использует большое количество информации, отражающей взаимодействие организации с внешней средой, подразделений организации во внутренней среде. Это означает, что менеджер доверяет большому количеству людей. При этом информацию он чаще воспринимает в виде тех или иных документов. Но ведь если он доверяет себе, то и информацию об очередности, продолжительности различных мероприятий он должен отражать набумаге или компьютере в виде плана.

Рекомендации по составлению планов будут рассмотрены на практических занятиях по менеджменту.