Вопрос 3.5. Исследование проблем организации

Нелинейный динамический норматив

Заметим, что соотношение типа >= между показателем строки и столбца задается 1(единицей), а соотношение типа < задается –1.

Фактическое состояние, полученное по представленным данным, показано в нижеследующей таблице (табл. 4.5) (для наглядности показана усеченная таблица, характеризующая половину выполненных нормативных соотношений над диагональю матрицы). Сравнив количество выполненных нормативных соотношений (их 5) с нормативным (10), получаем оценку эффективности, равную 0,5. Э = 5/10= 0,5.

Эффективность = Выполненные нормативные соотношения / Общее количество НС, где

Выполненные нормативные соотношения – это количество совпадений «1» и «-1» в фактическом и эталонном режиме.

Общее количество НС – это количество «1» и «-1» в ДН.

Вводные замечания.Проблемой, или проблемной ситуацией, называют расхождение между желаемым (эталонным) и действительным состоянием некоторого объекта (явления, процесса), которое может быть преодолено не единственным образом [2]. Проблема представляет собой ограничения, которые осознаются как препятствия к достижению целей организации.

Цель задания. Анализ проблем организации.

Оснащение. В качестве инструментов исследования проблем организации будем использовать модель типа «черного ящика», классификатор проблем, метод декомпозиции для построения «дерева проблем». Их применение показано на примере ОАО «Мурманский комбинат хлебопродуктов» (Приложение 1).

Порядок работы.Ранее проведенный анализ внутренней и внешней среды организации позволил выявить ряд проблем, которые стоит проанализировать, чтобы принять соответствующие решения по устранению причин их возникновения.

Необходимо различать симптомы (внешние проявления проблемы), причины проблемы и собственно проблему. Их можно представить в виде элементов модели типа «черного ящика» (рис. 1).

Рис. 1. Модель проблемной ситуации

Отметим, что один и тот же фактор может быть причиной многих проблем, а проблема может быть вызвана множеством причин.

Выяснить проблему позволяют ее симптомы, информация о которых собирается с помощью следующих вопросов:

· Что случилось?

· Когда это началось?

· Как часто происходит?

· Когда это было в последний раз?

· В каком отделе это произошло?

· Кто участвовал?

· Как данная ситуация влияет на эффективность деятельности организации?

Примеры возможных проблем организации:

· Неэффективная система коммуникации;

· Неэффективная организационная структура;

· Неэффективный стиль, методы управления;

· Недостаток управленческих умений руководителя;

· Неэффективный подбор персонала;

· Отсутствие достаточного количества информации и т.д.

Причины проблемы могут находиться как внутри организации (внутренние причины), так и во внешней среде (внешние причины).

Возможна ситуация, когда в ходе анализа выявляется множество проблем. Тогда целесообразно провести их группировку с помощью классификатора проблем, который позволит распределить проблемы по определенным признакам. Благодаря этому удастся понять, в каком системном блоке преимущественно локализуются проблемы, какой класс управленческих решений является наиболее проблемным и т.д. (табл. 1) [2].

Таблица 1

Классификатор проблем

Далее выбирается проблема для более детального рассмотрения.

«Дерево проблем» (диаграмма Исикавы, модель «рыбья кость») позволяет получить определенную структуру проблемы путем деления общей проблемы на «подпроблемы» (факторы, причины проблемы) (рис. 2).

В соответствии с известным принципом Парето (20/80), среди множества потенциальных причин, порождающих проблемы, лишь две-три являются наиболее значимыми. Их поиск и должен быть организован. Это требует выполнения следующих этапов:

· Сбор и систематизация всех причин, прямо или косвенно влияющих на исследуемую проблему;

· Группировка факторов по смысловым и причинно-следственным блокам;

· Ранжирование факторов внутри каждого блока по степени значимости, с указанием вклада каждого фактора в исходную проблему (в этом может помочь метод парных сравнений показателей);

· Анализ получившейся картины.

Рис. 2. «Дерево проблем» (диаграмма Исикавы, модель «рыбья кость»)

Анализ ситуации на основе построенной диаграммы сводится к следующему. Отсекаются проблемы, которые по объективным причинам мы не можем решить. При этом используется «бритва Оккама», которая включает в себя следующие «лезвия»:

· Пространство – не решаемой признается проблема, которая не входит в нашу компетенцию.

· Время – проблемы, устранение которых занимает слишком большой срок, не стоит решать.

· Информация – если по проблеме невозможно собрать информацию, то ее не стоит решать.

· Желание (мотивация, энергия) – если человек не хочет решать проблему, то он это сделает плохо, поэтому ему не стоит этим заниматься.

Из оставшихся факторов выбирают те 20 %, устранение которых на 80 % решит рассматриваемую проблему.

Проблемы взаимосвязаны. Их можно разделить на корневые –вызывающие или обостряющие другие проблемы; узловые –зависящие от некоторых проблем, но одновременно вызывающие и обостряющие другие проблемы; результирующие –являющиеся следствием других проблем; автономные –достаточно значимые, но никак не связанные с другими проблемами. Наибольшую актуальность имеет поиск и решение корневой проблемы. Существуют и другие признаки классификации проблем.

Всесторонняя классификация проблемы необходима, прежде всего, для определения настоятельности решения проблемы, а также для последующей проработки всего процесса исследования.

Возможно получение поля проблем («проблемной области») на основе увязки известных проблем и выявления среди них корневой. Это удобно делать с помощью графических схем, в том числе – построения ориентированных графов (рис. 5.5)

Рис. 5.5. Граф проблем

Исходной информацией для построения подобного графа является построение матрицы смежности, в которой экспертно устанавливаются связи между проблемами и сила этих связей (табл.5. 4).