Создание кнопочной формы

Рис. 57

Рис. 56

Рис. 55

Рис. 54

Рис. 53

Рис. 52

Рис. 51

Рис. 50

Рис. 49

Рис. 47 Рис. 48

Рис. 46

Рис. 45

Рис. 44

Рис. 43

Рис. 42

Рис. 41

Рис. 40

Рис. 39

Рис. 38

Рис. 37

Рис. 36

Рис. 35

Рис. 34

Рис. 33

Рис. 32

Рис. 31

Рис. 30

Рис. 29

Рис. 28

Рис. 27

Рис. 26

Рис. 25

Рис. 24

Рис. 23

Рис. 22

Рис. 20 Рис. 21

Рис. 19

Рис. 18

Рис. 17

Рис. 16

Рис. 13

Рис. 12

Рис. 9

Рис. 8

Рис. 7

Рис. 6

Рис. 3

Рис. 2

Рис. 1

- Конструктор. Отображает совершенно пустую форму в окне конструирования формы.

- Мастер форм. Создает форму в одном из трех принятых по умолчанию форматов (в столбец, ленточная или табличная) на основании ответов пользователя на заданные мастером вопросы.

- Автоформа: в столбец. Автоматически создает форму с полями в один или несколько столбцов.

- Автоформа: ленточная. Автоматически создает ленточную форму.

- Автоформа: табличная. Автоматически создает табличную форму.

- Диаграмма. Создает форму с диаграммой.

- Свободная таблица. Создает свободную таблицу для Excel.

Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

2.8.1. Создание формы с помощью "Мастера"

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно (С помощью "Конструктора") или воспользоваться "Мастером". Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим "Конструктора".

Использование "Мастера форм" — это наиболее простой и быстрый способ создания формы, содержащей данные из нескольких таблиц. "Мастер форм" ускоряет процесс создания форм, выполняя автоматически всю основную работу.

С помощью "Мастера" можно создать обычную или иерархическую форму, отображающую данные из нескольких таблиц. Примером обычной является форма, содержащая сведения из одной таблицы. Иерархической является форма, содержащая одну или несколько подчиненных форм. Подчиненные формы используются для показа данных из таблиц с отношением «один-ко-многим».

Рассмотрим использование "Мастера форм" на примере учебной базы данных "Успеваемость студентов".

2.8.1.1. Создание формы на основе одной таблицы

Создадим форму для основной таблицы "Студенты".

Для этого в основном окне базы данных выберем вкладку "Формы", нажмем кнопку "Создать" и выберем "Мастера форм" (Рис.1).

"Мастер форм" предлагает отвечать на его вопросы. Первым вопросом является выбор полей из таблицы или запроса, которые нужны для создания формы (Рис. 2). Выберем таблицу "Студенты" и все ее поля.

Отвечая на второй вопрос "Мастера", выберем представление данных (внешний вид формы) "в один столбец" (Рис. 3). В этот момент можно выбрать внешний вид формы как "Ленточный", "Табличный", "Выровненный".

Третий вопрос "Мастера" предназначен для выбора стиля формы. Выберем "Обычный " стиль для нашей формы (Рис. 4).

В четвертом вопросе "Мастер" предлагает пользователю задать форме имя. Дадим нашей форме имя "Форма_Студенты" (Рис. 5).

Результат работы "Мастер" – форма, представленная на рисунке 6.

Рис. 4 Рис. 5

 

 

Если выбрать внешний вид формы "ленточный", то данные будут располагаться так, как на рисунке 7.

Если выбрать внешний вид формы "табличный", то данные будут располагаться так, как на рисунке 8.

Если выбрать внешний вид формы "выровненный", то данные будут располагаться так, как на рисунке 9.

Во всех формах присутствуют кнопки для перехода от одной записи к другой. В форме могут присутствовать полосы прокрутки (Рис. 7) для возможности просмотра формы.

2.8.1.2. Создание формы на основе запроса

Рассмотрим создание формы на основе запроса "Студенты_с_факультетами".

Выберем внешний вид "ленточный", стиль – "обычный". Задав имя форме "Студенты_с_факультетами" и нажав кнопку "Готово", надо будет ввести имя группы, т.к. при вызове формы начинает работать выбранный запрос. Результат работы "Мастера" представлен на рисунке 11.

На рисунке 12 представлена форма по тому же запросу "Студенты_с_факультетами", но с внешним видом "ленточный".

Рис. 10 Рис. 11

 

 

2.8.1.3. Создание формы на основе нескольких таблиц

Создадим форму, в которую включим все три таблицы учебной базы данных "Успеваемость студентов".

