Изменение структуры таблицы (типа данных полей, порядка их следования и т.д.) выполняется в режиме "Конструктора таблиц".
Внимание! Изменения в структуре записи заполненной таблицы чреваты потерей данных. Поэтому к таким изменениям следует прибегать только в случае крайней необходимости.
2.5.11.1. Изменение размеров полей таблицы
Внешний вид таблицы мало зависит от ее структуры. Его можно изменить, не изменяя структуру таблицы и не переходя в режим "Конструктора".
Все поля имеют одинаковую ширину. Для одних полей эта ширина слишком велика, а для других – слишком мала.
В такой ситуации ширину полей следует привести в соответствие с объемом содержащихся в них данных. Ширина колонок устанавливается на листе данных путем перемещения разделительных линий в области заголовков полей. В режиме изменения ширины столбцов указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки с вертикальной чертой посредине.
Можно изменить ширину столбцов или высоту строк с помощью соответствующих команд меню "Формат" (Рис. 39).
2.5.11.2. Установка параметров шрифта
Размер площади, занимаемой полем, во многом зависит от вида и размера применяемого шрифта.
Для установки параметров шрифтов предназначена команда "Шрифт" из меню "Формат". Выбранные вид, размер и начертание шрифта применяются ко всем записям таблицы (Рис. 40).
2.5.11.3. Параметры ячеек
Для установки параметров ячеек предназначено специальное диалоговое окно "Вид сетки", которое открывается вследствие активизации команды "Ячейки" из меню "Формат" (Рис. 41).
В области "вид сетки" можно выбрать способ оформления ячеек:
- Утопленное – этот способ оформления противоположен предыдущему.
2.5.11.4. Изменение типа поля
Изменение типа поля в таблице, в которую занесены данные, может привести к появлению ошибок, т.к. конвертирование данных не всегда может быть выполнено однозначно. Существуют ограничения на ввод информации в поля определенного типа. Так, в числовые поля или поля даты нельзя вводить буквы.
Примечание: При изменении имени поля данные не конвертируются.
Внимание: Запрещено конвертирование данных типа "Счетчик". Данные этого типа используются и обрабатываются особым образом.
Проблемы возникают и при преобразовании текстового поля в числовое. В этом случае удаляется содержимое всех полей, которые включают хотя бы одну букву. Числовые же поля свободно конвертируются в текстовые, поскольку последние могут содержать как цифры, так и буквы.
В случае преобразования данных типа "поле МЕМО" в текстовое поле могут быть потеряны данные, если размер текстового поля окажется недостаточным для размещения всего содержимого данных типа "поле МЕМО". Часть символов может быть утеряна и при уменьшении размера текстового поля без изменения типа.
Вводить информацию в базу данных можно двумя способами: в таблицу и форму. Выбор способа ввода данных зависит от частоты их изменения.
Если предполагается, что вводимые данные будут изменяться редко, то для работы с данными используйте таблицу. Режим таблицы рекомендуется использовать и тогда, когда необходимо получить наиболее полный обзор данных.
Но если данные будут изменяться часто, помещайте их в форму, поскольку в режиме формы можно сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи, например на информации, касающейся конкретного студента.
Любая форма строится на основе таблицы или запроса и позволяет создавать пользовательский интерфейс. На основе одной таблицы можно построить несколько форм. Например, для учебной базы данных "Успеваемость студентов" на основе таблицы "Студенты" можно построить формы для декана, или для преподавателей, или для бухгалтерии.
Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовых полей для ввода и редактирования данных, кнопок, флажков, переключателей, списков, меток полей, рамок объектов для отображения графики и объектов OLE.
Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, несвязанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы.
