СУБД Access относится к реляционным СУБД. Строки в таблицах реляционных БД называют кортежами(записями),а столбцы называют атрибутами (полями).
СУБД Access работает с шестью видами объектов:
· таблицы,
· запросы,
· формы,
· страницы,
· отчеты,
· макросы и модули.
Каждый объект можно открыть, изменить (с помощью конструктора) и создать.
СУБД Access предоставляет несколько средств для создания каждого из основных объектов базы:
Ручные (режим Конструктора);
Автоматизированные (Мастера);
Автоматические – средства ускоренной разработки простейших отчетов.
Ручные – наиболее трудоемкие, но обеспечивают max гибкость. Автоматизированные и автоматические – наиболее производительные, но и наименее гибкие.
Таблицы являются основными объектами любой нормализованной БД, хранят все данные и структуру (поля, типы, свойства полей).
При создании таблиц для каждого поля необходимо указать имя и тип данных. Все типы данных ориентировочно можно подразделить на два класса: символьные и числовые.
К символьным данным относятся: текстовый тип (до 255 символов) и тип MEMO (до 65535 символов).
К числовым данным относятся: числовой тип (целое, длинное целое, с плавающей точкой), тип дата/время, денежный, логический и счетчик.
При создании таблиц обязательно нужно указать ключевые поля, т.е. в конструкторе таблиц поставить знак ключа рядом с именем поля.
Ключ, или первичный ключ, в таблице БД может быть простым (одно поле) или составным (несколько полей), но обязательно уникальным, однозначно идентифицирующим каждую запись.
Для создания ключа часто используют дополнительное поле, которое добавляется в таблицу в целях однозначной идентификации строки таблицы. Для такого ключа обычно выбирают тип данных - счетчик. Удобство использования счетчика заключается в том, что при добавлении в таблицу новой записи ключевое поле заполняется автоматически.
После наполнения таблицы данными сохранять их не надо – всё сохраняется автоматически. Однако если при работе с таблицей произощло редактирование её макета (например, изменилась ширина столбцов), СУБД попросит подтвердить сохранение этих изменений.
Создание межтабличных связей происходит в специальном окне «Схема данных» и выполняется с помощью мыши. При этом одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. Главная- это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полужирным шрифтом).
У связей два основных назначения:
1. Извлечение данных из разных таблиц по запросу.
2. Обеспечение целостности данных.
3. Автоматизация задач обслуживания базы.
Представим себе, что в таблице Клиенты, где каждый клиент уникален, кто-то удалит запись для одного из клиентов, но не сделает этого в таблице Заказы. Получится, что согласно таблице Заказы некто, не имеющий ни имени, ни адреса, а только абстрактный код , делал заказы. Узнать по коду, кто же это был на самом деле, будет невозможно – произошло нарушение целостности данных.
Связи между таблицами имеют основные назначения:
1. Извлечение данных из разных таблиц по запросу.
2. Обеспечение целостности данных.
3. Автоматизация задач обслуживания базы.
Представим себе, что в таблице Клиенты, где каждый клиент уникален, кто-то удалит запись для одного из клиентов, но не сделает этого в таблице Заказы. Получится, что согласно таблице Заказы некто , не имеющий ни имени, ни адреса, а только абстрактный код , делал заказы. Узнать по коду, кто же это был на самом деле, будет невозможно – произошло нарушение целостности данных.
Целостность – это непротиворечивость данных в связанных таблицах. Целостность поддерживается набором правил, предназначенных для защиты от случайного удаления или изменения связанных данных.
Связь между таблицами позволяет:
· Либо исключить возможность удаления и изменения данных в ключевом поле Главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц (флажок «Обеспечение целостности»);
· При удалении (или изменении) данных в ключевом поле Главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц (флажок «Каскадное обновление связанных полей», флажок «Каскадное удаление связанных полей»).
Транзакция представляет собой выполнение последовательности операций, при которой БД переводится из одного целостного состояния в другое. Для пользователя транзакция выполняется по принципу «все или ничего», т.е. либо транзакция выполняется целиком, либо, если по каким-то причинам произошло нарушение работы системы, БД возвращается в исходное состояние, которое было до начала транзакции (происходит откат транзакции).
Таким образом, смысл создания реляционных связей между таблицами состоит в
· Защите данных,
· Автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц при изменениях в одной таблице.
Запросы – служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу. Если хотят подчеркнуть факт «временности», то её ещё называют моментальным снимком.
С помощью запросов можно создавать таблицы (запрос на Создание таблицы), а также удалять (запрос на Удаление), добавлять (запрос на Добавление) и обновлять (запрос на Обновление) записи. Перекрестный запрос позволяет проводить вычисления в таблицах по группам данных.
Создавать запросы можно вручную через Конструктор запросов и автоматически, используя Мастер запросов.
Конструктор запросов предназначен для визуального проектирования конструкций SQL. В верхней части окна конструктора запросов находятся таблицы с перечнем полей, в нижней части — таблица условий.
Когда мы работаем с основными таблицами БД, мы физически имеем дело с жестким диском, т.е. с очень медленным устройством. Когда же мы на основании запроса получаем результирующую таблицу, то имеем дело с электронной таблицей, не имеющей аналога на жестком диске, - это только образ отобранных полей и записей. Разумеется работа с «образом» происходит гораздо быстрее и эффективнее.
Таблицы – слишком ценные объекты БД, чтобы с ними имел дело кто-либо, кроме разработчика. Исполнитель получает данные через запросы.
По содержанию запросы могут быть на
ü Выборку;
ü Запросы с параметры (задаются критерии на выборку);