Для этого, используя "Мастера форм", выберем поля всех трех таблиц (Рис. 13) нашей базы данных.

После нажатия кнопки "Далее>" "Мастер" предложит (Рис. 14) выбрать тип представления данных: "Подчиненные формы" или "Связные формы". Выбираем "Подчиненные формы".

Выбираем, например, внешний вид подчиненной формы, как "табличный", стиль – "Обычный". Обозначаем форму, как "Студенты_все_таблицы".

Результат представлен на рисунке 15.

Если же выбрать тип представления "Связные формы", то в форме появиться кнопка, нажимая по которой откроется связная форма (Рис. 16).

Рис. 14 Рис. 15

 

2.8.2. Создание формы с помощью "Автоформы"

"Автоформа" создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю.

В Access есть 3 вида "автоформы" (Рис. 1): "в столбец", "ленточная", "табличная".

На рисунке 17 представлена форма для таблицы "Студенты", построенная как "в столбец".

На рисунке 18 представлена форма для таблицы "Студенты", построенная как "ленточная".

На рисунке 19 представлена форма для таблицы "Студенты", построенная как "табличная".

2.8.3. Создание "Диаграммы"

Если, создавая форму, выбрать "Диаграмма" (Рис. 1), то надо отвечать на следующие вопросы.

1. Выбор таблицы или запроса. Например, выберем таблицу "Успеваемость".

2. Потом выбираем поля (Рис. 20).

3. Выбираем вид диаграммы (Рис. 21).

4. Тип отображения (Рис. 22).

5. Задаем имя диаграмме.

Результат показан на рисунке 23.

2.8.4. Создание "Сводной таблицы"

Рассмотрим на примере учебной базы данных создание "Сводной таблицы", выбрав для этого таблицу "Успеваемость".

После этого Access сообщает (Рис. 24):

Затем выбираем поля, которые надо включить в "Сводную таблицу", в нашем примере – все поля таблицы "Успеваемость". Access передает управление MS-Excel для расположения полей по строкам и столбцам (Рис. 25).

Если щелкнуть мышью по названию поля, то Access предложит сделать выбор вычислений (Рис. 26).

Теперь надо перетащить мышью названия полей в область названия строк или столбцов, а также то поле, значения которого будет располагаться на пересечении строк и столбцов (Рис. 27).

Щелкнув теперь по кнопке "Далее", можно получить результат (Рис. 28).

Отредактировать любую форму можно с помощью "Конструктора".

2.8.5. "Конструктор форм"

В режиме "Конструктора" пользователь может добавлять, удалять, обновлять или отображать данные в таблице, для которой разработана форма.

Открыть режим "Конструктора" можно, используя соответствующую кнопку на панели инструментов (Рис. 29).

Кнопка появляется на панели инструментов в режиме просмотра формы.

Общий внешний вид "Конструктора" приведен на рисунке 30. "Конструктор" имеет 2 основных поля "Заголовок формы" и "Область данных".

В поле "Заголовок формы" можно разместить текстовое поле с названием формы.

В поле "Область данных" размещаются поля таблицы или запроса, их названия и различные элементы управления.

Пример "Конструктора" для формы "Форма_студенты", которая приведена на рисунке 6, приведен на рисунке 31.

Все элементы в "Конструкторе" можно перемещать по правилам перемещения объектов Windows. Всем элементам можно менять размеры по правилам изменения размеров объектам Windows.

При этом можно задавать элементы форматирования, используя для этого контекстно-зависимое меню (Рис. 32).

В контекстно-зависимом меню можно выбрать команду "Свойства" (Рис. 33) и устанавливать различные параметры: гарнитуру шрифта, размер шрифта, расположение текста, начертание шрифта, формат поля и многое другое.

Прежде чем приступить к редактированию формы, необходимо немного увеличить ее размеры. Ориентироваться следует по координатной линейке, расположенной в верхней части окна. Если окно формы небольшого размера, то окно можно увеличить. После наведения указателя мыши на ограничительную линию он приобретает вид двунаправленной стрелки. Переместите ограничительную линию вправо и отпустите кнопку манипулятора. Аналогичным образом можно изменить высоту формы.

Чтобы переместить поле, его надо маркировать (щелкнуть по нему мышью) и поместить указатель мыши на край этого поля, чтобы он принял форму ладони. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите поле в нужное место.

Если необходимо перенести несколько полей сразу, то, выделив одно поле, остальные выделяются при нажатой клавише Shift, а после этого можно их перемещать при нажатой левой кнопке мыши.

Можно изменить размеры полей, растягивая их мышью (как любое окно в Windows) или устанавливая размеры с помощью команды "Свойства".

