Функция контроля как основная функция менеджмента представляет процесс систематического наблюдения за всеми сторонами деятельности организации с целью выявления степени соответствия ее деятельности планам, целям и нормативным показателям.
На заре развития менеджмента контроль был ориентирован главным образом на командно-административные методы, основанные на принуждении. Контроль тогда сводился, прежде всего, к задаче «уличить», «поймать» работника в чем-то противоправном, легковесном отношении к своим обязанностям. Но по мере развития управления содержание функции контроля кардинально изменилось: оно обеспечивает управлению обратную связь, как для корректировки хода работ, так и для открытия новых возможностей организации.
Если рассматривать организацию как систему, можно выделить четыре основных блока-элемента организации – вход, выход, собственно организация (предприятие), система управления. Эта, так называемая «ресурсная модель организации», позволяет определить объекты контроля как характеристики соответствующих элементов модели:
· входа (все виды ресурсов);
· процесса работ (производства изделий или услуг);
· выхода (продукта) организации;
· системы управления (структуры организации, принятый порядок деятельности, качество принимаемых решений).
· Измерение, анализ того, что достигнуто за данный период и сравнение с ожидаемыми результатами;
· Подготовка корректирующих действий (наиболее вероятны следующие варианты: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть план-стандарт).
Выделяют следующие стадии контроля.
Предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ и включает формирование и реализацию используемых в дальнейшем стандартов, которые представляют собой определенные правила, процедуры и линии поведения. Реализация стандартов (не только их создание) заключается в проведении прогноза отклонений от норм стандартов. При этом контроль, фактически, включает выполнение элементов планирования. Но это лишь подтверждает отмеченную выше взаимосвязь, проникновение друг в друга функций менеджмента.
Текущий контроль. Базируется на сравнении фактических результатов с планируемыми непосредственно в ходе работ. Отклонения от намеченных целей устраняются за счет обратной связи.
Заключительный контроль. Производится после выполнения работ. Цель такого контроля – корректировка последующего процесса планирования производственного цикла, а также оценки вознаграждений и выработки стимулов для мотивации работников.
Отметим, что хотя выделение трех стадий контроля целесообразно и общепринято, их не всегда можно разделить. Так, например, в ходе выполнения работ, наряду с текущим контролем, присутствует предварительный и заключительный контроль.
Принципы контроля во многом соответствуют принципам планирования. Остановимся на основных различиях.
Принцип нормативов. Предполагает наличие точных, объективных и удобных для контроля нормативов. Необходимо учитывать человеческий фактор: восприятие норматива должно быть в наименьшей степени подвержено влиянию личности контролирующего.
Принцип контроля по критическим точкам. Следование ключевым факторам, критическим для оценки степени выполнения плана в узловые моменты деятельности, позволит сосредоточится на главном, избавится от необходимости проверять все до мелочей.
Принцип своевременности контроля. Частота проведения оценок должна адекватно соответствовать изменениям контролируемого объекта и учитывать содержание основного плана.
По направленности, контроль может быть внешним или внутренним. Чаще всего для объектов организации используется внутренний контроль, осуществляемый менеджерами организации. Контроль над высшим менеджментом осуществляют собственники, советы директоров (для акционерных обществ), попечительские советы (для некоммерческих организаций). Однако периодически осуществляется и внешний контроль, например, налоговыми органами для защиты от фальсификации деятельности. Кроме того, в настоящее время внешний контроль производится не только для исправления ошибок, но и для определения способов деятельности. Дело в том, что жизненный цикл организации составляет примерно 25 – 30 лет (П. Друкер). Чтобы избежать упадка, на этапе зрелости организации целесообразно предусматривать меры по изменению характера процесса организации деятельности, для чего могут привлекаться внешние консультанты по управлению, которые и осуществляют внешний контроль. Последнее обстоятельство – обновление целевых установок организации – связано с проведением оперативного и стратегического контроля.
Оперативный контроль определяет:
· Ресурсы, предусмотренные планом;
· Осуществление производственных заданий;
· Сроки проведения работ;
· Качество проведения работ;
· Соблюдение норм и стандартов.
Стратегический контроль определяет:
· Эффективность использования ресурсов;
· Производительность труда;
· Анализ реализации концепции развития организации;
· Перспективы внедрения инноваций;
· Оценку методов работы.
Детальней стратегический контроль будет рассмотрен в курсе «Стратегический менеджмент».
На этапах планирования, организации, контроля широко применяются приемы активизации деятельности – мотивации сотрудников организации. В менеджменте накоплен богатый опыт мотивационной деятельности. Изложению различных мотивационных теорий посвящена следующая тема.
ПЛАНИРОВАНИЕ ДНЯ ПО МЕТОДУ «АЛЬПЫ»
Данную технологию планирования, предложенную Л. Зайвертом, целесообразно использовать не только управленцам-менеджерам, но и широкому кругу исполнителей, включая студентов. В последнем случае, фактически, решаются две задачи. Во-первых, оптимизируется собственная работа, во-вторых, осуществляется квалифицированная подготовка к будущей профессиональной деятельности.
Планирование дня по методу «Альпы» включает четыре стадии.
Первая стадия – «Составление заданий»:
- задачи, невыполненные накануне;
- задания из списка недельного или месячного плана;
- дополнительные задачи.
Вторая стадия – «Оценка длительности отдельных заданий».
