4. В диалоговом окне "Изменение страницы кнопочной формы" введите имя в поле "Название кнопочной формы" и нажмите кнопку "Создать".
5. В диалоговом окне "Изменение страницы кнопочной формы" введите текст подписи для первой кнопки и выберите команду в поле со списком "Команда". Например, команду "Открытие формы" в режиме редактирования.
6. Для большинства выбранных команд под полем "Команда" открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если выбрана одна из команд работы с формами, то в поле со списком "Форма" следует выбрать имя открываемой формы (Рис. 60).
7. Повторите шаги с 4 по 6 для создания всех нужных кнопок кнопочной формы. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите имя этой кнопки в списке "Элементы данной кнопочной формы" и нажмите кнопку "Изменить" или "Удалить". При необходимости изменить порядок кнопок в списке выберите элемент и нажмите кнопку "Вверх" или "Вниз".
8. Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку "Закрыть".
В результате получим кнопочную форму (Рис. 61).
Примечания:
- "Диспетчер кнопочных форм" позволяет создавать кнопочную форму, кнопки которой открывают другие кнопочные формы. С помощью описанных выше действий могут быть созданы несколько кнопочных форм. Для того чтобы сделать кнопочную форму стартовой кнопочной формой, которая открывается по умолчанию при запуске базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне "Диспетчер кнопочных форм" и нажмите кнопку "По умолчанию". Для того чтобы открыть из кнопочной формы другую кнопочную форму, выберите на шаге 5 команду "Переход к кнопочной форме" и укажите имя кнопочной формы, на которую требуется перейти.
- При создании кнопочной формы с помощью "Диспетчера кнопочных форм" Microsoft Access создает таблицу "Элементы кнопочной формы", содержащую описания кнопок, выводящихся в форме, и выполняемых ими действий. Попытка изменить кнопочную форму в режиме "Конструктора формы", может привести к тому, что приложение перестанет работать. Если требуется внести в кнопочную форму существенные изменения, рекомендуется создать кнопочную форму заново, а затем указать новую форму в качестве стартовой формы.
2.8.6.2. Создание новой кнопочной формы, которая открывается из стартовой кнопочной формы
1. Откройте базу данных.
2. Для открытия диалогового окна "Диспетчер кнопочных форм" выполните одно из следующих действий.
- При создании кнопочной формы с помощью "Мастера баз данных" нажмите кнопку "Изменение элементов кнопочной формы" в кнопочной форме, открывающейся при запуске.
- При создании кнопочной формы с помощью "Диспетчера кнопочных форм" выберите в меню "Сервис" команду "Надстройки" и подкоманду "Диспетчер кнопочных форм".
3. Нажмите кнопку "Создать".
4. Введите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку "OK". Имя новой кнопочной формы добавляется в поле "Имя" страницы кнопочной формы.
5. Выберите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку "Изменить".
6. Нажмите кнопку "Создать".
7. В поле "Текст" введите текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле "Команда", например, выберите команду "Открытие формы" в режиме редактирования.
8. Для большинства выбранных команд под полем "Команда" открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если в шаге 7 была выбрана команда "Открытие формы" в режиме редактирования, выберите имя нужной формы в поле "Форма" и нажмите кнопку "OK".
9. Повторите шаги с 6 по 8 для создания всех нужных кнопок кнопочной формы. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите имя этой кнопки в списке "Элементы данной кнопочной формы" и нажмите кнопку "Изменить" или "Удалить". Чтобы изменить порядок кнопок в списке, выберите элемент и нажмите кнопку "Вверх" или "Вниз".
10. Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку "Закрыть".
2.8.6.3. Изменение существующей кнопочной формы
1. Откройте базу данных.
2. Для открытия диалогового окна "Диспетчер кнопочных форм" выполните одно из следующих действий.
- При создании кнопочной формы с помощью "Мастера баз данных" нажмите кнопку "Изменение элементов кнопочной формы" в кнопочной форме, открывающейся при запуске.
- При создании кнопочной формы с помощью "Диспетчера кнопочных форм" выберите в меню "Сервис" команду "Надстройки" и подкоманду "Диспетчер кнопочных форм".
3. Выберите кнопочную форму в списке "Страницы кнопочной формы" и нажмите кнопку "Изменить".
4. Выберите кнопку кнопочной формы, которую требуется изменить, и выполните одно из следующих действий.
- Для изменения текста подписи кнопки, команды, выполняемой при нажатии кнопки, или объекта, который открывается кнопкой, нажмите кнопку "Изменить".
- Для добавления кнопки нажмите кнопку "Создать", введите текст подписи, а затем выберите для нее команду в поле со списком "Команда". Для большинства выбранных команд под полем "Команда" открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если выбрана одна из команд работы с формами, то в поле со списком "Форма" следует выбрать имя открываемой формы.
- Для удаления кнопки нажмите кнопку "Удалить".
- При необходимости изменить порядок кнопок в списке выберите элемент и нажмите кнопку "Вверх" или "Вниз".
5. Закончив изменение кнопочной формы, нажмите кнопку "Закрыть".
2.8.6.4. Выбор кнопочной формы, автоматически открываемой при открытии базы данных
1. Откройте базу данных.
2. Для открытия диалогового окна "Диспетчер кнопочных форм" выполните одно из следующих действий.
- При создании кнопочной формы с помощью "Мастера баз данных" нажмите кнопку "Изменение элементов кнопочной формы" в кнопочной форме, открывающейся при запуске.
- При создании кнопочной формы с помощью "Диспетчера кнопочных форм" выберите в меню "Сервис" команду "Надстройки" и подкоманду "Диспетчер кнопочных форм".
3. Если имя кнопочной формы, которую требуется назначить стартовой кнопочной формой, присутствует в списке "Страницы кнопочной формы", выберите это имя. В противном случае создайте кнопочную форму.
4. Нажмите кнопку "По умолчанию".
При следующем открытии базы данных указанная кнопочная форма будет открываться автоматически.
2.8.6.5. Удаление кнопочной формы
1. Откройте базу данных.
2. Для открытия диалогового окна "Диспетчер кнопочных форм" выполните одно из следующих действий.
- При создании кнопочной формы с помощью "Мастера баз данных" нажмите кнопку "Изменение элементов кнопочной формы" в кнопочной форме, открывающейся при запуске.
- При создании кнопочной формы с помощью "Диспетчера кнопочных форм" выберите в меню "Сервис" команду "Надстройки" и подкоманду "Диспетчер кнопочных форм".
3. Выберите удаляемую кнопочную форму в списке "Страницы кнопочной формы" и нажмите кнопку "Удалить".
Редактировать внешний вид кнопочной формы можно в режиме "Конструктора форм".
Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет.
Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется.
В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Распечатанная версия формы может служить отчетом.
Создаваемые Access отчеты бывают следующих типов:
- Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access "Автоотчет" позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов "Автоотчет". Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.
- В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.
- Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.
- В основном отчёты проще всего построить при помощи "Мастера отчётов". "Мастер отчетов" старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно "Мастер" в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета "Мастера", чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.
В основном окне базы данных существует вкладка "Отчеты" (объект базы данных). Чтобы создать отчет можно воспользоваться инструментами Access, которые становятся доступными при нажатии по кнопке "Создать" (Рис. 1)