На рисунке 34 приведена форма "Форма_Студенты", отредактированная в "Конструкторе".

Элемент "поле" можно преобразовать в элемент "Поле со списком". Для этого в режиме "Конструктора" надо выбрать в контекстно-зависимом меню команду "Свойства", затем подкоманду "Преобразовать элемент в", а в открывающемся меню выбрать команду "Поле со списком" (Рис. 35).

Теперь в "Свойствах" устанавливаем источник строк – таблица "Группы" (Рис. 36).

После этого в режиме формы в поле "Группа" можно делать выбор формы, используя список (Рис. 37).

При работе с "Конструктором" всегда открывается дополнительная панель "Панель элементов", с помощью которой можно вставлять в форму текстовые поля, поля таблиц, кнопки, переключатели, рисунки, подчиненные формы и т.д. (Рис. 38).

В следующей таблице перечислены основные функции элементов "Панели элементов".

Пикто- грамма	Название	Функция
	Выбор объекта	Выделение объектов (позволяет маркировать и перемещать поля, а также изменять их размеры, установленные по умолчанию)
	Мастера	Мастера создания элементов управления
	Надпись	Вставка в форму названия нового поля
	Поле	Отображение содержимого некоторого поля записи базы данных или вычисляемого поля
	Группа переключателей	Создание и редактирование группы, в которую можно ввести контрольные переключатели и селекторные кнопки
	Выключатель	Создание выключателя, кнопки с фиксацией
	Переключатель	Создание селекторного переключателя
	Флажок	Создание контрольного переключателя
	Поле со списком	Создание комбинированного списка
	Список	Создание поля со списком
	Кнопка	Создание командной кнопки
	Рисунок	Встраивание статических иллюстраций (графических файлов) в форму
	Свободная рамка объекта	Создание рамки объекта, для которого нельзя установить связь
	Присоединенная рамка объекта	Создание рамки объекта, для которого будет установлена связь с файлом-источником
	Разрыв страницы	Установка принудительного конца страницы формы
	Набор вкладок	Создание формы или диалогового окна с несколькими вкладками
	Подчиненная форма/отчет	Встраивание подчиненной формы в главную форму и установка отношений между формами
	Линия	Проведение в форме разделительной линии
	Прямоугольник	Создание в форме прямоугольной рамки для группы полей
	Дополнительные элементы	Встраивание в форму элементов, не представленных на панели элементов

2.8.5.1. Вставка текстового поля

В режиме "Конструктора" в область данных можно или в область заголовка можно вставлять текстовое поле. Для этого надо перетащить мышью элемент "надпись" с панели элементов и набрать нужный текст на клавиатуре (Рис. 39). Затем набранный текст можно форматировать.

Результат приведен на рисунке 42.

2.8.5.2 Вставки подчиненной формы

Подчиненную форму можно получить, строя форму сразу на нескольких таблицах (см. п.2.8.3.1.), а можно добавить в любую форму в режиме "Конструктора".

Для этого надо воспользоваться элементом "Подчиненная форма/отчет" панели элементов. Выбрав указанный элемент, надо в области данных указать место расположения подчиненной формы (растащить мышкой область) (Рис. 40).

В открывающемся окне запроса надо указать объект новой формы: таблицу или запрос. Выберем таблицу "Успеваемость" нашей учебной базы данных.

Затем выбираем связи (Рис. 41), задаем имя подчиненной форме.

2.8.5.3. Вставка рисунка

Оформить форму можно, используя различные рисунки.

Вставим в учебную форму "Форма_Студенты" рисунок. Для этого в режиме "Конструктора" выбираем элемент "Рисунок" на панели элементов, указателем "мышь" указываем место расположения рисунка, затем выбираем файл с рисунком. Если рисунок не поместился в указанной области, можно в "Свойствах" выбрать команду "Установка размеров"-"Вписать в рамку". Пример вставленного рисунка приведен на рисунке 43.

2.8.5.4. Вставка кнопки

Кнопки используются в формах для выполнения определенного действия или ряда действий. Например, можно создать в форме кнопку, открывающую другую форму. Чтобы кнопка выполняла какое-либо действие, следует создать макрос или процедуру обработки события и связать их со свойством кнопки "Нажатие кнопки".

Макрос – макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций.

Процедура обработки событий – процедура, автоматически выполняемая в ответ на событие, возникающее в результате действий пользователя, выполнения программы или генерируемое системой.

Примечание: "Мастер кнопок" позволяет создавать кнопки более 30 разных типов. При создании кнопки с помощью мастера для нее определяется процедура обработки события.

Текст надписи на кнопке задается в качестве значения свойства "Подпись". Чтобы поместить на кнопку рисунок, следует указать его в свойстве кнопки "Рисунок".

Рассмотрим процедуру вставки кнопки в форму "Форма_Студенты".

Откроем форму в режиме "Конструктора". Выберем на панели элементов "кнопку": щелкнем по ней левой кнопкой мыши (как бы утопим кнопку на панели) и растянем мышью область под кнопку в области заголовка. В окне запроса (Рис. 44) выберем категорию "Работа с формой" и действие "Закрытие формы".

Затем выберем текст, который будет размещен на кнопке, и в соответствующем поле наберем текст "Выход из формы" (Рис. 45).

Затем зададим имя кнопке (Рис. 46), как "Кнопка_01".

Теперь надо нажать кнопку "Готово". На форме появится кнопка с введенным текстом (Рис. 47). Теперь, выбрав "Режим формы" (щелкнув мышью по соответствующей кнопке на панели инструментов), увидим кнопку на форме (Рис. 48). Если щелкнуть по установленной кнопке форма закроется.

Последовательность обработки событий при нажатии на кнопку может содержать в себе и открытие другой формы. Рассмотрим пример.

Снова откроем форму "Форма_Студенты" в режиме "Конструктора", установим объект "кнопка" в области данных, снова выберем категорию "Работа с формой", действие – "Открытие формы".

Затем выберем форму, которая будет открываться при нажатии на кнопку (Рис. 49), пусть это будет форма "Пример".

Следующим вопросом "Мастер кнопок" запросит выбрать какие записи отображать в форме (Рис. 50). Установим флажок "Открыть форму и показать все записи.".

Следующим действием "Мастера кнопок" – это выбор того, что разместить на кнопке текст или рисунок. Выберем рисунок, проставим флажок "Показать все рисунки" и выберем один из рисунков (Рис. 51).

При нажатии на кнопку "Далее>", укажем имя кнопки, как "Кнопка_02".

В режиме "Конструктора" в форме отобразится соответствующая кнопка. Если рисунок не устраивает, его можно изменить в режиме "Конструктора". Для этого надо выбрать в контекстно-зависимом меню команду "Свойства". В открывающемся подменю в строке "Рисунок" можно щелкнуть по кнопке вызова и в открывшемся окне запроса "Рисунки" (Рис. 52) можно выбрать новую картинку.

Теперь в "Режиме формы" нажатие по вставленной кнопке вызовет открытие новой формы (Рис. 53).

2.8.5.5. Вставка вкладок

Используя элемент "Вкладки" на "Панели элементов", можно построить форму, содержащую вкладки. Для этого достаточно, утопить элемент "Вкладки", указать место расположения вкладок указателем "мышь", который в области данных формы принимает вид черного крестика с беленькими вкладками. Каждой вкладке можно изменить имя, щелкая по названию вкладки. В каждую вкладку можно поместить любой объект, который может располагаться в форме (запрос, таблицу, кнопку, выключатель, рисунок и т.д.). Пример использования вкладок приведен на рисунке 54.

2.8.5.6. Вставка вычисляемого поля

В форму можно вставить любое поле, в том числе и вычисляемое. Например, вставим в форму "Форма_Студенты" поле, в котором будет отображаться удвоенная стипендия.

Для этого вставим в форму поле и с помощью команды "Свойства" (Рис. 55) контекстно-зависимого меню укажем откуда надо брать данные, зададим имя полю и установим выражение:

=[Стипендия]*2

Результат представлен на рисунке 56.

2.8.5.7. Вставка календаря

В форму можно вставить календарь – это дополнительный элемент "Панели элементов", который можно найди в списке "дополнительные элементы" (Рис. 57).

При создании базы данных с помощью мастера автоматически создается кнопочная форма, помогающая перемещаться по базе данных. На кнопочную панель помещаются кнопки, при нажатии которых открываются формы или отчеты (или открываются другие кнопочные формы, с помощью которых открываются другие формы или отчеты), осуществляется выход из Microsoft Access или изменяется сама кнопочная форма. "Диспетчер кнопочных форм" позволяет создавать кнопочные формы, подобные тем, что создает мастер баз данных.

2.8.6.1. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм

Пользователь имеет возможность создавать кнопочную форму самостоятельно с помощью "Диспетчера кнопочных форм".

1. Выберите в меню "Сервис" команду "Надстройки" и подкоманду "Диспетчер кнопочных форм".

2. Если выводится приглашение подтвердить создание кнопочной формы, нажмите кнопку "Да" (Рис. 58).